Frågor och svar om distans- och hybridarbete för dig som är chef

Experterna svarar på chefens frågor om distansarbete

Kan jag kräva att mina medarbetare arbetar hemifrån? Vad gör jag om en medarbetare alltid jobbar hemifrån, även om vi har kommit överens om att arbetet sker på arbetsplatsen? Vad bör en policy om hemarbete bestå av och hur ser försäkringsskyddet ut? I det nya arbetslivet uppkommer många nya frågeställningar. Här svarar Unionens förbundsjurister Susanna Kjällström och Annika Melin Koeppel på några av dem. 

Kan en medarbetare kräva att få arbeta hemifrån?

Det enkla svaret är nej, en medarbetare kan inte kräva att få jobba hemifrån. Att avvika eller utebli från arbetsplatsen olovligen kan ses som en arbetsvägran/olovlig frånvaro och du som chef bör snarast samtala med medarbetaren om orsakerna till medarbetarens agerande och vilka konsekvenser som kan följa.

Försök hitta ett upplägg som fungerar på bästa sätt, både för verksamheten och medarbetaren. Ha gärna en nära dialog med arbetsmiljöombud eller skyddsombud på arbetsplatsen.

Kan jag som chef kräva att mina medarbetare arbetar hemifrån?

Generellt bygger distansarbete på frivillighet. Du som chef kan inte i strid med anställningsavtalet beordra din medarbetare att utföra sitt arbete från annan plats än det ni tidigare har kommit överens om.

ha en nära dialog med dina medarbetare om var arbetet ska utföras

En riktlinje är att i möjligaste mån ha en nära dialog med dina medarbetare om var arbetet ska utföras, både för medarbetarens och verksamheten bästa. Använd gärna gruppens arbetsmiljöombud eller skyddsombud som bollplank för hur ni kan lägga upp arbetet på bästa sätt i verksamheten.

Är det ok att säga att en medarbetare får arbeta på distans medan en annan inte får det?

Unionens utgångspunkt är att lika fall så långt möjligt ska behandlas lika. Om du ser att det finns behov att avvika från det så ska det finnas sakliga skäl för särbehandling. Det är en god ide att dokumentera dessa.

De sakliga skälen behöver inte vara kopplade till vilken typ av tjänst berörda medarbetare har. Det kan även handla om arbetsmiljöhänsyn eller att någon är ny på arbetsplatsen eller av andra skäl behöver extra stöd och hjälp. Likaså kan det i fall av missbruksproblematik finnas anledning att hitta anpassade lösningar.

Hur ska jag som chef veta att mina medarbetare jobbar full tid när de arbetar på distans?

Många chefer upplever nog att distansarbete innebär en viss kontrollförlust. Det kan kännas ovant och svårt att inte kunna se vad som händer “i rummet”. Men om du vågar lämna över lite av kontrollen till dina medarbetare kanske du också kommer märka av de positiva effekterna. Ett ökat självbestämmande i arbetet kan leda till ökad arbetstillfredsställelse för arbetstagarna, det kan förbättra produktiviteten i arbetet och leda till att arbetstagarnas lojalitet till företaget eller organisationen ökar.

Med detta sagt är det så klart viktigt att som chef kunna följa arbetets utförande på något sätt, och att kunna få syn på om det finns medarbetare som har svårt för distansarbete. Hitta rutiner för rapportering och avstämning i arbetet, här kan du behöva testa dig fram för att hitta en omfattning som känns rimlig.

Jag har en medarbetare som ”väldigt ofta” har lite ont i halsen och därför vill jobba hemma trots att arbetet som huvudregel ska utföras på arbetsplatsen. Hur gör jag som chef i en sådan situation?

Försök att ta ett rakt och öppet samtal med medarbetaren. Beskriv att du har noterat det här mönstret och att du funderar över vad det beror på. Finns det en oro att smitta andra? Eller finns det andra bevekelsegrunder?

Som chef bör du alltid vara lite extra uppmärksam om en medarbetare väldigt ofta blir sjuk. Det kan vara tecken på att kroppens immunförsvar är nedsatt, vilket (bland annat) är en vanlig konsekvens av hög stress över längre tid.

Det skulle också kunna vara så att det finns någonting i arbetsmiljön eller arbetssituationen på kontoret som gör att medarbetaren drar sig för att komma in till arbetet. Fundera över hur medarbetarens sociala sammanhang verkar vara på arbetsplatsen och var uppmärksam på att det skulle kunna finnas sådana aspekter inblandade.

Om en medarbetare ska arbeta på distans helt eller delvis, hur bör detta regleras? Skriftligt avtal?

Huruvida det är lämpligt att formalisera villkoren för dina medarbetare avseende distansarbetet beror på omfattningen och formerna för beslutet. Handlar det om enstaka dagar så finns det förmodligen inte något behov av att formalisera villkoren.

Är det däremot fråga om regelbundet distansarbete av någon omfattning, exempelvis ett par dagar varje vecka eller mer, så kan det finnas behov av skriftliga villkor. Dessa kan formaliseras i en generell policy från arbetsgivarens sida eller genom individuella avtal som då utgör ett tillägg till anställningsavtalet. Om arbetsplatsen omfattas av kollektivavtal så gäller det även vid distansarbete.

Vilka områden bör regleras i en policy för distansarbete?

Om man vill reglera villkoren för distansarbete är det här några punkter man kan ha med: 

• Giltighetstid – gäller överenskommelsen tillsvidare eller under en viss tidsperiod? Det kan vara en god idé att komma överens om att distansarbete ska gälla för en viss bestämd tidsperiod så att arbetstagaren, liksom arbetsgivaren, har en naturlig möjlighet att utvärdera hur det fungerar. Det kan även finnas anledning att överväga att reglera frågan om uppsägningstid av överenskommelsen.
• Omfattning – det är viktigt att fundera på i vilken omfattning distansarbetet ska gälla. Exempelvis bör det, om möjligt, framgå hur många timmar per vecka det handlar om och därutöver också under vilka dagar det ska gälla.
• Arbetstid – parterna bör tydliggöra hur arbetstidens förläggning ska se ut vid distansarbete. Det regleras i anställningsavtalet eller kollektivavtalet.
• Plats – parterna bör tydliggöra var distansarbetet får utföras. Distansarbete utomlands kan innebära oväntade skattekonsekvenser för arbetsgivaren.
• Uppföljning och rapportering – det kan vara en god idé att reglera hur avstämning ska fungera.
• Utrustning – inför en överenskommelse om distansarbete bör parterna vara överens om vilken utrustning arbetsgivaren tillhandahåller i arbetstagarens hem. Vidare bör regleras vem som ansvarar för transport, installation och transport åter till arbetsgivaren. Utgångspunkten är att arbetsgivaren ska ansvara för nödvändiga arbetsredskap om överenskommelse om distansarbete har träffats.
• Övriga kostnader – som utgångspunkt bör distansarbete inte innebära ökade kostnader för arbetstagaren. Inför en överenskommelse om distansarbete bör parterna därför diskutera hur eventuella merkostnader för arbetstagaren ska regleras.

I vilka fall kommer det vara rimligt att kräva ersättning vid hemarbete, till exempel för internetuppkoppling? Hur ser Skatteverket på det om man även kommer kunna nyttja sådant privat?

Unionens utgångspunkt är att arbetsgivaren ska ansvara för eventuella merkostnader som uppkommer vid regelbundet distansarbete. För att undvika otydliga situationer i framtiden kan det vara klokt att ta fram riktlinjer som reglerar ersättning vid distansarbete.

Riktlinjerna bör förhandlas med det lokala fackliga ombudet. Uppkommer frågor om hur ersättning från arbetsgivaren som även kan användas privat bedöms i skatterättsligt hänseende bör kontakt tas med Skatteverket för vidare information.

Hur ser jag till att medarbetaren har ett fullgott försäkringsskydd för arbetsskada vid distansarbete?

Generellt gäller samma skydd vid distansarbete som när arbetet utförs på kontoret. Sker en arbetsskada vid distansarbete uppkommer dock gränsdragningsfrågor mellan vad som ska anses höra till arbets- respektive privatlivet. Om din medarbetare utför arbete för arbetsgivaren i hemmet och råkar ut för ett olycksfall omfattas medarbetaren visserligen av arbetsskadeförsäkringarna, men till skillnad från arbete på arbetsplatsen krävs vid arbete i hemmet att olycksfallet har vad som bruka benämnas ”påtagligt och i direkt samband” med det förvärvsarbete som utförs.

Den allmänna arbetsskadeförsäkringen och den kollektivavtalade Trygghetsförsäkringen vid arbetsskada, TFA -försäkringen, tillämpar samma arbetsskade- och olycksfallsbegrepp.