Lönesamtalet är ett viktigt möte mellan chef och medarbetare. Syftet är att båda parter ska få chansen att framföra sina synpunkter på medarbetarens prestation och framtidsutsikter. Det är viktigt att både du som chef och dina medarbetare har klart för er vad som påverkar lönen.
Lönesamtalet hjälper dina medarbetare att förstå att deras lön inte styrs av hur skickliga de är på att förhandla, utan istället kopplar den individuella löneutvecklingen till resultat, kompetens och skicklighet i yrkesrollen. Du vill att dina medarbetare ska uppleva att deras bidrag till företagets utveckling påverkar deras egen löneutveckling . Många chefer upplever lönesamtalet som den kanske viktigaste men svåraste delen i löneprocessen. Se till att du får utbildning i hur du håller ett lönesamtal med hög kvalitet.
I de flesta företag är det lönerevision en gång per år. Det betyder att du ska sitta ner med var och en av dina medarbetare för att diskutera deras lön och för att meddela vilken ny lön som ska gälla. Det är ett arbete som kräver en del förarbete.
Du ska inte slå ihop lönesamtalen med utvecklingssamtalen. Orsaken är att det lätt blir ett alltför tekniskt resonerande kring löner och nivåer på bekostnad av de viktiga delarna om prestation, kompetens och utveckling som ska vara tyngdpunkten i utvecklingssamtalet.
För medarbetare handlar lönesamtalen om att få feedback på det som gjorts och få reda på vad som ligger till grund för den nya lönen och diskutera vad som kan vara en rimlig framtida löneutveckling.
Både du och dina medarbetare tjänar på att du är väl förberedd. Din HR-avdelning är en bra resurs att vända sig till inför lönesamtalen.
Det är vanligt att lönesamtalen är två till antalet. Först ett lönesamtal och sedan ett löneåterkopplingssamtal (även kallat lönesättande samtal).
Syftet med lönesamtalet är att medarbetaren ska få en möjlighet att själv lägga fram sina argument inför den individuella lönesättningen. Den slutliga lönesättningen sker ofta centralt i företagen, med liten möjlighet för de operativa cheferna att påverka. Men det finns alltid möjligheter till justeringar.
Syftet med löneåterkopplingssamtalet (även kallat lönesättande samtal) är att individuellt informera om resultatet av en genomförd lönerevision. Du som chef berättar för medarbetaren vilken den nya lönen blir efter revisionen. Det är ingen förhandling vid detta tillfälle – den är redan avklarad.
De här samtalen kan bli ganska korta. Lämna information om den nya lönen på ett så konkret och tydlig sätt som möjligt.
Var konkret
Undvik att meddela lönen som en procentuell höjning eller ett ökningsbelopp. Säg INTE: ”Din nya lön höjs med 2,1 % från första mars” eller ”Din lönehöjning blir 450 kronor per månad”. Säg istället vad den nya månadslönen blir: ”Din nya lön blir 31 500 kronor per månad från första mars.” Då minimeras risken för missförstånd. Var beredd på att svara på frågan ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön till nästa år?”
Var saklig
Det är inte ovanligt att en del medarbetaren visar missnöje då du meddelar lön. I de fallen har medarbetaren ofta högre förväntningar på lönen än vad företag och avtal mäktar med.
Ge då din förklaring till lönesättningen så sakligt som du kan, hänvisa till ert samtal om lönesättning och lönepolicyn, och påminn om att lönen är viktigt, men att den bara utgör en del av den totala ersättningen som den anställde får, vid sidan av försäkringar, utveckling och eventuellt andra förmåner.
Om informationen i förväg om lönepolicy och löneförhandlingar skötts bra, kommer de allra flesta medarbetare att vara nöjda med sin nya lön.
I globala företag betraktas ofta löneutrymmet som fråga för koncernledningen. Hänsyn tas dock till lagar och avtal i respektive land. Löneprocessen sker trots det lokalt. Det kan vara nödvändigt att involvera koncernledningen för att klarlägga löneprocessen.
Lönesamtalet är viktigt för dina medarbetare. Därför kan många vara extra spända eller nervösa inför och under samtalet. Du underlättar samtalet och dina möjligheter att få fram det som du tycker är viktigt genom att skapa en bra dialog
Inled lönesamtalet med att du som lönesättande chef formulerar målet med lönesamtalet. Om du och din medarbetare har olika mål kan det vara svårt att få till en bra dialog eftersom mål och förväntningar styr beteende och ordval.
En bra dialog kännetecknas av genuint intresse för varandras perspektiv och en vilja att förstå. Den handlar lika mycket om vad som sägs som hur det sägs. Båda du och din medarbetare behöver få komma till tals, lyssna på varandra, vara närvarande, låta den andre tala till punkt och visa att det finns en vilja att förstå vad den andre säger. Att förstå behöver inte innebära att ni tycker likadant, men det är lättare att respektera varandras ståndpunkter om båda parter fått tala och även blivit lyssnade på. För att visa att du lyssnat och förstått kan det vara effektivt att i korta ordalag återge det som sagts för att säkerställa att din medarbetare känner igen sig.
En viktig del av lönesamtalet är att du som chef ska ge medarbetaren tydlig feedback om faktisk och förväntad prestation. Feedback ska vara konkret och fokusera på prestation och beteende. Negativ feedback kan dock vara känsligt att både ge och få. Framförs det invändningar från medarbetaren är det viktigt att du inte avfärdar eller korrigerar dessa, utan lyssnar på argument och ställer klargörande frågor.
Ge medarbetaren utrymme att ställa frågor och komma med synpunkter utan att gå i försvar. Ett sätt kan vara att sammanfatta era olika uppfattningar och ha respekt för att åsikterna är olika. Tänk på att din medarbetare kan behöva smälta det som sagts och få tid till eftertanke.
För att få fram budskapet är det bättre att fokusera på några få argument. Tänk på att inte framföra för många argument och invändningar på en gång.
Att ömsesidigt kvittera vad man tagit med sig och kommit fram till är ett bra sätt att avsluta. Vid skilda uppfattningar kan en kvittering om vad man inte är överens om ändå ge en bra avslutning.
För det fall en medarbetare brister i prestationen och därför får en avvikande låg löneökning är det viktigt att du som chef för en dialog med medarbetaren om hur detta i framtiden kan åtgärdas för att ge förutsättningar för en positiv löneutveckling . Ni tar tillsamman fram en åtgärdsplan . Hur och när en åtgärdsplan ska upprättas finns i några av Unionens kollektivavtal . Åtgärdsplanen ska upprättas skriftligen och följas upp kontinuerligt.