Som chef har du en central roll i lönearbetet – det är du som till slut bestämmer lönen för dina medarbetare. När du sätter löner behöver du göra en helhetsbedömning som utgår från medarbetarens arbetsinsats under året. Men du ska också ta hänsyn till eventuell lönekartläggning, lönestrukturer, kollektivavtal och marknadsläget.
Lönesättningen är ett viktigt verktyg i ditt ledarskap. Med en genomtänkt struktur bidrar löneprocessen till att verksamhetens mål nås och att verksamheten utvecklas, samtidigt som medarbetarna känner sig motiverade.
Som närmaste chef är det du som ställer krav, sätter mål och följer upp resultat av dina medarbetares utförda arbete. Därför är det också du som bäst kan avgöra dina medarbetares måluppfyllelse, kompetens och prestation som ligger till grund för deras löner. Se till att ditt mandat är tydligt på det området.
För att säkerställa att lönesättningen följer företagets lönepolicy och blir så konsekvent som möjligt inom hela företaget, är det vanligt att din chef i sin tur granskar ditt löneförslag. Även HR-funktionen och lokala fackliga representanter har viktiga roller i att säkerställa kvaliteten i lönesättningen. Om ditt förslag behöver ändras är det viktigt att du förstår ändringen. Annars blir det svårt för dig att motivera den nya lönen för din medarbetare.
För att löneprocessen ska fungera riktigt bra behöver företaget även ha följande på plats:
Om du arbetar i ett globalt företag är det inte ovanligt att några av dina medarbetare arbetar i ett annat land, vilket gör att ni inte träffas så ofta. Detta kan vara problematiskt och är något som det lokala fackförbundet och arbetsgivaren behöver diskutera och hitta bra lösningar på så att lönepolicyn och löneprocessen fungerar ändå.
Både under utvecklingssamtalet och under lönesamtalet kan det uppstå diskussioner kring varför vissa arbetsinsatser belönas mer än andra och varför en del medarbetare har betydligt högre löner än andra. För att du som chef ska känna dig trygg i att förstå och kunna förklara detta underlättar det mycket om företaget har en lönepolicy och en tydlig lönestruktur .
Företagets lönepolicy ger svar på vad som påverkar lönen och underlättar för medarbetarna att koppla ihop företagets affärsidé med de prestationer och beteenden som leder till framgång. Det är såklart viktigt att lönepolicyn är känd i företaget och att det framgår av lönepolicyn vad som påverkar lönen.
Normalt anger lönepolicyn att lönen påverkas av:
För att du ska kunna sätta rättvisa löner är det alltså viktigt att företaget har en lönepolicy och att du har fått bra kunskap om denna. I lönepolicyn kan du oftast också se vilka grundläggande principer som har avtalats på central nivå. Det kan till exempel handla om att:
Så här kan du skapa en lönepolicy
Om det inte finns någon officiell lönepolicy på företaget bör ledningen ändå kunna bidra med en idé kring hur man ser på lönesättning, som du kan ta med dig in i utvecklings- och lönesamtalet.
Lönestrukturen visar löneläge, lönespridning och relationen mellan löneläget för olika grupper. För individen visar lönestrukturen hur den egna lönen förhåller sig till en rimlig löneutveckling .
Den önskvärda lönestrukturen visar inom vilka spann lönerna normalt bör ligga för olika befattningar och roller i företaget. Lönestrukturen påverkas av lönepolicyn, marknadslönerna, företagets syn på olika befattningar/roller utifrån affärsidén, arbetsvärdering och andra interna överväganden. Arbetet med lönestrukturen omfattar även att analysera om det kan finnas några osakliga löneskillnader , till exempel mellan kvinnor och män.
För att lönestrukturen inte ska baseras på felaktiga antaganden är det viktigt att företaget regelbundet stämmer av att löneläget och lönespridningen för olika befattningar/roller är marknadsmässig. Företagets löner behöver vara konkurrenskraftiga jämfört med lönerna på andra företag för att kunna rekrytera och behålla medarbetare. Det lokala facket och arbetsgivaren behöver diskutera om och på vilket sätt marknadslönerna för olika yrkeskategorier påverkar företagets lönesättning . Vad är marknadslönen? Ska lönerna ligga över, under eller lika med marknaden? Ska lönespridningen vara lika stor och ska det finnas regionala löneskillnader? Som hjälpmedel finns det olika källor med lönestatistik och marknadslöneinformation. Ytterligare ett sätt att kontrollera om företagets löneläge är marknadsmässigt är att fånga upp signaler då medarbetare anställs eller slutar.
Med en bra fungerande lönestruktur har olika befattningar olika lönespann, beroende på hur befattningarna värderas av företaget samt av marknaden. Lönesättningen underlättas av att det finns en tydlig lönestruktur som visar medarbetarens löneläge och rimlig löneutveckling.
I takt med att medarbetaren utvecklar sin kompetens och prestation så stiger också lönen inom ramen för den befattningen. Har medarbetaren redan idag en högre lön än kollegor med motsvarande arbetsuppgifter/ansvar, innebär detta normalt att kravbilden är högre för att få en procentuellt genomsnittlig löneökning. Löneutvecklingen beror alltså inte enbart på prestation utan även på utgångsläget.
Om det saknas en övergripande lönestruktur på företaget, bör du som chef ändå kunna ge din bild av hur du uppfattar medarbetarens lön i förhållande till en tänkt löneutveckling.
Lönen påverkas till största delen av arbetsuppgifterna. Om det skett en förändring, som gjort arbetet betydligt mer eller mindre komplext, är det rimligt att förändringen påverkar lönehöjningen. För att värdera arbetsuppgifterna finns det arbetsvärderingssystem. Om företaget tillämpar ett sådant system kan det användas för att fastställa om det skett någon förändring.
Annars kan förändringen av arbetsuppgifterna diskuteras i lönesamtalet utifrån till exempel nedanstående checklista:
Om frågorna besvaras med ”ja” är det i många fall rimligt att förändringen påverkar lönehöjningen. Om förändringen innebär en förflyttning till en annan grupp i lönestrukturen är det normalt att lönehöjningen tas utanför lönerevisionen.
Den viktigaste delen i lönesamtalet är bedömningen av hur väl medarbetaren bidragit till verksamheten i förhållande till uppsatta mål. Målen behöver tidigare ha diskuterats i exempelvis ett framåtblickande utvecklingssamtal .
Som grund för bedömningen används framför allt två delar: individuell måluppfyllelse och företagets lönekriterier . I takt med att arbetsuppgifterna individualiseras alltmer behövs ofta ett personligt lönekriterium som bestäms i dialogen mellan chef och medarbetare.
För att kunna göra en bedömning av lönekriterierna behövs det någon form av skala. Att det finns en gemensam skala för bedömningen bidrar också till att bedömningen kan bli så enhetlig som möjlig på företaget. Du och dina chefskollegor behöver hantera bedömningen på likartat sätt för att medarbetarna ska kunna förstå hur lönesättningen fungerar. Samtidigt gäller det att inte krångla till det.
Det bästa är naturligtvis om ni kan bli överens om bedömningen. Men det är inte det avgörande. Skulle ni inte bli överens om bedömningen är det viktigast att ni diskuterar vad som ska göras för att målen ska uppfyllas nästa gång.
Observera att föräldralediga ska bedömas på samma sätt som om de hade varit i tjänst. Chefen bedömer helt enkelt de som är föräldralediga utifrån hur de presterade innan de gick på ledigheten.
Det löneökningsutrymme som företaget fördelar respektive år varierar. Vissa centrala kollektivavtal innehåller en siffra att förhålla sig till om ingen annan överenskommelse träffas. Enligt andra avtal sätts löneökningsutrymmet helt lokalt. Oavsett vilket behöver företaget bestämma hur mycket som ska satsas i lönerevisionen.
Ibland kan förväntningarna på lönehöjning överstiga de tillgängliga resurserna vilket betyder att alla inte kommer att bli tillfreds med sin lönehöjning. Eftersom löneökningsutrymmet inte alltid räcker till, behöver företaget och du som chef, med beaktande av löneavtalen, prioritera och fördela löneökningarna på det sätt som bäst bidrar till att utveckla företagets resultat och effektivitet. För att skapa realistiska förväntningar och trovärdighet är det viktigt att företaget kommunicerar hur det går för företaget och förklarar varför löneutfallet blir på ett visst sätt.
När ovanstående ska kopplas ihop med lön underlättar det om det finns en idé om rimlig löneökning vid olika kombinationer av medarbetarens bidrag till verksamheten och löneläge i lönestrukturen.
Det är viktigt att se till hela lönen. Det finns en tendens att fokusera allt för mycket på löneökningen fast den delen enbart utgör någon procent av helheten. Det är hela lönen som är ersättning för det arbete som utförs och det finns ofta ett samband mellan löneläge och löneökningens storlek.
För att kunna bedöma prestation och resultat i lönesamtalet behöver du innan själva lönesamtalet ha pratat med medarbetaren om vilka prestationer och resultat som ska uppnås. Detta görs normalt i ett framåtsyftande mål-, medarbetar- eller utvecklingssamtal .