Ditt ansvar kring stress och utmattningssyndrom hos medarbetare

Ditt chefsansvar att förebygga och åtgärda om någon får utmattningssyndrom

Som chef kan det hända att någon av dina medarbetare drabbas av stressrelaterad ohälsa och blir sjukskriven. Vems är ansvaret, vad ska du göra och hade du kunnat förhindra det genom förebyggande åtgärder?

Arbetsmiljön och ditt ansvar som chef

Enligt Arbetsmiljölagen ligger ansvaret för arbetsmiljön formellt på arbetsgivaren, det vill säga verksamheten och dess högsta ledning. I den dagliga verksamheten är det ofta svårt för ledningen att utföra arbetsmiljöarbetet och därför fördelas uppgifter till chefer. Den som får ett chefsjobb brukar därför ofta få skriva under att ta på sig arbetsmiljöuppgifter för sin del av verksamheten.

Det är viktigt att du som chef har förstått vad arbetsmiljöuppgifterna innebär och att du regelbundet uppdaterar dina kunskaper. Arbetsmiljöuppgifterna innebär att du har en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet så att arbetsmiljön blir bra.

Tillräckliga kunskaper. Har du koll på hur man förebygger och hanterar ohälsa kopplat till bland annat hög arbetsbelastning? Vet du hur en uppnår balans mellan krav och resurser? Din arbetsgivare har ansvar att se till att du har de kunskaper du behöver. Utbilda dig inom frågorna, gärna tillsammans med arbetsmiljöombudet.
Mål. Arbetsgivaren, och i förlängningen du som chef, ska ha som mål att skapa en frisk arbetsplats. Därför behöver ni alltså ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska leda mot hälsa, motverka ohälsa och ta sikte på det som behöver förbättras. Exempelvis kan det betyda att alla arbetsledare ges tillräckliga kunskaper och resurser för arbetsmiljöarbetet, att alla medarbetare ska uppleva att roller och ansvar är tydliga eller att de kan ta de raster och pauser som behövs under arbetsdagen.
Arbetsbelastning. Har dina medarbetare en för omfattande att-göra-lista? Arbetsgivaren ska se till att arbetsmängden är rimlig och inte kan leda till ohälsosam arbetsbelastning. Konkret kan det innebära att du som chef måste vara tydlig med vad som ska prioriteras, att arbetstagaren får varierande arbetsuppgifter, se över arbetssättet och att det finns tid för återhämtning.
Teknik. Har medarbetarna rätt teknik för den typen av arbete som ska utföras? Det är viktigt att medarbetaren har de rätta verktygen för att kunna leverera vad som förväntas.
Digital nåbarhetspolicy. Modern teknik gör att vi kan jobba nästan precis när och var vi vill. Det kan vara både praktiskt och skapa problem. Ta gemensamt på arbetsplatsen fram en digital nåbarhetspolicy som reglerar när man förväntas vara tillgänglig för sina kollegor.
Tydlighet. Arbetsgivaren, och du som chef med arbetsmiljöuppgifter, ska se till att medarbetaren känner till vilka arbetsuppgifter som ska utföras och vilka resultat som ska uppnås med arbetet.
Hjälp och stöd. Medarbetaren ska ha fått information om vem denne kan vända sig till om hen behöver hjälp eller stöd för att utföra arbetet.
Extra åtgärder. Arbetsgivaren är skyldig att vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa. En åtgärd kan till exempel vara att låta medarbetaren få stöd av en handledare eller kollega. Det kan också behövas särskilda informations- och utbildningsinsatser.
Arbetstid. Arbetsgivaren, och du som chef med arbetsmiljöuppgifter, är skyldig att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa. Chefen bör ha detta i åtanke redan vid planeringen av arbetet.
Rätt förutsättningar. Har du som chef eller arbetsledare förutsättningar (tid, resurser, befogenheter) att utföra dina uppgifter kring arbetsmiljön?

Checklistan är baserad på delar ur Arbetsmiljöverkets föreskrift ”Organisatorisk och social arbetsmiljö” (OSA).

Så förebygger du utmattningssyndrom bland dina medarbetare

Det har visat sig att systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är det som ger faktiska resultat. Du behöver ha en plan för hur ni aktivt ska arbeta med risker i verksamheten genom att kartlägga, dokumentera, bedöma, åtgärda och följa upp riskerna. Arbetsmiljöarbetet gäller alla slags risker (fysiska, organisatoriska och sociala) och ska bedrivas i samverkan med arbetsmiljöombud  ( skyddsombud ). Riskbedömningarna ska göras regelbundet och det är särskilt viktigt att göra dem vid förändringar i verksamheten.

Genom ett förebyggande arbetsmiljöarbete kan kostnaderna för verksamheten minska. Det skapar också en attraktiv arbetsmiljö för medarbetarna där de kan och vill leverera, utan att bli sjuka. Ett förebyggande arbetsmiljöarbete kommer dessutom att hjälpa dig som chef att attrahera nya, duktiga medarbetare när du behöver.

I det förebyggande arbetet ingår att hitta en balans av arbetsuppgifter, som både du och dina medarbetare klarar av och hinner med. Men det är också viktigt att arbetsuppgifter känns meningsfulla, att det finns ett visst eget inflytande över arbetet och att varje anställd känner sig uppskattad och behövd.

Vad ska du som chef göra om någon drabbas?

Om du misstänker att en av dina medarbetare är på väg att drabbas av stressrelaterad ohälsa är den första åtgärden att boka in och ta ett samtal med din medarbetare. En bra utgångspunkt i ett sådant samtal kan vara paragraferna 9-10 i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2023:2).

Fråga hur arbetssituationen upplevs och berätta vad du själv har sett och om dina farhågor. Fråga om du kan göra arbetsbelastningen mer rimlig för medarbetaren. Du behöver också noggrant undersöka om det finns andra delar i arbetsmiljön som orsakar stress.

Det är inte ovanligt att personer som uppvisar tecken på stressrelaterad ohälsa har svårt att se eller erkänna det själv. Du behöver därför vara beredd på att du kan mötas av förnekande och även motstånd från medarbetaren.

Stöd och rehabilitering

Det kan behövas professionell hjälp för den som har drabbats av utmattningssyndrom (även kallat utbrändhet). Se till att din medarbetare tidigt får kontakt med företagshälsovården. Företagshälsovården har ofta den kunskap som behövs för såväl arbetsanpassning och rehabilitering som för arbetsmiljöarbetet i stort.

De allra flesta som drabbas av utmattningssyndrom kommer tillbaka till arbetet, men ibland kan det ta tid och det måste få vara okej. Tidigare trodde experter att personer som drabbats av stressrelaterad ohälsa på grund av arbetet mådde bäst av att byta jobb. Numera är rekommendationen ofta att medarbetaren, i ett första skede, rehabiliteras tillbaka till sin ordinarie tjänst. Om det dyker upp frågor kring återgången till jobbet är det viktigt att medarbetaren får prata med en kunnig läkare.

För dig som chef är det viktigt att tänka på att stressrelaterad ohälsa är en stark signal om att det finns allvarliga brister i arbetsmiljön. Du behöver därför undersöka på vilket sätt arbetsmiljön på arbetsplatsen har samband med medarbetarens ohälsa. För att medarbetaren ska kunna komma tillbaka till en bättre arbetsplats behöver arbetsgivaren och du som chef vidta de åtgärder som behövs för att förhindra att ingenting liknande inträffar igen.

Mer om arbetsanpassning och rehabilitering

Här kan du lära dig mer!

Många gånger upplevs frågan om arbetsbelastning svår att hantera som chef. Det är svårt att leda medarbetare att jobba lagom när det samtidigt finns krav från leverantörer och kunder. Utöver det finns det krav på balans mellan arbete och fritid.

Just stress och arbetsbelastning är de viktigaste frågorna att jobba med som chef, har Unionens arbetsmiljöombud runtom i Sverige identifierat.

Ta del av våra kurser och digitala föreläsningar om stress och arbetsmiljö som är framtagna för dig som chef.