Kom överens om när ni ska vara nåbara på mejl och telefon

Denna policy togs fram på en större arbetsplats för att göra det tydligt hur man ska kommunicera med varandra efter ordinarie arbetstid. På arbetsplatsen finns ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och många av tjänstemännen har fria arbetstider.

Initiativet till policyn togs av cheferna. Efter en diskussion på en arbetsplatsträff med alla medarbetare, tog man fram en policy tillsammans med arbetsmiljöombudet. Därefter skickades förslaget till medarbetarna som kunde kommentera innan den slutligen antogs. Det intressanta med denna policy är att den tar bort kravet på att svara under delar av dygnet.

Nåbarhet och tillgänglighet på arbetsplatsen – så vill vi ha det

Mejlvett

• Svar på mejl och telefon förväntas endast under normal arbetstid klockan 8.30-17.00. Övriga tider förväntas inget svar.
• Var tydlig med ämnet i mejlhuvudet.
• Var noggrann med vem som får kopia på mejlet, skicka inte kopior i onödan
• Stäng av mejlsynken utanför normal arbetstid

Mötesvett

• I möjligaste mån hålla möten som börjar och slutar mellan klockan 9.00 och 16.00 för att underlätta för dem som måste hämta och lämna barn

Om det är brådskande

• Sms:a eller ring om det är brådskande och utanför arbetstid 8.30-17.00.
• Var tydlig med att det är brådskande
• Om det inte är tydligt att det är brådskande så förväntas inget svar utanför normal arbetstid

Om vi inte befinner oss på kontoret

• Skriv på den stora whiteboardtavlan var du befinner dig.
• Meddela närmsta chef om du är sjuk/borta/vabbar eller liknande med kopia till enhetsassistenten så att hen kan skriva på tavlan.
• Dela och använd Outlook-kalendern så att andra på enheten kan gå in och se om du är tillgänglig.
• Denna policy utvärderas och uppdateras varje år.

Denna policy kommer från ett större industriföretag med utländska ägare och produktion och marknader i flera tidszoner. Initiativet kom från fackklubben efter att arbetsmiljöombudet uppmärksammat att det inte fanns några regler för kommunikation efter kontorstid.

Fackklubben och HR-avdelningen jobbade länge med frågan och både facket och resten av företaget fick lämna synpunkter på förslaget, innan det till slut antogs av arbetsgivaren. Det mest intressanta med denna policy är:

• Den som kommunicerar ska ta hänsyn till andras fritid
• Hur och när man använder digitala verktyg
• Ökad tillgänglighet och flexibilitet i arbetet

Inledning

Företaget verkar i en global miljö med ökad konkurrens och krav på ökad effektivitet. Företaget och dess samarbetspartners är spridda i många länder och tidszoner.

För att hantera utmaningarna detta leder till för samarbete och kommunikation är mobiltelefoner och mobil datoruppkoppling en nödvändighet.

Företaget strävar efter att vara en modern och attraktiv arbetsgivare.  Detta innebär att ge medarbetarna och företaget flexibilitet samtidigt som det måste finnas gränser för tillgängligheten. Här är riktlinjer och rekommendationer till företagets chefer.

Digital nåbarhetspolicy

Generella principer
Att vi använder digitala verktyg innebär inte att medarbetaren ständigt ska vara uppkopplad. Men det skapar möjligheter till ökad flexibilitet och leder till högre förväntningar på tillgänglighet och nåbarhet.

Behovet av flexibilitet och nåbarhet varierar beroende på verksamhetens art och medarbetarens behov att få ihop sitt livspussel. För att balansera detta, med hänsyn till verksamhetens behov, medarbetarens hälsa och till lagstiftning, har företaget tagit fram några enkla principer för hur vi bör förhålla oss till detta:

1. Inled via dialog med medarbetarna
   Det är viktigt att ha en dialog om förväntningar kring nåbarhet och flexibilitet. Samtal bör hållas mellan chef och medarbetare, gemensamt inom den egna arbetsgruppen och i ledningsgrupper. Att ha samsyn i frågan är en grundförutsättning för att det ska fungera.
   
   Digital nåbarhet kan öka den totala arbetsbelastningen, samtidigt som flexibiliteten den innebär kan möjliggöra ett bättre livspussel. Periodvis kan det vara acceptabelt med en högre arbetsbelastning men inte ständigt. Som chef är det ditt ansvar att den totala arbetsbelastningen inte blir för hög. Ta reda på hur dina medarbetare mår!
2.  Principer för arbete och digital nåbarhet utanför ordinarie arbetstid
   Det är alltid avsändarens ansvar att tänka till innan ett mejl ska skickas eller ett telefonsamtal ringas. Var tydlig med om du förväntar dig svar. Fråga dig själv hur viktigt är det att du kontaktar någon just nu? Det är inte acceptabelt att regelbundet kontakta medarbetare och kollegor på ledig tid, om inte rollens karaktär är sådan. Respektera medarbetare och kollegor som är hemma och är sjuka. Om du jobbar på helger och kvällar, tänk då på att jobba off-line eller vänta med att skicka mejlet till dagen efter. Använd funktionen ”delay delivery” (fördröjd leverans).
3. Principer kring arbete utanför arbetsplatsen (exempelvis hemarbete)
   Det kan ibland finnas behov att sporadiskt arbeta utanför arbetsplatsen. Möjligheten beror på vilken roll man har och verksamhetens art. Det är dock alltid upp till närmaste chef att besluta i frågan. Om det sker regelbundet ska en överenskommelse om distansarbete upprättas.

• Du som chef ska stämma av i din ledningsgrupp hur er sektion eller avdelning ska förhålla sig till hemarbete.
• Det är viktigt att påpeka att det inte är en rättighet eller någon rättvisefråga
• Det krävs ett förtroende och öppenhet mellan chef och medarbetare. Man kommer överens om vad som ska göras och hur man följer upp det.
• Som chef måste du vara uppmärksam på att arbete hemifrån och oregelbundna arbetstider kan dölja problem.
• Även om man är sjuk kan man ha viss arbetsförmåga. Det kan i vissa fall till och med vara lämpligt att jobba hemifrån helt eller delvis, till exempel vid risk för smitta.
• Att arbeta hemifrån samma dag som man vabbar är möjligt så länge man inte tar ut lön och tillfällig föräldrapenning för samma tid. Lön + ersättning får inte heller överstiga ordinarie arbetstid (normalt 8 timmar).
• Vid hemarbete måste tidredovisning hanteras manuellt

Denna digitala nåbarhetspolicy kommer från ett mindre företag med cirka 30  tjänstemän . Initiativet till en policy togs av några av medarbetarna eftersom många kände ett krav på sig att hela tiden var kontaktbara. Efter en diskussion på arbetsplatsen kom man fram till ett gemensamt dokument som arbetsgivaren sedan förtydligade och godkände.

Digital nåbarhetspolicy

Idag kan vi själva bestämma när på dygnet vi ska utföra en arbetsuppgift, men tänk på att bara för att du väljer att jobba vid en tidpunkt så kanske någon annan har tänkt vara ledig. Därför är det viktigt att vi har respekt för varandra när vi kommunicerar via mejl och telefon.

• Ledningen kommer inte att kommunicera ut någon viktig information utanför ordinarie kontorstid. All viktig information skickas bara under kontorstid eller delges på möten.
• Det finns ingen förväntan om svar på kommunikation som sker utanför ordinarie kontorstid
• Om det passar dig får du gärna arbeta kväll och helg, men använd gärna fördröjd leverans av mejl för att inte störa kollegorna på fritiden.
• Cheferna har ett särskilt ansvar att föregå med gott exempel
• Frågan ska återkommande diskuteras under arbetsplatsträffarna