Lönesamtalet är för många medarbetare ett av årets viktigaste möten, och därför är det oerhört viktigt att de förbereds på rätt sätt för att undvika onödig frustration och otydligheter. I det här avsnittet av Unionens podd Jobblivet för chefer och egenföretagare pratar vi bland annat om några vanliga misstag – och vad du kan göra i stället.
Det kanske vanligaste misstaget är att behandla lön som en isolerad fråga. När allt ska avhandlas i ett enda samtal blir det lätt både laddat och svårt.
I stället behöver du prata om prestation och förväntningar kontinuerligt. När lönesamtalet väl kommer ska det kännas som en naturlig summering av sådant ni redan pratat om.
Du skickar blandade signaler
Om du som chef signalerar att allt fungerar bra, men sedan landar i en låg löneökning, skapas en krock.
Det bästa är att vara tydlig – hela året – så att medarbetaren får en god chans att förändra och förbättra beteenden som kan ligga till grund för en låg löneökning.
Du kommer oförberedd
Ett bra lönesamtal börjar långt innan mötet. Att förlita sig på minnet räcker sällan. Både chef och medarbetare behöver ha bra underlag att stötta sig mot.
Många chefer som lyckas väl arbetar med löpande anteckningar eller regelbundna avstämningar. Det ger en stabil grund när det är dags att fatta beslut.
Du pratar från manus
När samtalet blir för stelt försvinner det mänskliga. Om du som chef plötsligt låter annorlunda än i andra sammanhang skapar det en distans mellan er som kan göra medarbetaren obekväm.
Som chef behöver du vara tydlig och konsekvent, men fortfarande prata på ett sätt som känns äkta.
Fel förutsättningar i rummet
Hur ni sitter spelar större roll än man kan tro. Att sitta mitt emot varandra kan förstärka känslan av förhandling vilket kan leda till onödig spänning i samtalet.
Ett mer avslappnat upplägg, där ni sitter bredvid varandra eller i en öppen miljö, kan göra stor skillnad. Det signalerar samarbete i stället för motstånd.
Du saknar en plan framåt
Ett lönesamtal ska inte bara handla om det som varit. Det behöver också peka framåt. Om ni avslutar utan en gemensam bild av nästa steg riskerar samtalet att kännas tomt. En tydlig plan skapar riktning och motivation.
Samtalet speglar ditt ledarskap
Ett väl genomfört samtal präglas av tydlighet, respekt och förberedelse. När båda parter vet vad som förväntas, och när det finns en gemensam bild av prestation och utveckling, minskar risken för konflikter. Då blir samtalet i stället ett tillfälle att stärka relationen och sätta riktning framåt.
Det är också då du märker att du gjort rätt under året. När samtalet inte innehåller några överraskningar, utan mest bekräftar det ni redan pratat om.
Lyssna på hela avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar gruppchefen Halsho Rostam och Unionens centrala ombudsman Gunilla Krieg med sig av sina erfarenheter av svåra samtal.
Tydlighet och empati hör ihop
Många chefer oroar sig för hur den andra personen ska reagera. Blir det ilska, tårar eller försvar?
– Det handlar sällan bara om själva budskapet. Oftast är det ovissheten kring hur det kommer att tas emot som känns svårast, säger Halsho Rostam.
Förberedelsen börjar därför långt innan mötet. Det första steget är att vara klar över syftet. Varför ska samtalet hållas? Vad behöver personen förstå när mötet är slut?
Samtidigt behöver chefen vara mentalt förberedd på olika reaktioner. Att tänka igenom möjliga scenarier kan göra det lättare att behålla lugnet när känslorna väl kommer.
Våga stanna kvar i känslan
När en medarbetare reagerar starkt är det lätt att vilja lösa situationen direkt. Men det är oftast fel väg att gå.
– Om någon blir arg så försöker jag lyssna lugnt utan att gå i försvar. Om någon blir ledsen behöver man våga stanna kvar i stunden, säger Halsho Rostam.
Tystnad kan också vara en naturlig del av processen. Alla behöver inte svara direkt. Ibland är det viktigaste att ge personen tid att ta in det som sagts. Målet är inte att ta bort känslorna. Målet är att skapa ett samtal där personen känner sig hörd och bemött med respekt.
Var rak – men mänsklig
Många chefer tror att tydlighet och empati står i konflikt med varandra. I själva verket är det tvärtom. Empati handlar inte om att undvika det obehagliga. Det handlar om att ta ansvar för situationen tillsammans med den som berörs.
– Det handlar om att vara rak med budskapet men mjuk i sättet man förmedlar det, säger Halsho Rostam.
Gunilla Krieg känner igen bilden.
– Det allra sämsta är att inte ta samtalet alls. När chefer undviker svåra frågor kan konsekvensen bli att medarbetaren aldrig får en rimlig chans att förstå vad som förväntas eller förändra sitt beteende, säger hon.
Arbetet börjar efter mötet
Ett svårt samtal är sällan avslutat när mötesrummet töms. Uppföljningen är minst lika viktig.
Halsho Rostam menar att många chefer underskattar betydelsen av att finnas kvar efteråt.
– Det viktigaste är att följa upp och se hur personen har tagit emot samtalet. Ett svårt samtal får inte bara bli ord i stunden, utan måste följas av handlingar och tydlighet.
När människor känner sig respekterade, även i jobbiga situationer, blir det också lättare att gå vidare. Det gäller oavsett om samtalet handlar om utveckling, förändring eller i till och med att en anställning avslutas.
