Årsmöte
Senast den 28 februari ska klubben hålla sitt årsmöte. Se till att inte missa något viktigt före, under eller efter årsmötet.
Senast den 28 februari ska klubben hålla sitt årsmöte. Se till att inte missa något viktigt före, under eller efter årsmötet.
Årsmötet lägger grunden för klubbens verksamhet under året. Då väljer man nya ledamöter och diskuterar och röstar om medlemmarnas förslag på vad klubben ska driva för frågor. Därför är det såklart viktigt att mötet blir så bra som möjligt och att medlemmarna känner att mötet är givande och roligt. Börja planera mötet i god tid så ökar möjligheterna att årsmötet ska bli lyckat.
För att använda årsmötesverktyget behöver du vara ordförande, ledamot eller medlemsadministrativt ombud och logga in.
Missade du vinterns tidigare livedemos har du nu möjlighet att lyssna på Elin och Ann som guidar dig genom årsmötesverktyget. Utöver att berätta om hur verktyget fungerar före, under och efter årsmötet tar de upp och besvarar frågeställningar som dykt upp.
Spela upp här:
Hoppa mellan plupparna
Öka möjligheterna för ett lyckat
årsmöte
genom att börja planera i god tid. Det finns mycket att vinna på förberedelse i lugn och ro. Årsmötet ska hållas senast den 28 februari, och att en kallelse måste ha gått ut senast två veckor innan.
Se till att det här är på plats eller är inplanerat:
Fundera på när ni tror att flest medlemmar kan delta. Brist på tid är en vanlig orsak till att inte kunna delta på årsmötet. De flesta kollektivavtal ger alla anställa rätt till fem timmars facklig information per år på betald arbetstid. Kolla upp hur det ser ut i ert kollektivavtal och kom överens med arbetsgivaren om att få använda viss tid till årsmötet.
Fundera på om ni vill ha ett fysiskt eller digitalt möte. Om ni väljer ett fysiskt möte är det bra att ändå göra det möjligt att delta digitalt, så alla har möjlighet att vara med. För det fysiska mötet, fundera på om ni vill vara på arbetsplatsen eller utanför. Välj ett ställe som är så enkelt som möjligt för alla att ta sig till. Det är också bra att tänka på att lokalen och möbleringen ska stimulera till diskussioner. Fundera på vilken utrustning som behövs och kom ihåg att testa teknisk utrustning i förväg så att allt fungerar.
Enligt Unionens nya riktlinjer för distansmöten räknas ett digitalt möte, där deltagarna möts via teknik med ljud och bild (eller enbart ljud), som ett vanligt fysiskt möte. Det går alltså bra att genomföra era medlemsmöten digitalt men det är några saker som är bra att tänka på och förbereda så att mötet blir så bra som möjligt.
Bli en stjärna på att hålla digitala möten
Bakgrundsbilder i digitala möten
Bestäm tidigt vilken plattform ni ska använda för mötet. Tänk på att alla digitala mötessystem har för- och nackdelar. Det handlar både om funktion och säkerhet. Använd en plattform som så många som möjligt kan använda så att alla känner sig välkomna.
Om ni använder er av er arbetsgivares system så vill vi lyfta fram några extra viktiga saker att tänka på.
Mer information om vad som är viktigt att tänka på inför ett digitalt årsmöte hittar du i checklistan för digitala årsmötet.
Använd årsmötesverktyget för att skapa och skicka kallelse och dagordning till alla medlemmar allra senast 14 dagar innan årsmötet. För att underlätta medlemmarnas planering är det bra om den kommer ännu tidigare. Skickar ni kallelsen via Outlook eller annat e-postprogram – kom ihåg att skicka inbjudan som hemlig kopia så att mottagarna inte ser varandras namn och e-postadresser. Kallelsen ska innehålla datum, tid, plats och information om hur medlemmarna gör för att skicka in motioner till årsmötet. Skriv gärna ett sista datum för att skicka in motioner, så att styrelsen hinner bereda dem innan mötet. Dagordningen listar vilka frågor ni ska behandla. I årsmötesverktyget finns ett förslag till dagordning som ni lätt kan komplettera och ändra.
Läs mer om vad du som är förtroendevald i Unionen bör tänka på när du hanterar personuppgifter.
Sprid information på så många sätt och i så god tid som möjligt. Då ökar chansen att alla medlemmar nås av informationen och att de bokar in tiden i sina kalendrar. Bjud in via årsmötesverktyget, under inloggat läge på Mitt uppdrag eller via e-post (tänk dock på att skicka inbjudan som hemlig kopia så att mottagarna inte ser varandras namn och e-postadresser), använd webbplats och intranät, lägg inbjudningar på fikabord, sätt upp affischer vid kaffe- och kopieringsapparater – och prata om att mötet är på gång.
Ett sätt både för medlemmar och styrelse att vara med och påverka är att lämna förslag till årsmötet – så kallade motioner. En motion kan handla om vad som helst som rör arbetsplatsen. Varje motion ska bara ta upp ett ämne eller förslag, och det ska tydligt framgå vad man vill att årsmötet ska besluta. Motionerna diskuteras på årsmötet som också tar beslut i frågan. För att styrelsen ska hinna läsa motionerna och förbereda sig kan det vara en bra idé att sätta ett sista datum då motionerna ska ha lämnats in till styrelsen.
Sprid gärna sidan "Så här skriver du en motion" till medlemmarna för att få ännu större engagemang.
Under årsmötet ska styrelsen presentera vilka aktiviteter man planerar för det kommande året. Ett bra sätt att ta reda på vad medlemmarna tycker i specifika frågor är att skicka ut en enkät under hösten och fråga vad de vill att styrelsen ska jobba med under nästa år. Ett smidigt sätt är att använda enkätverktyget som du hittar när du loggar in på Mitt uppdrag.
Valberedningen har förra årsmötets uppdrag att föreslå personer till styrelsen, revisorer och övriga
förtroendeuppdrag
. Inför mötet ska valberedningen informera medlemmarna om vilka uppdrag som ska väljas, hur medlemmarna gör för att
nominera
kandidater och när det senast ska göras. När förslagen har kommit in tar valberedningen fram ett förslag på kandidater. Valet sker sedan av medlemmarna på årsmötet. Under mötet ska medlemmarna också välja personer till nästa års
valberedning
. Valberedningen kommer att vilja träffa er i klubbstyrelsen för att höra om ni vill fortsätta era uppdrag.
Läs mer om hur valberedningen kan jobba under året och inför årsmötet.
Checklista: Året som valberedare
Dagordningen är årsmötets program. Med hjälp av den vet medlemmarna vad de ska ta ställning till under årsmötet. Läs mer om dagordningens punkter här. I årsmötesverktyget finns ett förslag till dagordning som ni lätt kan komplettera och ändra . Tänk på att eventuella motioner från medlemmar ska finnas med i handlingarna, och beredas av styrelsen innan årsmötet.
Läs mer om dagordningens punkter
Kom ihåg att de kompletterande stadgarna ska antas och även fylla i vilka arbetsställen och förtroendevalda som blivit valda. Kompletterande stadgar följs upp löpande i samband med att nya val görs eller tillkommer (se riktlinjer för riksklubb). Både när det gäller arbetsställen, verksamheter, eventuella sektioner eller kontaktombud.
Läs mer om hur du bildar riksklubb här.
De som har tillgång till årsmötesverktyget är:
Endast dessa tre uppdragstyperna har fullständig behörighet eftersom årsmötesverktyget ger tillgång till känsliga personuppgifter.
Under årsmötet går ni bland annat igenom klubbens verksamhet under det senaste året, röstar om de förslag som medlemmar eller styrelsen har lagt och bestämmer vilka frågor klubbstyrelsen ska arbeta med framöver. Under årsmötet väljs också vilka som ska sitta i den nya klubbstyrelsen.
Rent formellt ska årsmötet ha en mötesordförande, mötessekreterare, justerare och rösträknare som utses i början av mötet. Det bästa är om det är någon som inte sitter i klubbstyrelsen eller är nominerad till ett uppdrag som kan vara mötesordförande. Justerare och rösträknare kan vara samma person om ni beslutar det. Vanligtvis är det valberedningen som förbereder förslag på personer. Stäm av i förväg med alla som ska föreslås så att de är beredda på att ställa upp.
Här hittar du stöddokument som du kan ha nytta av under årsmötet:
Årsmötet följer dagordningen. Om ett nytt ärende ska tas upp på mötet måste minst två tredjedelar av deltagarna godkänna det. Däremot kan mötet inte fatta beslut i frågan förrän klubbstyrelsen har fått tillfälle att yttra sig.
Vid röstning och val har varje medlem en röst. För att ni ska kunna ta ett beslut krävs det att fler än hälften har röstat för ett förslag eller en person. I övrigt gäller följande:
Att hålla ett årsmöte digitalt ställer lite andra krav än ett vanligt möte, och i vissa fall måste man göra lite annorlunda. På ett vanligt möte fattar man till exempel oftast beslut genom att be alla som håller med om ett förslag att ropa JA! Det funkar ju inte så bra på ett digitalt möte. Därför föreslår vi att ni, i det fall det inte finns något annat förslag till beslut, använder er av något vi kallar för ”omvänd acklamation”. Det innebär att man vänder på frågan och ber alla de som inte håller med att signalera, till exempel genom att räcka upp handen i systemet.
Eftersom många frågor på ett årsmöte är ganska enkla, det finns helt enkelt inget att välja mellan, så brukar det gå snabbare och enklare att använda omvänd acklamation. Det kan låta så här:
”Då finns det bara ett förslag till beslut och det är att välja Josef till sekreterare så jag det är vad jag föreslår. Är det nu någon som är emot detta så ber jag dig att räcka upp handen nu.”
Vänta några sekunder för att se om någon reagerar. Och sen säger du: "Då finner jag att vi valt Josef till sekreterare".
Kontakta ditt regionkontor om ni behöver mer stöd och tips om hur ni ska göra.
Mer information om vad som är viktigt att tänka på inför och under ett digitalt årsmöte hittar du i checklistan inför det digitala årsmötet.
En viktig del av mötet är att fatta beslut om vad ni ska göra nästa år och vilka som ska leda arbetet. Om det finns flera förslag till beslut eller kandidater till olika val kan ni behöva göra omröstningar
Försök i första hand att rösta med så kallad omvänd acklamation, se frågan ovan. Det är snabbast och tydligast. Vid val är det dock lämpligt att gå direkt till sluten omröstning så att inte någon behöver rösta emot en kandidat.
Unionen har i dagsläget inga säkra tekniska verktyg att erbjuda klubbar att genomföra omröstning och val. Men det är möjligt att genomföra slutna omröstningar via e-post. Deltagarna uppmanas då att mejla till vald rösträknare. Mötet behöver då pausas (ajourneras) en stund så att rösträknarna hinner sammanställa resultatet. Det är viktigt att ni i klubben diskuterar ihop er om hur ni ska genomföra slutna omröstningar inför mötet och involverar de som väljs som rösträknare i planerna så att alla vet vad som gäller och hur det slutna valet ska gå till.
Kontakta ditt regionkontor om ni behöver mer stöd och tips om hur ni ska göra.
Språket behöver inte vara så formellt under mötet. Istället är det viktigt att alla hänger med och alla som vill får komma till tals. Använd alltid en talarlista och gärna talartid så att alla får samma möjlighet att komma till tals och göra sin röst hörd. Försök att undvika facktermer och förkortningar, och var så tydliga som möjligt.
Stadgarna är medlemmarnas och de förtroendevaldas spelregler för att utveckla förbundet i demokratiska former. Klubben använder normalt Unionens stadgar.
Dataskyddsförordningen, GDPR, är till för skydda den enskildes personuppgifter. Uppgift om fackligt medlemskap är extra skyddsvärt enligt förordningen. Därför är det viktigt att alla medlemmar som blir nominerade och som ställer upp till val blir informerade om att de, genom att acceptera nominering, blir offentliga. Det vill säga att arbetsgivaren och andra medlemmar därmed får vetskap om att de är medlemmar i Unionen. Läs också under rubriken Kan vi hålla årsmötet digitalt?
Läs mer om GDPR för förtroendevalda.
När protokollet från årsmötet är justerat och påskrivet ska det skickas in till Unionen tillsammans med uppdragslista, verksamhets- samt revisionsberättelse. Det är viktigt för att klubben ska ha fortsatt förhandlingsmandat och rätt till årligt anslagsbidrag.
Se vad som mer behöver göras efter årsmötet:
I årsmötesverktyget följer ni dagordningen direkt under mötets gång, och omvandlar sedan automatiskt den ifyllda dagordningen till protokoll. När protokollet är klart justeras det, skrivs under digitalt och skickas automatiskt in till Unionen tillsammans med verksamhetsberättelsen och revisionsberättelsen som ni enkelt laddar upp i verktyget.
Skulle ni av någon anledning inte använda årsmötesverktyget kan ni ladda upp protokoll, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse i efterhand. Protokollet skall innehålla:
Se till att medlemmarna får ta del av det färdigjusterade protokollet. Det kan ni lätt göra genom att skicka protokollet som nyhet eller meddelande till medlemmarna direkt i årsmötesverktyget.
Om klubben är ny ska den registreras hos Unionens regionkontor . .
I årsmötesverktyget registrerar ni enkelt alla förtroendevalda i samband med att protokollet skickas in. Behöver ni registrera uppdragen i efterhand gör ni det enkelt genom att logga in på unionen.se och klicka på rutan Medlemmar under Mitt uppdrag. Men kom ihåg att registrera de nya uppdragen innan den egna mandattiden löper ut eftersom behörigheten till att uppdatera uppdragen då också upphör.
Förtroendemannalagen ställer krav på att man skriftligen anmäler sitt förtroendeuppdrag till arbetsgivaren för att räknas in under lagens regleringar – bland annat rätt till tid för fackligt arbete, eventuellt mandat att förhandla och rätt till information från arbetsgivaren. Kom därför ihåg att göra det direkt efter årsmötet och specificera vem som har vilket uppdrag och hur lång mandatperioden är.
Presentera den nya styrelsen och andra förtroendevalda både för medlemmar och övriga kollegor på arbetsplatsen. På så sätt får alla ett ansikte på er som representerar medlemmarna i Unionen.
Kom ihåg att logga in och lägga in era kontaktuppgifter på Mitt Uppdrag.
Ni i klubbstyrelsen har ansvaret för att det som beslutades på årsmötet genomförs. Avsätt tid för att planera verksamheten under det kommande året så att ni vet vad som behöver göras och vem eller vilka som är ansvariga.
Det är också bra om ni i klubbstyrelsen gör en preliminär budget för året som visar hur mycket pengar ni beräknar att få in i klubbkassan, samt vad den planerade verksamheten beräknas kosta.
Se över behovet av facklig utbildning för er i styrelsen. Det är särskilt viktigt om ni har nyvalda förtroendevalda.
Kurser och aktiviteter
Om det finns förtroendevalda kvar från den tidigare styrelsen är det klokt att de så snart som möjligt introducerar de nyvalda i styrelsens arbete.
Om ni har motioner att skicka till Unionens
regionråd
ska detta göras senast den 28 februari.
Läs gärna Så här skriver du en motion för att få inspiration.