De flesta arbetsplatser vill vara öppna och inkluderande. Men hur vet du som chef egentligen att medarbetarna vågar säga vad de tycker? En arbetsplats där inga problem lyfts upp är inte nödvändigtvis en trygg arbetsplats – ibland är det tvärtom.
För Therese Tengner, global HR-chef på Skanska, är en öppen arbetsmiljö affärskritisk.
– Vi behöver allas kompetens. Vi har en verksamhet med mycket risker och små marginaler. Därför behöver vi få in allas perspektiv tidigt, säger hon.
Många organisationer lutar sig mot medarbetarundersökningar och pulsmätningar för att ta tempen på känslan på kontoret. Det är viktiga verktyg, men de berättar inte hela sanningen, menar Tengner.
– Den verkliga mätningen får man genom att titta på hur det ser ut i vardagen. Vilka röster hörs i rummet? Fördelas taltiden jämnt? Kommer frågor upp tidigt? Lyfts risker tidigt?
En vanlig missuppfattning är att få rapporterade problem betyder att verksamheten fungerar bra. Men enligt både Therese Tengner och Unionens ombudsman Dag Bremberg kan det vara precis tvärtom.
– Hur många säkerhetsincidenter loggar vi? Hur många tillbudsrapporter skrivs? Att det blir fler sådana är faktiskt positivt. Det visar att medarbetarna är trygga med att lyfta problem, säger Dag Bremberg.
När människor slutar säga ifrån finns det däremot anledning att reagera.
– Frågor slutar ställas, eller man slutar komma med invändningar. Möten kan gå fortare och perspektiven blir för smala. Det är signaler man behöver vara uppmärksam på, säger Therese Tengner.
Även jargongen säger mycket om kulturen. Skämt som går över gränsen eller några få personer som dominerar samtalen kan vara tecken på att andra inte längre känner sig trygga att bidra.
En annan fallgrop är att tro att den egna bilden av arbetsplatsen är densamma som medarbetarnas.
– Mitt Skanska kanske inte är allas Skanska. Den bild jag har av bolaget behöver ju inte nödvändigtvis vara din upplevelse, säger Therese Tengner.
Hon berättar att de utöver enkäter också arbetar med djupintervjuer där olika grupper av medarbetare får beskriva sin vardag.
– När vi får in den bilden blir vi som ledning förpliktade att göra något åt de eventuella problem som kommer upp, säger hon.
Först när medarbetare ser att synpunkter tas på allvar, att kritik bemöts med nyfikenhet och att ledningar aktivt arbetar för att ta itu med uppkomna problem börjar tilliten växa.
Men den kan snabbt raseras, om den inte hanteras varsamt.
– Tillit bygger du upp sten för sten. De gånger man missar faller några stenar bort. Och gör man bort sig rejält, då kan man vara nere i en rejäl grop.
Nästa artikel
Therese Tengner, global HR-chef på Skanska, lyfter fram ett verktyg som hon menar att chefer bör använda sig av oftare: Att vara tydlig med att du inte har alla svar.
Det skickar en signal till gruppen att det är okej att ställa frågor, tänka högt och bidra med olika perspektiv.
– Vi behöver fler perspektiv innan vi kan ta beslut, säger hon.
Att skapa ett öppet klimat handlar inte om att låta möten flyta fritt. Tvärtom krävs ett aktivt ledarskap.
– Chefen kan säkerställa att röster som kanske inte hörs tydligt nog lyfts in i konversationen. Man kan sammanfatta och säga: "Vi behöver fler perspektiv här."
Samtidigt behöver chefen ibland göra motsatsen.
– Man kan behöva dämpa dem som tar för mycket plats. Och om någon har ett beteende som inte fungerar tar man det samtalet utanför rummet, säger Tengner.
Många gånger finns det en arbetsmiljöpolicy eller liknande som förkunnar att det ska råda ett öppet och tryggt arbetsklimat, men det är inte alltid som det faktiskt efterföljs i praktiken.
– Det räcker inte med att säga en gång: "Vi har högt i tak." Det gäller verkligen att leva efter de värderingarna och göra det tydligt om och om igen, säger Unionens ombudsman Dag Bremberg.
När medarbetare lyfter problem ska de mötas med nyfikenhet, inte försvar. När någon rapporterar en risk ska det hända något. Annars försvinner tilliten snabbt, menar han.
En chef behöver också våga vara ute i verksamheten och ställa öppna frågor – och vara genuint nyfiken på svaren, menar Therese Tengner.
– Om någon ställer en fråga och en hög chef svarar: "Nej, jag vet inte. Men jag kan kolla med teamet." Då är det tio av tio poäng, säger hon.
Lyssna på hela avsnittet av Jobblivet, om hur man skapar ett tryggt arbetsklimat.
