Om en medarbetare har problem i antingen arbets- eller privatlivet får chefen en nyckelroll. Det viktigaste, enligt Unionens chefsombudsman Dag Bremberg, är att vara lyhörd, stöttande och ställa de rätta frågorna.
En av de viktigaste uppgifterna – och största utmaningarna – man har som chef är att hjälpa medarbetare i kris. Oavsett om det är något jobbrelaterat eller privat som utlöst den besvärliga situationen gäller det att ta reda på vad problemet är, vilka orsaker som ligger bakom och hur det påverkar den drabbade.
Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende
Unionens chefsombudsman Dag Bremberg framhåller vikten av att som chef ställa de rätta frågorna.
– Man behöver verkligen fånga upp hur personen faktiskt mår. Då kan man inte hålla det på en allmän nivå, det behöver vara konkret och specifikt.
Hur upptäcker man en person har någon form av kris? Förhoppningsvis kommer medarbetaren själv berätta, men det är långt ifrån alla som känner sig bekväma med att öppna upp för sin chef, särskilt inte om det handlar om privata saker.
Enligt Dag Bremberg finns det en del generella signaler man kan vara vaksam på.
– Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende. Det kan handla om att personen börjar bli sen till möten, glömmer saker, klagar på kaffet eller hamnar i kontroverser med andra.
Oavsett var krisen har uppstått, om det är en arbetssituation som är orimlig eller om något hänt på det privata planet är chefens uppgift att stötta medarbetaren. Det är ju i allas intresse att alla mår och fungerar bra på arbetsplatsen.
– Väldigt ofta hör det ena också ihop med det andra. Är det stressigt på jobbet orkar man kanske inte vara fullt engagerad i det privata, vilket kan skapa friktion med de närmaste. Har man det jobbigt i privatlivet, kanske med en närstående som är sjuk eller gått bort, så är det en kris som definitivt kommer att påverka arbetet också. Det viktiga som chef är att man inte försöker avfärda problem som privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat. Som chef har man ändå alltid arbetsmiljöansvar.
Det viktiga som chef är att man inte försöker avfärda problem som privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat
Dag Bremberg vill understryka att när man har den här typen av problem med en medarbetare får man förbereda sig på att personen kanske inte är redo för normal dialog. Man får möta hen där hen är, för att förstå läget. Först därefter kan man börja prata om vilka steg man tillsammans kan ta framåt.
– Ofta är det viktigaste att bara visa att man lyssnar. Att upprepa, spegla och bekräfta. Man måste också ta det i en rimlig takt, inte jäkta fram till en slutsats eller, ännu värre, föreslå en snabb lösning.
En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden. I ett sådant läge kan chefens uppgift bli att hjälpa till med sorteringen, att föreslå de första små stegen man kan ta.
– Man behöver tydliggöra att man är empatisk. Som medmänniska först och främst så klart, men man behöver också vara tydlig med att man är den drabbade medarbetarens chef och är trygg i den rollen. Man behöver visa att man förstår situationen, att man har hanterat kriser förut. Det skapar trygghet.
Ibland kan det vara så att man som chef trots allt ändå inte räcker till, utan medarbetaren behöver prata med någon professionell. I allra bästa fall finns det då en företagshälsovård som medarbetaren eller chefen kan vända sig till och boka tid hos. Annars får man gå via den allmänna vården. Det viktigaste ur ett chefsperspektiv är att man undersöker vilka vägar som finns att gå, vilka verktyg som finns.
En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden
– I chefens arbetsmiljöansvar ligger att se till att en person som är i krisläge faktiskt får återhämtning. I 99 fall av 100 handlar det om att medarbetaren sjukskrivs.
Vid en sjukskrivning är det viktigt att man som chef håller koll på medarbetaren – men samtidigt ger ordentligt med utrymme för återhämtning. Man behöver ha kontinuerlig kontakt, men hur frekvent den är bör anpassas efter individ och situation.
Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer
– Man behöver komma överens med medarbetaren om vad som funkar. Har någon gått totalt in i väggen kommer det inte att funka att ha veckosamtal, utan man får som chef bara acceptera att medarbetaren kommer vara helt frånkopplad och slippa allting. Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer. Som chef är det bättre då att tydliggöra att man kommer vara tillgänglig när det passar medarbetaren. Sen kan det så klart inte gå hur lång tid som helst utan kontakt. Innan det har gått en månad behöver man ta fram en plan för hur medarbetaren ska komma tillbaka till arbetet. Det är ett lagkrav och ska göras i
samverkan
med läkare och försäkringskassan.
– I bästa fall går det inte så långt, utan du som chef har fångat upp signalerna tidigt och haft bra samtal som gjort att man kunnat byta ett riskabelt mönster eller komma ur en kris, avslutar Dag Bremberg.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund med sig av konkreta råd för hur du kan skapa möten som faktiskt tar verksamheten framåt.
Steg 1: Börja med ett tydligt syfte
Om det finns en sak som återkommer genom hela samtalet är det vikten av syfte.
– Grunden för ett möte är ett tydligt syfte, säger Micke Darmell.
Micke Darmell har ägnat större delen av sitt yrkesliv åt en fråga som de flesta har starka åsikter om: möten. Som föreläsare, utbildare och författare har han i över 30 år hjälpt organisationer att utveckla sin möteskultur, och ett tydligt syfte är en grundsten som förvånansvärt ofta saknas, menar han.
Alla deltagare ska förstå varför mötet finns, redan innan det börjar. Syftet ska framgå i inbjudan och upprepas när mötet startar. Det handlar inte bara om att veta vad som ska diskuteras, utan också om vilken effekt mötet ska leda till.
När syftet är tydligt blir det lättare att avgöra vilka som behöver vara med och vilka frågor som faktiskt hör hemma där.
Steg 2: Gör mötet till en dialog
Många möten präglas fortfarande av envägskommunikation. Chefen informerar och deltagarna lyssnar.
Men enligt både Jesper Wiklund och Micke Darmell går organisationer miste om en enorm resurs när möten används på det sättet.
– Använd kraften i medarbetarna under de här mötena, säger Micke Darmell.
De personer som arbetar närmast verksamheten sitter ofta på värdefulla perspektiv, idéer och lösningar. För att fånga upp dem krävs tid för dialog.
Jesper Wiklund lyfter arbetsplatsträffar som ett exempel.
– Det handlar om att vi ska lyssna på de medarbetare som är engagerade och kan verksamheten.
När fler deltar aktivt ökar både kvaliteten på besluten och känslan av delaktighet.
Steg 3: Lämna mötet med ett beslut
Ett möte utan tydlig avslutning skapar lätt frustration. Därför behöver deltagarna veta vad som har beslutats, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska hända efteråt.
När människor lämnar mötet med tydlighet minskar behovet av uppföljningsmöten och diskussioner som upprepar sådant som redan borde vara avgjort.
Små förändringar kan ge stora effekter
Bättre möten handlar inte alltid om stora omorganisationer eller nya verktyg. Ibland räcker det med enkla förändringar. Fler pauser. Tydligare spelregler. En agenda som faktiskt följs.
Micke Darmell lyfter också vikten av energi.
– Vi har inte kul tillsammans på mötena längre, säger han.
Möten handlar inte bara om beslut. De bygger också relationer, tillit och samarbete. När människor trivs tillsammans blir det lättare att lösa problem tillsammans.
Börja redan i morgon
För den chef som vill förbättra möteskulturen finns ett enkelt råd. Mät hur mötena fungerar i dag. Fråga medarbetarna vad som fungerar och vad som inte fungerar. Och börja med att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte.
Som Micke Darmell uttrycker det:
– Att sitta på ett möte utan ett tydligt syfte är precis som att sätta sig i en taxi och säga: Kör.
Det kan bli en spännande resa. Men risken är stor att den blir både dyr och att ni hamnar helt fel.
Lyssna på hela avsnittet här.
