Årsmöte

Vad vill medlemmarna?

Under årsmötet ska styrelsen presentera vilka aktiviteter man planerar för det kommande året. Ett bra sätt att ta reda på vad medlemmarna tycker i specifika frågor är att skicka ut en enkät under hösten och fråga vad de vill att styrelsen ska jobba med under nästa år. Ett smidigt sätt är att använda enkätverktyget som du hittar när du loggar in på Mitt uppdrag. 

Vilken tid passar bäst?

Fundera på när ni tror att flest medlemmar kan delta. Brist på tid är en vanlig orsak till att inte kunna delta på årsmötet. De flesta  kollektivavtal  ger alla anställa rätt till fem timmars facklig information per år på betald arbetstid. Kolla upp hur det ser ut i ert  kollektivavtal  och kom överens med arbetsgivaren om att få använda viss tid till årsmötet.

Var ska årsmötet hållas?

Fundera på om ni vill ha ett fysiskt eller digitalt möte. Om ni väljer ett fysiskt möte är det bra att göra det möjligt att delta digitalt. För det fysiska mötet, fundera på om ni vill vara på arbetsplatsen eller utanför. Välj ett ställe som är så enkelt som möjligt för alla att ta sig till. Det är också bra att tänka på att lokalen och möbleringen ska stimulera till diskussioner. Fundera på vilken utrustning som behövs och kom ihåg att testa teknisk utrustning i förväg så att allt fungerar.  

Kan vi hålla årsmötet digitalt?

Enligt Unionens nya riktlinjer för distansmöten räknas ett digitalt möte, där deltagarna möts via teknik med ljud och bild (eller enbart ljud), som ett vanligt fysiskt möte. Det går alltså bra att genomföra era medlemsmöten digitalt men det är några saker som är bra att tänka på och förbereda så att mötet blir så bra som möjligt. 

Bli en stjärna på att hålla digitala möten
Bakgrundsbilder i digitala möten

Bestäm tidigt vilken plattform ni ska använda för mötet. Tänk på att alla digitala mötessystem har för- och nackdelar. Det handlar både om funktion och säkerhet. Använd en plattform som så många som möjligt kan använda så att alla känner sig välkomna. 

Om ni använder er av er arbetsgivares system så vill vi lyfta fram några extra viktiga saker att tänka på. 

• Kolla med arbetsgivaren om det är okej att använda systemet.
• Tänk på att all digital kommunikation lämnar spår. Använd aldrig chatten till att diskutera interna fackliga frågor.
• Var noga med att informera alla medlemmar om att mötet kommer ske i arbetsgivarens system. Arbetsgivaren kommer ha tillgång till uppgifter om medlemskap och det är inte säkert att alla medlemmar vill röja det. Kontakta regionkontoret om ni har minsta tvekan om det är lämpligt att använda arbetsgivarens system.

Mer information om vad som är viktigt att tänka på inför ett digitalt  årsmöte  hittar du i checklistan för digitala årsmötet.

När ska kallelsen skickas?

Använd årsmötesverktyget för att skapa och skicka kallelse och dagordning till alla medlemmar allra senast 14 dagar innan årsmötet.

Skickar ni kallelsen via Outlook eller annat e-postprogram – kom ihåg att skicka inbjudan som hemlig kopia så att mottagarna inte ser varandras namn och e-postadresser. Läs mer om vad du bör tänka på när du hanterar personuppgifter.

Kallelsen ska innehålla datum, tid, plats och information om hur medlemmarna gör för att skicka in motioner till årsmötet. Skriv gärna ett sista datum för att skicka in motioner, så att styrelsen hinner bereda dem innan mötet. Dagordningen listar vilka frågor ni ska behandla. I årsmötesverktyget finns ett förslag till dagordning som ni lätt kan komplettera och ändra.  

Hur marknadsföra årsmötet?

Sprid information på så många sätt och i så god tid som möjligt. Då ökar chansen att alla medlemmar nås av informationen och att de bokar in tiden i sina kalendrar.

Bjud in via årsmötesverktyget, under inloggat läge på Mitt uppdrag eller via e-post, använd webbplats och intranät, lägg inbjudningar på fikabord, sätt upp affischer vid kaffe- och kopieringsapparater – och prata om att mötet är på gång.

Kan alla påverka på mötet?

Ett sätt både för medlemmar och styrelse att vara med och påverka är att lämna förslag till årsmötet – så kallade motioner.

En  motion  kan handla om vad som helst som rör arbetsplatsen. Varje  motion  ska bara ta upp ett ämne eller förslag, och det ska tydligt framgå vad man vill att årsmötet ska besluta. Motionerna diskuteras på årsmötet som också tar beslut i frågan. För att styrelsen ska hinna läsa motionerna och förbereda sig kan det vara en bra idé att sätta ett sista datum då motionerna ska ha lämnats in till styrelsen.  

Sprid gärna "Så här skriver du en motion" till medlemmarna för att få ännu större engagemang.

Vad gör valberedningen inför mötet?

Valberedningen har förra årsmötets uppdrag att föreslå personer till styrelsen, revisorer och övriga  förtroendeuppdrag .

Inför mötet ska valberedningen informera medlemmarna om vilka uppdrag som ska väljas, hur de gör för att  nominera  kandidater och när det senast ska göras. När förslagen har kommit in tar valberedningen fram ett förslag på kandidater och valen  sker sedan på årsmötet. Under mötet ska medlemmarna också välja personer till nästa års  valberedning . Valberedningen kommer att vilja träffa er i klubbstyrelsen för att höra om ni vill fortsätta era uppdrag. Checklista: Året som valberedare

Vilka handlingar ska presenteras på årsmötet?

Dagordningen är årsmötets program. Med hjälp av den vet medlemmarna vad de ska ta ställning till under årsmötet.

I årsmötesverktyget finns ett förslag till dagordning som ni lätt kan komplettera och ändra . Tänk på att eventuella motioner från medlemmar ska finnas med i handlingarna, och beredas av styrelsen innan årsmötet. Mer om dagordningens punkter

Vem har tillgång till årsmötesverktyget?

Behörighet till årsmötesverktyget:

• Ordförande
• Vice ordförande
• Medlemsadministrativt  ombud

Endast dessa tre uppdragstyperna har fullständig behörighet eftersom årsmötesverktyget ger tillgång till känsliga personuppgifter.

Bilda riksklubb?

Kom ihåg att de kompletterande stadgarna ska antas och även fylla i vilka arbetsställen och förtroendevalda som blivit valda. Kompletterande stadgar följs upp löpande i samband med att nya val görs eller tillkommer (se riktlinjer för riksklubb). Både när det gäller arbetsställen, verksamheter, eventuella sektioner eller kontaktombud. Mer om bilda riksklubb

Vilka formella funktioner behövs under mötet?

Rent formellt ska årsmötet ha en mötesordförande, mötessekreterare, justerare och rösträknare som utses i början av mötet. Det bästa är om det är någon som inte sitter i klubbstyrelsen eller är nominerad till ett uppdrag som kan vara mötesordförande. Justerare och rösträknare kan vara samma person om ni beslutar det. Vanligtvis är det valberedningen som förbereder förslag på personer. Stäm av i förväg med alla som ska föreslås så att de är beredda på att ställa upp.

Här hittar du stöddokument som du kan ha nytta av under årsmötet: 

• Kort manual för mötesordförande 
• Kort manual för klubbordförande
• Unionens mötestekniska ordlista
• Handbok för mötesordförande

Kan ärenden utöver de som står på dagordningen behandlas?

Årsmötet följer dagordningen. Om ett nytt ärende ska tas upp på mötet måste minst två tredjedelar av deltagarna godkänna det. Däremot kan mötet inte fatta beslut i frågan förrän klubbstyrelsen har fått tillfälle att yttra sig.

När och hur sker röstning?

Vid röstning och val har varje medlem en röst. För att ni ska kunna ta ett beslut krävs det att fler än hälften har röstat för ett förslag eller en person. I övrigt gäller följande:

• Vid röstning: Om ett ärende får lika många ”för- och emotröster” är det mötets ordförande som har utslagsrösten, förutsatt att hen är medlem i klubben. Annars lottar ni om beslutet.
• Vid val: Om det är fler än två kandidater och ingen har fått fler än hälften av rösterna gör ni ett nytt val där ni röstar mellan de två som har fått högst antal röster. Om ingen av kandidaterna får fler än hälften av rösterna avgör ni valet genom att lotta.

Hur håller vi årsmötet digitalt?

Att hålla ett  årsmöte  digitalt ställer lite andra krav än ett vanligt möte, och i vissa fall måste man göra lite annorlunda. På ett vanligt möte fattar man till exempel oftast beslut genom att be alla som håller med om ett förslag att ropa JA! Det funkar ju inte så bra på ett digitalt möte. Därför föreslår vi att ni, i det fall det inte finns något annat förslag till beslut, använder er av något vi kallar för ”omvänd acklamation”. Det innebär att man vänder på frågan och ber alla de som inte håller med att signalera, till exempel genom att räcka upp handen i systemet. 

Eftersom många frågor på ett  årsmöte  är ganska enkla, det finns helt enkelt inget att välja mellan, så brukar det gå snabbare och enklare att använda omvänd acklamation. Det kan låta så här: 

”Då finns det bara ett förslag till beslut och det är att välja Josef till sekreterare så jag det är vad jag föreslår. Är det nu någon som är emot detta så ber jag dig att räcka upp handen nu.”  

Vänta några sekunder för att se om någon reagerar. Och sen säger du: "Då finner jag att vi valt Josef till sekreterare". 

Mer i checklistan inför det digitala årsmötet.

Hur sker omröstning och val vid ett digitalt möte?

En viktig del av mötet är att fatta beslut om vad ni ska göra nästa år och vilka som ska leda arbetet. Om det finns flera förslag till beslut eller kandidater till olika val kan ni behöva göra omröstningar 

Försök i första hand att rösta med så kallad omvänd acklamation, se frågan ovan. Det är snabbast och tydligast. Vid val är det dock lämpligt att gå direkt till sluten omröstning så att inte någon behöver rösta emot en kandidat.  

Unionen har i dagsläget inga säkra tekniska verktyg för omröstning och val. Men det är möjligt att genomföra slutna omröstningar via e-post då medlemmarna kan mejla till vald rösträknare. Mötet behöver då pausas (ajourneras) en stund så att rösträknarna hinner sammanställa resultatet. Det är viktigt att ni i klubben diskuterar ihop er om hur ni ska genomföra slutna omröstningar inför mötet och involverar de som väljs som rösträknare i planerna så att alla vet vad som gäller och hur det slutna valet ska gå till. 

Hur underlättar vi för alla att komma till tals?

Språket behöver inte vara så formellt, istället är det viktigt att alla hänger med och alla som vill får komma till tals. Använd alltid en talarlista och gärna talartid så att alla får samma möjlighet att komma till tals och göra sin röst hörd. Försök att undvika facktermer och förkortningar. 

Vilka stadgar är det som gäller?

Stadgarna är medlemmarnas och de förtroendevaldas spelregler för att utveckla förbundet i demokratiska former. Klubben använder normalt Unionens stadgar.

Hur påverkar GDPR de som väljs på årsmötet?

Dataskyddsförordningen, GDPR, är till för skydda den enskildes personuppgifter. Uppgift om fackligt medlemskap är extra skyddsvärt enligt förordningen.

Därför är det viktigt att alla medlemmar som blir nominerade och som ställer upp till val blir informerade om att de, genom att acceptera nominering, blir offentliga. Det vill säga att arbetsgivaren och andra medlemmar därmed får vetskap om att de är medlemmar i Unionen. Läs mer om GDPR för förtroendevalda.

Skriv och justera protokollet

I årsmötesverktyget följer ni dagordningen direkt under mötets gång, och omvandlar sedan automatiskt den ifyllda dagordningen till protokoll. När protokollet är klart justeras det, skrivs under digitalt och skickas automatiskt in till Unionen tillsammans med verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen som ni enkelt laddar upp i verktyget.

Använder ni inte årsmötesverktyget kan ni ladda upp protokoll, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse i efterhand. Protokollet skall innehålla:

• Klubbnamn
• Datum för årsmötet
• Obligatoriska uppdrag som behöver utses: Ordförande, minst två styrelseledamöter, revisor och valberedare
  (Observera att vald  klubbstyrelse  inte även får inneha uppdrag som revisor och/eller valberedare på grund av jäv)
• Valda uppdrag
• Fullständiga namn på valda personer
• Mandatperiod på respektive uppdrag
• Protokollet ska vara signerat av mötessekreteraren och mötesjusteraren

Se till att medlemmarna får ta del av det färdigjusterade protokollet. Det görs enklast genom att skicka protokollet som nyhet eller meddelande till medlemmarna direkt i årsmötesverktyget. 

Registrera de förtroendevalda

I årsmötesverktyget registrerar ni enkelt alla förtroendevalda i samband med att protokollet skickas in. Behöver ni registrera uppdragen i efterhand gör ni det enkelt genom att logga in på unionen.se och klicka på rutan Medlemmar under Mitt uppdrag. Kom ihåg att registrera de nya uppdragen innan den egna mandattiden löper ut eftersom behörigheten till att uppdatera uppdragen då också upphör.

Registrera ny klubb

Om klubben är ny ska den registreras hos Unionens  regionkontor . 

Anmäl till arbetsgivaren

Förtroendemannalagen  ställer krav på att man skriftligen anmäler sitt  förtroendeuppdrag  till arbetsgivaren för att räknas in under lagens regleringar – bland annat rätt till tid för fackligt arbete, eventuellt mandat att förhandla och rätt till information från arbetsgivaren. Kom därför ihåg att göra det direkt efter årsmötet och specificera vem som har vilket uppdrag och hur lång mandatperioden är.

Presentera er

Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda både för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen. På så sätt får alla ett ansikte på er som representerar medlemmarna i Unionen.

Logga in och lägga in era kontaktuppgifter på Mitt Uppdrag.

Planera verksamheten

Ni i klubbstyrelsen har ansvaret för att det som beslutades på årsmötet genomförs. Avsätt tid för att planera verksamheten under det kommande året så att ni vet vad som behöver göras och vem eller vilka som är ansvariga.

Budgetera

Det är också bra om ni i klubbstyrelsen gör en preliminär budget för året som visar hur mycket pengar ni beräknar att få in i klubbkassan, samt vad den planerade verksamheten beräknas kosta.

Introducera nyvalda

Om det finns förtroendevalda kvar från den tidigare styrelsen är det klokt att de så snart som möjligt introducerar de nyvalda i styrelsens arbete.

Planera in facklig utbildning

Se över behovet av facklig utbildning för er i styrelsen. Det är särskilt viktigt om ni har nyvalda förtroendevalda. Kurser och aktiviteter

Motionera till regionstyrelsen

Om ni har motioner att skicka till Unionens  regionråd  ska detta göras senast den 28 februari. Så här skriver du en motion