Ge förutsättning till god arbetsmiljö vid hybridarbete

Generellt har du samma arbetsmiljöansvar som när arbetet sker på kontoret, men vid distansarbete finns några områden att vara särskilt uppmärksam och där du kan behöva tänka nytt. Här är några tips från Unionens arbetsmiljöexpert Mirjam Olsson:

Tänk nytt för att bibehålla relationen med dina medarbetare

När du har kontakt med dina medarbetare via digitala möteskanaler, eller genom skrift, försvinner en del av kommunikationsvägarna. Vid digitala möten försvinner en del av kommunikationen som normalt sker via kroppsspråket. Vid distansarbete blir de små och spontana samtalen vid kaffeautomaten eller i korridoren inte möjliga på samma sätt som annars.

Det finns också studier som visar att digitala möten är upp till 80% mer kognitivt belastande än fysiska möten. Det kan förklara att de digitala mötena kan upplevas som betydligt mer krävande, både för dig och dina medarbetare.

Du som chef behöver alltså tänka igenom hur du upprätthåller relationen med dina medarbetare.

Några tips är att:

• Ha täta och kortare avstämningssamtal
• Variera samtalen mellan digitala möten och telefon
• Var tydlig i dina budskap
• Bjud medvetet in till reflektioner vid samtalen, sammanfatta dem gärna då och då för att medarbetaren ska uppleva att du har lyssnat
• Sammanfatta gärna vad ni kommit överens om i slutet av samtalet

Ha en plan för hur du upptäcker ohälsa

Arbetsgivaren är skyldig att ha en lämpligt organiserad verksamhet för arbetsanpassning och rehabilitering. I detta ingår att ha rutiner för att tidiga varningssignaler ska upptäckas. Ju tidigare åtgärder kan sättas in, desto bättre och mer effektivt kan ohälsa förebyggas.

avgörande att det finns en förtroendefull dialog mellan dig och dina medarbetare

För att du som chef ska få kännedom om begynnande ohälsa är det i första hand avgörande att det finns en förtroendefull dialog mellan dig och dina medarbetare. Dialog och förtroende kan byggas och upprätthållas vid distansarbete, men det kräver ett ledarskap som medvetet arbetar utifrån detta; ett ledarskap som är relationsorienterat och tillitsbyggande.

Det är dock inte tillräckligt att ha ett förebyggande arbete som bara bygger på en god dialog. Det kan finnas element av skam och/ eller förnekelse i en begynnande ohälsa som i praktiken blir ett hinder för en strategi som bygger på att medarbetare självmant berättar om all ohälsa. Här kan som exempel nämnas missbruksproblem (där både skam och förnekelse vanligt) och begynnande utmattning (där förnekelse är vanligt).

Distansarbetet försvårar väsentligt möjligheterna att se de små tecknen på att någonting inte står rätt till. Det är därför viktigt att ni, på er arbetsplats, tänker igenom och skapar rutiner för hur tidiga tecken på ohälsa ska kunna fångas upp i de situationer där dialog inte räcker till.  Av detta skäl finns det också anledning på sikt använda distansarbete som en arbetsform som kompletterar arbete i arbetsgivarens lokaler – och inte ersätter det.

 Några tips för att förebygga ohälsa i ett tidigt skede:

• Ha en plan för att upptäcka ohälsa hos dina medarbetare. Ta fram planen i samarbete med arbetsmiljöombud och att ta hjälp förankra den med dina medarbetare.
• Involvera dina medarbetare i att vara uppmärksamma och omtänksamma kollegor till varandra och på så vis kunna upptäcka och åtgärda ohälsa.  
• Var uppmärksam på förändringar, exempelvis att medarbetare inte deltar på digitala fikan och möten. Eller när en medarbetare som normalt alltid deltar med kameran påslagen plötsligt inte gör det.
• När du och dina medarbetare är väl på kontoret så blir det ännu viktigare att du träffar dem, vid fikor eller andra sociala sammanhang.

Våga visa tillit, men följ upp regelbundet

Du som chef kan uppleva att du tappar kontrollen över verksamheten och dina medarbetare när en större del av arbetet sker på distans. Kanske du i vissa fall upplever att du tappar tilliten till dem eftersom du helt enkelt inte ser att de arbetar.

Det finns verksamheter som försöker återfå en känsla av kontroll genom att införa tidrapportering eller andra former av rapporteringsstrukturer. Åtgärder som kan fungera – men som också kan skapa en känsla av meningslös administration och underförstått budskap att du som chef, och kanske ledningen som helhet, inte litar på medarbetarna. Arbetsmiljö som präglas av misstro löper en ökad risk för konflikter. Ökad känsla av kontroll riskerar också att påverka kreativiteten negativt.

Arbetsmiljö som präglas av misstro löper en ökad risk för konflikter

Balansen mellan kontroll och tillit är hårfin. Generellt gäller här, liksom tidigare bland tipsen, att relationen mellan dig och dina medarbetare behöver vara aktiv, tydlig och kanske också nyfiken.

Några sammanfattande tips för att bidra till ökad tillit:  

• Var tydlig med vad som förväntas, när det ska vara klart och följ upp.
• Var noggrann med att eventuella individuella bedömningar görs på saklig grund, utifrån uppdrag och individ. Undvik bedömningar baserade på magkänsla.
• Följ upp utifrån behov, både utifrån uppdrag och individ, och våga släppa kontrollen.
• Jobba aktivt och medvetet med tillit!

Bidra med känsla av sammanhang till verksamheten

Om en stor del av arbetet sker på distans finns det en risk att medarbetarna får en minskad känsla av identifikation och samhörighet med organisationens vision och uppdrag. Den fysiska distansen kan med andra ord leda till en slags psykologisk distansering. En viktig uppgift för dig som chef är att minska eller överbrygga ”gapet” som kan uppstå mellan medarbetare och organisation.

Du bidra till att dra distansarbetande medarbetare närmare organisationen genom:

• Att löpande ge information om aktuella frågor från ledningsgruppen som berör verksamheten i sin helhet
• Att uppmuntra och underlätta utbyte av information i organisationen
• En mer inkluderande ledarskapsstil där medarbetarna ges ökade möjligheter att bidra med sina tankar och idéer
• Att aktivt bygga tillit  
• Regelbundet bjuda in olika delar av verksamheter för att bidra till en ökad kunskap om vad som pågår utanför den egna arbetsgruppen

Var medveten om dina tankar vid värdering av insats

Forskare har undersökt hur kvinnor och mäns nyttjande av distansarbete tenderar att tolkas av omgivningen. Här finns studier som visar att kvinnor som vill arbeta under mer flexibla arbetsformer förväntas/tolkas vilja göra det av familjeskäl, medan män som vill arbeta flexibelt i större utsträckning förväntas/tolkas vilja göra det av produktivitetsskäl. Bedömning vid lön riskerar därför att bli olika utifrån chefens syn på orsak till distansarbete.

Några tips är att:

• Var uppmärksam på dina egna förutfattade meningar om dina medarbetare, basera värdering av en insats på saklighet, inte magkänsla.
• Fundera på om du själv har varit tydlig med förväntan på leverans och följt upp, det vill säga om du har gett dig själv möjlighet att göra sakliga bedömningar av dina medarbetares insatser.

Distansarbete ger medarbetaren större roll i arbetsmiljöarbetet

Vid distansarbete får den enskilda medarbetaren en större roll i arbetsmiljöarbetet. Medarbetaren måste aktivt delta vid riskbedömning av den fysiska arbetsmiljön men också mer generellt kunna förstå, se och påtala risker och brister i arbetsmiljön.

Din roll som chef till medarbetare som i stor utsträckning arbetar på distans är att vara tydlig med vikten av att de själva tar ansvar för att rapportera risker i sin arbetsmiljö. Det är också viktigt att du som chef ser till att medarbetaren har kännedom om vilka risker som finns i arbetet och att de har kännedom om hur dessa risker ska kunna undvikas.

viktigt att du som chef verkligen lyssnar på dina medarbetares inspel i den egna arbetsmiljön och vidtar åtgärder

Självklart är det också viktigt att du som chef verkligen lyssnar på dina medarbetares inspel i den egna arbetsmiljön och vidtar åtgärder där du bedömer att det behövs. Undvik dock att ta bort möjligheten till distansarbete om det uppstår arbetsmiljöproblem som en alltför snabb åtgärd. Om din medarbetare vet att risken finns att möjligheten till distansarbete dras in om du får information, så minskar det antagligen viljan att rapportera, tills det kanske har gått för långt.

Det finns några generella områden som kan vara extra krävande för dina medarbetare vid distansarbete:

• Digitala möten är betydligt mer kognitivt belastande än fysiska möten. Gör dina medarbetare uppmärksamma på att lägga in pauser under dagen om arbetet till stor del består av möten.
• Distansarbete kan leda till att gränserna mellan arbete och fritid suddas ut. Detta kan i sin tur minska kvaliteten på återhämtningen och bidra till en ökad risk för stressrelaterad ohälsa. Flexibla arbetsformer kan uppskattas mycket. Men det är viktigt att medarbetarna har kunskap om riskerna med att - till exempel ständigt ha arbetet ”puttrande” - och att de ges förutsättningar för en ostörd fritid.

Här finns mer tips och stöd

Du som ledare behöver uppdatera dig om vad som gäller och hur du kan ge dina medarbetare goda förutsättningar. Det kommer ständigt ny forskning om arbetsmiljö och du kan allt lära dig mer.

• Är du ny som chef så går gärna en utbildning i arbetsmiljö hos Prevent..
• På unionen.se hittar du även kortare föreläsningar om ditt arbetsmiljöansvar som chef.
• På Arbetsmiljöverkets hemsida hittar du Föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, s k OSA-föreskrifter som ständigt uppdateras utifrån aktuell forskning.
• Stöd och checklistor för att göra en riskbedömning hittar du bl a hos Prevent!