Lönesamtal med medarbetare när du är chef

Viktigt att ha lönepolicy

Både under utvecklingssamtalet och under lönesamtalet kan det uppstå diskussioner kring varför vissa arbetsinsatser belönas mer än andra och varför en del medarbetare har betydligt högre löner än andra. För att du som chef ska känna dig trygg i att förstå och kunna förklara detta underlättar det mycket om företaget har en lönepolicy och en tydlig lönestruktur .

Lönepolicyn en hjälp för medarbetarna

Företagets lönepolicy ger svar på vad som påverkar lönen och underlättar för medarbetarna att koppla ihop företagets affärsidé med de prestationer och beteenden som leder till framgång. Det är såklart viktigt att lönepolicyn är känd i företaget och att det framgår av lönepolicyn vad som påverkar lönen.

Om det inte finns någon officiell lönepolicy på företaget bör ledningen ändå kunna bidra med en idé kring hur man ser på lönesättning , som du kan ta med dig in i utvecklings- och lönesamtalet.

Så här kan du skapa en lönepolicy

Bakgrund

Lönestrukturen visar löneläge, lönespridning och relationen mellan löneläget för olika grupper. För individen visar lönestrukturen hur den egna lönen förhåller sig till en rimlig löneutveckling .

Vilka faktorer påverkar lönestrukturen?

Den önskvärda lönestrukturen visar inom vilka spann lönerna normalt bör ligga för olika befattningar och roller i företaget. Lönestrukturen påverkas av lönepolicyn, marknadslönerna, företagets syn på olika befattningar/roller utifrån affärsidén, arbetsvärdering och andra interna överväganden. Arbetet med lönestrukturen omfattar även att analysera om det kan finnas några osakliga löneskillnader , till exempel mellan kvinnor och män.

För att lönestrukturen inte ska baseras på felaktiga antaganden är det viktigt att företaget regelbundet stämmer av att löneläget och lönespridningen för olika befattningar/roller är marknadsmässig. Som hjälpmedel finns det olika källor med lönestatistik och marknadslöneinformation. Ytterligare ett sätt att kontrollera om företagets löneläge är marknadsmässigt är att fånga upp signaler då medarbetare anställs eller slutar.

Aktuella marknadslöner

Lönesättning

Med en bra fungerande lönestruktur har olika befattningar olika lönespann, beroende på hur befattningarna värderas av företaget samt av marknaden. Lönesättningen underlättas av att det finns en tydlig lönestruktur som visar medarbetarens löneläge och rimlig löneutveckling.

I takt med att medarbetaren utvecklar sin kompetens och prestation så stiger också lönen inom ramen för den befattningen. Har medarbetaren redan idag en högre lön än kollegor med motsvarande arbetsuppgifter/ansvar, innebär detta normalt att kravbilden är högre för att få en procentuellt genomsnittlig löneökning. Löneutvecklingen beror alltså inte enbart på prestation utan även på utgångsläget.

Om det saknas en övergripande lönestruktur på företaget, bör du som chef ändå kunna ge din bild av hur du uppfattar medarbetarens lön i förhållande till en tänkt löneutveckling.

Mer komplexitet ger högre lön

Lönen påverkas till största delen av arbetsuppgifterna. Om det skett en förändring, som gjort arbetet betydligt mer eller mindre komplext, är det rimligt att förändringen påverkar lönehöjningen. För att värdera arbetsuppgifterna finns det arbetsvärderingssystem. Om företaget tillämpar ett sådant system kan det användas för att fastställa om det skett någon förändring.

Annars kan förändringen av arbetsuppgifterna diskuteras i lönesamtalet utifrån till exempel nedanstående checklista:

• Har det skett någon förändring i arbetsuppgifterna?
• Om ja, innebär förändringen att arbetet har blivit betydligt mer komplext/svårare?
• Gäller förändringen tillsvidare?

Om frågorna besvaras med ”ja” är det i många fall rimligt att förändringen påverkar lönehöjningen. Om förändringen innebär en förflyttning till en annan grupp i lönestrukturen är det normalt att lönehöjningen tas utanför lönerevisionen.

Har medarbetaren bidragit till att nå verksamhetens mål?

Den viktigaste delen i lönesamtalet är bedömningen av hur väl medarbetaren bidragit till verksamheten i förhållande till uppsatta mål. Målen behöver tidigare ha diskuterats i exempelvis ett framåtblickande utvecklingssamtal .

Samma bedömningsskala för alla medarbetare

Som grund för bedömningen används framför allt två delar: individuell måluppfyllelse och företagets lönekriterier . I takt med att arbetsuppgifterna individualiseras alltmer behövs ofta ett personligt lönekriterium som bestäms i dialogen mellan chef och medarbetare.

För att kunna göra en bedömning av lönekriterierna behövs det någon form av skala. Att det finns en gemensam skala för bedömningen bidrar också till att bedömningen kan bli så enhetlig som möjlig på företaget. Du och dina chefskollegor behöver hantera bedömningen på likartat sätt för att medarbetarna ska kunna förstå hur lönesättningen fungerar. Samtidigt gäller det att inte krångla till det.

Det bästa är naturligtvis om ni kan bli överens om bedömningen. Men det är inte det avgörande. Skulle ni inte bli överens om bedömningen är det viktigast att ni diskuterar vad som ska göras för att målen ska uppfyllas nästa gång.

Hur bedöms föräldralediga?

Observera att föräldralediga ska bedömas på samma sätt som om de hade varit i tjänst. Chefen bedömer helt enkelt de som är föräldralediga utifrån hur de presterade innan de gick på ledigheten.

Löneökningsutrymmet kan variera

Det löneökningsutrymme som företaget fördelar respektive år varierar. Vissa centrala kollektivavtal innehåller en siffra att förhålla sig till om ingen annan överenskommelse träffas. Enligt andra avtal sätts löneökningsutrymmet helt lokalt. Oavsett vilket behöver företaget bestämma hur mycket som ska satsas i lönerevisionen.

Ibland kan förväntningarna på lönehöjning överstiga de tillgängliga resurserna vilket betyder att alla inte kommer att bli tillfreds med sin lönehöjning. Eftersom löneökningsutrymmet inte alltid räcker till, behöver företaget och du som chef, med beaktande av löneavtalen, prioritera och fördela löneökningarna på det sätt som bäst bidrar till att utveckla företagets resultat och effektivitet. För att skapa realistiska förväntningar och trovärdighet är det viktigt att företaget kommunicerar hur det går för företaget och förklarar varför löneutfallet blir på ett visst sätt.

Den individuella löneökningen fastställs utifrån en helhetsbedömning av det som nämnts ovan:

• Företagets lönepolicy  
• Medarbetarens plats i lönestrukturen
• Eventuellt förändrade arbetsuppgifter
• Medarbetarens bidrag till verksamheten i form av bedömning av lönekriterierna och måluppfyllelse
• Löneökningsutrymmets storlek

När ovanstående ska kopplas ihop med lön underlättar det om det finns en idé om rimlig löneökning vid olika kombinationer av medarbetarens bidrag till verksamheten och löneläge i lönestrukturen.

Se till helheten

Det är viktigt att se till hela lönen. Det finns en tendens att fokusera allt för mycket på löneökningen fast den delen enbart utgör någon procent av helheten. Det är hela lönen som är ersättning för det arbete som utförs och det finns ofta ett samband mellan löneläge och löneökningens storlek.