Tre steg mot bättre och effektivare möten

I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund med sig av konkreta råd för hur du kan skapa möten som faktiskt tar verksamheten framåt.

Steg 1: Börja med ett tydligt syfte

Om det finns en sak som återkommer genom hela samtalet är det vikten av syfte.

– Grunden för ett möte är ett tydligt syfte, säger Micke Darmell.

Micke Darmell har ägnat större delen av sitt yrkesliv åt en fråga som de flesta har starka åsikter om: möten. Som föreläsare, utbildare och författare har han i över 30 år hjälpt organisationer att utveckla sin möteskultur, och ett tydligt syfte är en grundsten som förvånansvärt ofta saknas, menar han.

Alla deltagare ska förstå varför mötet finns, redan innan det börjar. Syftet ska framgå i inbjudan och upprepas när mötet startar. Det handlar inte bara om att veta vad som ska diskuteras, utan också om vilken effekt mötet ska leda till.

När syftet är tydligt blir det lättare att avgöra vilka som behöver vara med och vilka frågor som faktiskt hör hemma där.

Steg 2: Gör mötet till en dialog

Många möten präglas fortfarande av envägskommunikation. Chefen informerar och deltagarna lyssnar.

Men enligt både Jesper Wiklund och Micke Darmell går organisationer miste om en enorm resurs när möten används på det sättet.

– Använd kraften i medarbetarna under de här mötena, säger Micke Darmell.

De personer som arbetar närmast verksamheten sitter ofta på värdefulla perspektiv, idéer och lösningar. För att fånga upp dem krävs tid för dialog.

Jesper Wiklund lyfter arbetsplatsträffar som ett exempel.

– Det handlar om att vi ska lyssna på de medarbetare som är engagerade och kan verksamheten.

När fler deltar aktivt ökar både kvaliteten på besluten och känslan av delaktighet.

Steg 3: Lämna mötet med ett beslut

Ett möte utan tydlig avslutning skapar lätt frustration. Därför behöver deltagarna veta vad som har beslutats, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska hända efteråt.

När människor lämnar mötet med tydlighet minskar behovet av uppföljningsmöten och diskussioner som upprepar sådant som redan borde vara avgjort.

Små förändringar kan ge stora effekter

Bättre möten handlar inte alltid om stora omorganisationer eller nya verktyg. Ibland räcker det med enkla förändringar. Fler pauser. Tydligare spelregler. En agenda som faktiskt följs.

Micke Darmell lyfter också vikten av energi.

– Vi har inte kul tillsammans på mötena längre, säger han.

Möten handlar inte bara om beslut. De bygger också relationer, tillit och samarbete. När människor trivs tillsammans blir det lättare att lösa problem tillsammans.

Börja redan i morgon

För den chef som vill förbättra möteskulturen finns ett enkelt råd. Mät hur mötena fungerar i dag. Fråga medarbetarna vad som fungerar och vad som inte fungerar. Och börja med att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte.

Som Micke Darmell uttrycker det:

– Att sitta på ett möte utan ett tydligt syfte är precis som att sätta sig i en taxi och säga: Kör.

Det kan bli en spännande resa. Men risken är stor att den blir både dyr och att ni hamnar helt fel.

Lyssna på hela avsnittet här.