När frustrationen växer på arbetsplatsen märks det snabbt i möten, chattar och korridorsnack. Kommentarer blir mer cyniska, energin sjunker och fokus flyttas från lösningar till problem. Hur bryter man en sådan spiral?
I det här avsnittet av Jobblivet diskuterar ledaren Ann-Charlotte Baudin och Unionens ombudsman Dag Bremberg hur chefer kan hantera negativ stämning i team – och vända den till något mer konstruktivt.
Börja med att lyssna
När missnöjet ökar behöver vi först förstå vad som ligger bakom. Ann-Charlotte Baudin beskriver hur hon i tuffare perioder lägger extra tid på att lyssna in teamet.
”Man behöver vara observant på stämningar och beteendeförändringar. Vad är det egentligen som händer i gruppen?”
När människor känner sig hörda minskar ofta behovet av att ventilera frustration i andra sammanhang, vilket i värsta fall spär på missnöjet och försvårar för lösningar.
Från problem till ansvar
Samtidigt menar Ann-Charlotte att chefer ibland behöver utmana medarbetare som fastnar i negativitet. En fråga hon ofta ställer är enkel men kraftfull: ”Vad kan du själv bidra med för att vi ska ta oss framåt?”
Genom att flytta fokus från problemet till individens möjlighet att påverka förändras ofta samtalet. Det handlar inte längre bara om vad som är fel, utan om vad som går att göra åt det.
Ventilera – men gå vidare
Dag Bremberg berättar om ett tillfälle när han gjorde tvärtom mot att försöka stoppa klagandet. Han kallade till ett möte där medarbetarna fick tävla i att gnälla mest. Den som vann fick en symbolisk ”gnällspik”.
Resultatet blev oväntat effektivt. När frustrationen väl hade fått komma ut minskade behovet av att fortsätta älta problemen. Poängen är inte att uppmuntra negativitet, utan att skapa en ventil så att gruppen kan gå vidare.
Visa riktningen igen
När energin sjunker i en organisation handlar mycket om att återkoppla till syftet. Ann-Charlotte menar att chefer kan behöva repetera riktningen oftare än de tror.
Varför gör vi det här arbetet? Vad är målet? Och varför är det viktigt?
När människor förstår sammanhanget ökar chansen att de engagerar sig i lösningen i stället för att fastna i frustrationen.
Färre möten – mer fokus
Negativitet kan också växa när människor upplever att tiden används ineffektivt. Ann-Charlotte lyfter möten som ett vanligt exempel. När möten saknar tydlig agenda och beslut uteblir skapas frustration.
När teamet börjar reflektera över hur tiden används uppstår ofta nya idéer om hur arbetet kan bli mer meningsfullt.
Små förändringar kan göra stor skillnad
Att vända en negativ trend handlar sällan om ett stort beslut. Ofta är det summan av små förändringar: Mer närvaro från chefen. Tydligare prioriteringar. Fler samtal om lösningar.
Lyssna på hela avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund med sig av konkreta råd för hur du kan skapa möten som faktiskt tar verksamheten framåt.
Steg 1: Börja med ett tydligt syfte
Om det finns en sak som återkommer genom hela samtalet är det vikten av syfte.
– Grunden för ett möte är ett tydligt syfte, säger Micke Darmell.
Micke Darmell har ägnat större delen av sitt yrkesliv åt en fråga som de flesta har starka åsikter om: möten. Som föreläsare, utbildare och författare har han i över 30 år hjälpt organisationer att utveckla sin möteskultur, och ett tydligt syfte är en grundsten som förvånansvärt ofta saknas, menar han.
Alla deltagare ska förstå varför mötet finns, redan innan det börjar. Syftet ska framgå i inbjudan och upprepas när mötet startar. Det handlar inte bara om att veta vad som ska diskuteras, utan också om vilken effekt mötet ska leda till.
När syftet är tydligt blir det lättare att avgöra vilka som behöver vara med och vilka frågor som faktiskt hör hemma där.
Steg 2: Gör mötet till en dialog
Många möten präglas fortfarande av envägskommunikation. Chefen informerar och deltagarna lyssnar.
Men enligt både Jesper Wiklund och Micke Darmell går organisationer miste om en enorm resurs när möten används på det sättet.
– Använd kraften i medarbetarna under de här mötena, säger Micke Darmell.
De personer som arbetar närmast verksamheten sitter ofta på värdefulla perspektiv, idéer och lösningar. För att fånga upp dem krävs tid för dialog.
Jesper Wiklund lyfter arbetsplatsträffar som ett exempel.
– Det handlar om att vi ska lyssna på de medarbetare som är engagerade och kan verksamheten.
När fler deltar aktivt ökar både kvaliteten på besluten och känslan av delaktighet.
Steg 3: Lämna mötet med ett beslut
Ett möte utan tydlig avslutning skapar lätt frustration. Därför behöver deltagarna veta vad som har beslutats, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska hända efteråt.
När människor lämnar mötet med tydlighet minskar behovet av uppföljningsmöten och diskussioner som upprepar sådant som redan borde vara avgjort.
Små förändringar kan ge stora effekter
Bättre möten handlar inte alltid om stora omorganisationer eller nya verktyg. Ibland räcker det med enkla förändringar. Fler pauser. Tydligare spelregler. En agenda som faktiskt följs.
Micke Darmell lyfter också vikten av energi.
– Vi har inte kul tillsammans på mötena längre, säger han.
Möten handlar inte bara om beslut. De bygger också relationer, tillit och samarbete. När människor trivs tillsammans blir det lättare att lösa problem tillsammans.
Börja redan i morgon
För den chef som vill förbättra möteskulturen finns ett enkelt råd. Mät hur mötena fungerar i dag. Fråga medarbetarna vad som fungerar och vad som inte fungerar. Och börja med att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte.
Som Micke Darmell uttrycker det:
– Att sitta på ett möte utan ett tydligt syfte är precis som att sätta sig i en taxi och säga: Kör.
Det kan bli en spännande resa. Men risken är stor att den blir både dyr och att ni hamnar helt fel.
Lyssna på hela avsnittet här.
