Chefsliv: Tipsen inför lönesamtalet med din medarbetare

Våren är på många arbetsplatser lönesamtalens tid. Och lönesamtalet är något både du som chef och din medarbetare bör komma förberedda till. Här bjuder vi på några tips för dig som är chef.

Lyssna

Man och kvinna i samtal I de flesta företag är det lönerevision en gång per år. Det betyder att du ska sitta ner med var och en av dina medarbetare för att diskutera deras lön och för att meddela vilken ny lön som ska gälla.

Det är ett arbete som kräver en del förarbete. Du måste uppdatera dig på företages lönepolicy och på vilka förhandlingsresultat som kommit fram i förhandlingarna mellan arbetsgivare och de olika fackförbunden som finns representerade bland dina medarbetare.

Skilj på lönesamtalet och utvecklingssamtalen

Utvecklingssamtalet handlar om prestation, kompetens och utveckling. Här gör ni också en utvecklingsplan för kommande året, som gärna följs upp vid några tillfällen.

Lönesamtalen har fokus på feedback på det som gjorts och att medarbetaren får reda på vad som ligger till grund för den nya lönen. I det här samtalet diskuterar ni kanske också vad som kan vara en rimlig framtida löneutveckling .

Förberedelser

Både du och dina medarbetare tjänar på att du är väl förberedd. Din HR-avdelning är en bra resurs att vända sig till inför lönesamtalen. I stora drag handlar dina förberedelser om följande:

Läs på företagets lönepolicy .
Läs på relevanta avtal: kollektivavtal , lokala avtal.
Gör en lönekartläggning , för att hitta eventuella obalanser.
Läs igenom och uppdatera dina personalanteckningar.
Se till att du klart känner till verksamhetens mål för innevarande och nästkommande år.
Informera dina medarbetare om hur lönesättningsprocessen går till.

Samtalet om lön sker i två delar

Det är vanligt att lönesamtalen är två till antalet. Först ett lönesamtal och sedan ett löneåterkopplingssamtal.

1. Lönesamtalet

Syftet med det här samtalet är att medarbetaren ska få en möjlighet att själv lägga fram sina argument inför den individuella lönesättningen.

Gå igenom företagets lönepolicy tillsammans.
Jämför era uppfattningar om i vilken grad medarbetaren är kvalificerad för en justering av lönen.
Lyssna till de argument som medarbetaren lyfter fram. Det kan vara sådant som du inte lagt märke till, men som har betydelse i lönesättningen.
Förklara hur du ser på medarbetarens arbetsprestationer i förhållande till lönepolicyn.
Påminn medarbetaren att det sällan är möjligt att göra radikala lönejusteringar, såvida inte medarbetaren blivit befordrad eller fått avsevärt nya arbetsuppgifter.
Informera om när de slutliga lönerna kommer att delges medarbetaren.

2. Löneåterkopplingssamtalet

Syftet med löneåterkopplingssamtalet (även kallat lönesättande samtal) är att individuellt informera om resultatet av en genomförd lönerevision . Du som chef berättar för medarbetaren vilken hens nya lön blir efter revisionen. Det är ingen förhandling vid detta tillfälle – den är redan avklarad.

Dessa samtal kan bli ganska korta. Lämna information om den nya lönen på ett så konkret och tydlig sätt som möjligt.

Var konkret och säg vad den nya månadslönen blir: ”Din nya lön blir 31 500 kronor per månad från första mars.” Då minimeras risken för missförstånd.
Undvik att meddela lönen som en procentuell höjning eller ett ökningsbelopp. Säg INTE: ”Din nya lön höjs med 2,1% från första mars” eller ”Din lönehöjning blir 450 kronor per månad”.
Var beredd på att svara på frågan ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön till nästa år?”

Det är inte ovanligt att en del medarbetaren visar missnöje då du meddelar lön. I de fallen har medarbetaren ofta högre förväntningar på lönen än vad företag och avtal mäktar med. Ge då din förklaring till lönesättningen så sakligt som du kan, hänvisa till ert samtal om lönesättning och lönepolicyn, och påminn om att lönen är viktigt, men att den bara utgör en del av den totala ersättningen som den anställde får, vid sidan av försäkringar, utveckling och eventuellt andra förmåner.

Summering

Läs på lönepolicy och avtal
Informera medarbetarna om hur lönerevisionen går till
Sätt upp individuella möten i god tid
Lyssna på medarbetarna syn på och argument för sin lön
Dokumentera dina egna förslag
När nya lönen meddelas – ingen mer förhandling
Förbered svar på frågan: ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön?”

Om informationen i förväg om lönepolicy och löneförhandlingar skötts bra, kommer de allra flesta medarbetare att vara nöjda med sin nya lön.

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg

1

2

3

4

Nästa artikel

Tre viktiga trender för framgångsrikt ledarskap 2024

De ledare, företag och organisationer som bäst lyckas navigera i en omvärld som står under snabb förändring, har några gemensamma ledstjärnor som hjälper dem att hålla en framgångsrik kurs.

Anders Kinding, ledarskapskonsult och författare

I det nya post-pandemiska landskapet krävs ny fokusering från ledare på arbete, medarbetare, kunder och produktionsprocesser. Här är tre växande trender som är avgörande för framgång; fokusering på kompetens, medarbetarens engagemang och användning av generativ AI.

1. Fokusering på kompetens

Kampen om kompetens, som många branscher befinner sig i, har lett till en nödvändig strategiförskjutning. Snarare än att ”fylla en vakans i företaget” behöver du tänka ”Hur hittar (och behåller) vi den kompetens som vi behöver?”.

Rekryteringsprocessen bör vara strukturerad men samtidigt tillräckligt flexibel för att anpassas efter både företagets dynamiska behov och medarbetarnas individuella karriärmål.

I praktiken innebär det att du bör identifiera specifika kompetenser som är de mest eftertraktade och utforma strategier för att attrahera och utveckla dessa talanger. Säkerställ att kompetenshantering är effektivt integrerad med företagets HR-system och att teknologiska lösningar används för att stödja kompetensförsörjningen

2. Medarbetarnas engagemang

Distansarbete kommer fortsatt vara en del av många medarbetares vardag, vilket ställer nya krav på hur du skapar engagemang. Att underlätta starka teamrelationer och innovationskraft är centrala utmaningar här. Det är även viktigt att erkänna och bemöta generationsspecifika förväntningar på meningsfullt arbete och personlig utveckling.

Ett konkret råd är att vara tydlig med mål och syfte i verksamheten så att den individuella insatsen känns meningsfull.

För att effektivt höja engagemanget är det avgörande att du regelbundet ger feedback och erkänner medarbetares framsteg. Genom att boka in korta, individuella möten med varje medarbetare åtminstone en gång i veckan, skapas en löpande dialog och uppskattning. Dessutom är kontinuerlig utveckling nyckeln till långsiktigt engagemang. Att genomföra ett årligt utvecklingssamtal är fundamentalt för både medarbetaren och ledaren, där fokus bör ligga på att utarbeta en praktisk utvecklingsplan. Utan en tydlig och genomförbar plan riskerar samtalen att förlora sitt syfte och värde.

3. Användning av generativ AI

Att anamma och tillämpa generativ AI är en nyckel till framtida utveckling. Förståelsen för AI:s potential är fortfarande begränsad i många organisationer, men en växande insikt om dess förmåga att effektivisera arbetsprocesser börjar ta form. Att uppmuntra och utbilda medarbetare om AI kan frigöra resurser för mer värdeskapande uppgifter och innovation. Medan vi utforskar denna potential är det också avgörande att ha en strategisk framtidssyn.

Även om det är utmanande att förutse framtiden exakt, är det väsentligt att du tillsammans med din ledningsgrupp utformar en samstämmig vision för framtida riktningar. Att aktivt utveckla och följa en välgrundad plan är mer fördelaktigt än att passivt ”avvakta och se”. Utan en tydlig riktning kan osäkerhet och otydlighet sprida sig, vilket kan kräva betydande insatser för att hantera konsekvenserna.

Genom att engagera dig i din plan, och vara villig att snabbt anpassa dig när situationen kräver, skapar du en stabil grund för både medarbetare och verksamheten att navigera i förändring. Förberedelse för framtida omställningar, både för dig själv och dina medarbetare, blir en integrerad del av att framgångsrikt leda i en dynamisk värld.

Anders Kinding, ledarskapskonsult och författare