Det finns få uppgifter i chefsrollen som väcker så mycket obehag som att ta svåra samtal med medarbetare. Du kan behöva ta upp bristande prestation, oacceptabelt beteende eller lämna ett tråkigt besked som påverkar någons framtid. Och ofta är det just dessa samtal som ställer ledarskapet på sin spets.
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar gruppchefen Halsho Rostam och Unionens centrala ombudsman Gunilla Krieg med sig av sina erfarenheter av svåra samtal.
Tydlighet och empati hör ihop
Många chefer oroar sig för hur den andra personen ska reagera. Blir det ilska, tårar eller försvar?
– Det handlar sällan bara om själva budskapet. Oftast är det ovissheten kring hur det kommer att tas emot som känns svårast, säger Halsho Rostam.
Förberedelsen börjar därför långt innan mötet. Det första steget är att vara klar över syftet. Varför ska samtalet hållas? Vad behöver personen förstå när mötet är slut?
Samtidigt behöver chefen vara mentalt förberedd på olika reaktioner. Att tänka igenom möjliga scenarier kan göra det lättare att behålla lugnet när känslorna väl kommer.
Våga stanna kvar i känslan
När en medarbetare reagerar starkt är det lätt att vilja lösa situationen direkt. Men det är oftast fel väg att gå.
– Om någon blir arg så försöker jag lyssna lugnt utan att gå i försvar. Om någon blir ledsen behöver man våga stanna kvar i stunden, säger Halsho Rostam.
Tystnad kan också vara en naturlig del av processen. Alla behöver inte svara direkt. Ibland är det viktigaste att ge personen tid att ta in det som sagts. Målet är inte att ta bort känslorna. Målet är att skapa ett samtal där personen känner sig hörd och bemött med respekt.
Var rak – men mänsklig
Många chefer tror att tydlighet och empati står i konflikt med varandra. I själva verket är det tvärtom. Empati handlar inte om att undvika det obehagliga. Det handlar om att ta ansvar för situationen tillsammans med den som berörs.
– Det handlar om att vara rak med budskapet men mjuk i sättet man förmedlar det, säger Halsho Rostam.
Gunilla Krieg känner igen bilden.
– Det allra sämsta är att inte ta samtalet alls. När chefer undviker svåra frågor kan konsekvensen bli att medarbetaren aldrig får en rimlig chans att förstå vad som förväntas eller förändra sitt beteende, säger hon.
Arbetet börjar efter mötet
Ett svårt samtal är sällan avslutat när mötesrummet töms. Uppföljningen är minst lika viktig.
Halsho Rostam menar att många chefer underskattar betydelsen av att finnas kvar efteråt.
– Det viktigaste är att följa upp och se hur personen har tagit emot samtalet. Ett svårt samtal får inte bara bli ord i stunden, utan måste följas av handlingar och tydlighet.
När människor känner sig respekterade, även i jobbiga situationer, blir det också lättare att gå vidare. Det gäller oavsett om samtalet handlar om utveckling, förändring eller i till och med att en anställning avslutas.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare berättar gruppchefen Halsho Rostam och Unionens centrala ombudsman Gunilla Krieg om misstagen som gör svåra samtal ännu svårare – och hur du undviker dem.
Misstag 1: Du väntar för länge
Det vanligaste felet är också det mest kostsamma. Många chefer hoppas att problemet ska lösa sig självt och skjuter därför upp samtalet.
– Tyvärr är det ganska vanligt att man inte vågar ta samtalet alls, säger Gunilla Krieg.
När feedback uteblir kan medarbetaren uppleva att allt fungerar som vanligt. Om kritik eller uppsägning sedan kommer långt senare upplevs beskedet ofta som en chock.
Tidig och tydlig kommunikation minskar risken för missförstånd och skapar bättre förutsättningar för förändring.
Misstag 2: Du lindar in budskapet
Halsho Rostam minns själv ett samtal tidigt i karriären där han försökte vara så försiktig att huvudbudskapet aldrig riktigt nådde fram.
– Personen gick därifrån förvirrad och visste inte vad mötet egentligen handlade om, säger han.
Många chefer är rädda för att såra någon och väljer därför omvägar. Resultatet blir ofta det motsatta. Otydlighet skapar osäkerhet och frustration.
Misstag 3: Du försöker vinna samtalet
När känslorna blir starka är det lätt att börja argumentera eller försvara sig. Men svåra samtal handlar inte om att vinna eller att eliminera jobbiga känslor.
Som chef bör fokus ligga på att förstå reaktionen och skapa dialog, inte på att få sista ordet eller att snabbt stänga samtalet.
– Om någon blir arg försöker jag lyssna lugnt utan att gå i försvar, säger Halsho Rostam.
Att bli defensiv gör sällan situationen bättre. Tvärtom riskerar konflikten att fördjupas.
Misstag 4: Du försvinner efteråt
Många chefer upplever en lättnad när samtalet är genomfört. Men för den som tagit emot beskedet börjar ofta bearbetningen först då.
– Det viktigaste är egentligen det som händer efter samtalet, säger Halsho Rostam.
Att undvika personen eller hoppas att situationen ska lösa sig själv kan lätt skapa ännu större osäkerhet och försvåra för önskvärd utveckling. Närvaro, uppföljning och tydliga nästa steg är avgörande.
Misstag 5: Du tror att du måste ha alla svar
Chefer känner ibland ett ansvar att kunna lösa allt själva. Men vid exempelvis uppsägningar, rehabilitering eller andra komplexa frågor finns det ofta stöd att få.
Gunilla Krieg lyfter bland annat HR, fackliga representanter, företagshälsovård och omställningsorganisationer som viktiga resurser.
Den skickliga chefen vet när det är dags att ta hjälp av andra.
