Ge positiv och negativ feedback – för dig som chef

Feedback är ett av de viktigaste verktygen som du som chef har för att stötta dina medarbetare. Att ge dem beröm när de lyckas och arbetar på ett vinnande sätt. Att ge dem stöd när de beter sig mindre lyckat eller kritik när de agerar felaktigt.

Vi människor lever alla i sociala sammanhang som påverkar vårt beteende, våra känslor och vår utveckling i livet. Detta gäller även på arbetsplatsen för dig och dina medarbetare. Om arbetsmiljön är trygg och stöttande, uppmuntrande och engagerande, och arbetsuppgifterna känns varierade och meningsfulla – då kommer dina medarbetare att åstadkomma bättre resultat, samarbete mera, stanna kvar i anställningen under en längre tid, och själva utvecklas i takt med arbetets krav.

Feedback är ett av de viktigaste verktygen som du som chef har för att stötta dina medarbetare. Att ge dem beröm när de lyckas och arbetar på ett vinnande sätt. Att ge dem stöd när de beter sig mindre lyckat eller kritik när de agerar felaktigt.

Alla behöver få veta hur deras arbetsinsatser uppfattas. Det betyder inte att alla älskar beröm och kritik lika mycket – du måste lära känna dina medarbetares preferenser vad gäller hur din feedback ska kommuniceras. Men att helt strunta i feedback är inget att rekommendera. Människor som inte vet när de gör rätt eller fel kommer att få svårt att utvecklas i sitt yrke. Därför måste du som chef ta initiativ till att ge feedback. Och det räcker inte med en gång per år vid utvecklingssamtalet.

All feedback måste vara konstruktiv, det vill säga din återkoppling ska stärka ett lyckosamt beteende, och motverka ett mindre lyckat eller oönskat beteende. Medarbetarna ska alltså gå stärkta ur dessa samtal.

Om det gäller allvarliga brott mot beteendekoden – mobbning, sexuella trakasserier, illojalitet, brott mot säkerhetsföreskrifter, etc. gå till ”Det svåra samtalet: Att ge allvarlig kritik – för dig som chef”.

Positiv feedback – beröm

Det är lätt att glömma bort vikten av att ge positiv feedback. Som chef kan man tycka att duktiga medarbetare som lyckas med sina arbetsuppgifter, bara har gjort sitt jobb. Ibland är det också precis så som medarbetarna själva tänker ”Jag gjorde ju bara mitt jobb. Inget att tacka mig för.” Men de allra flesta behöver ändå höra eller få bekräftat att deras jobb är uppskattat.

I takt med att Milleniumgenerationen dragit in i våra företag och organisationer, så har behovet av att få bekräftelse på det som man gör vuxit. Den här generationen törstar efter att få beröm från chefen. Och det ska komma ofta. En bra modell är att du tar ett 5-15 minuters avstämningsmöte med var och en av dina medarbetare varje vecka. Då blir det mer naturligt att få in både positiv och negativ feedback på ett naturligt sätt.

Vad du bör tänka på

  • Positiv feedback ska handla om arbete, arbetsuppgifter, måluppfyllelse eller beteenden på arbetsplatsen. Att ge beröm för någons utseende, klädsmak, etc. är inte en uppgift för chefen, och kan dessutom lätt missuppfattas.
  • Feedback ska vara konkret och specifik. Säg inte: ”Bra jobbat!” utan beskriv istället vad och varför du tycker något är värt ett berömmande ord. Säg: ”När du vände kundklagomålet i morse, och fick kunden att förnya sin beställning, då hörde jag att du verkligen lyssnade och använde kundens ord i din argumentation. Bra jobbat!”
  • Att få ta emot beröm så att andra ser och hör det, är inte alltid att föredra. Det är individuellt hos medarbetarna hur de vill ta emot ditt beröm.
  • Ge mycket mer positiv feedback än negativ. En tumregel är förhållandet 7:1 vilket gör att medarbetarna vänjer sig vid att du vill prata med dem både när det gäller det positiva och det negativa.

Negativ feedback – kritik

”Har man gjort fel, vill man ju veta det” säger många medarbetare. En kritisk eller konstruktiv negativ återkoppling är därför något som de flesta medarbetare uppskattar. Alltför många chefer drar sig emellertid för att ge negativ feedback, eftersom de inte vill göra en medarbetare upprörd eller fördärva relationen. Följden blir då dessvärre att felaktiga och improduktiva beteenden cementeras, företagskulturen snedvrids, och medarbetaren får inte chansen att utvecklas och leverera de resultat som annars vore möjligt.

Så fort du tänker att ”det här var inte i linje med vår företagskultur, eller vårt sätt att utföra det här arbetet” så finns det skäl för dig att ta ett samtal och ge negativ feedback.

Vad du bör tänka på

  • Se till att prata med medarbetaren avskilt i stället för att konfrontera medarbetaren utan förvarning. Risken finns annars att hen går i försvarsställning eller skyller ifrån sig. Det viktiga är ju att hitta konstruktiva lösningar framåt, och få till ett förändrat beteende.
  • Kritik måste vara specifikt beskriven av dig för att kunna uppfattas av medarbetaren.
  • Tänk inte för länge. Kritik måste komma så tätt inpå ett felaktigt beteende som möjligt.
  • Formulera ditt egna mål för samtalet. Vad du vill uppnå. Då blir ditt agerande tydligare.

Checklista

Ett samtal för att ”Ge negativ feedback” bör innehålla dessa fem delar:

  • Visa tydligt din positiva intention
  • Utforska medarbetarens uppfattning
  • Kartlägg vilka omständigheter som påverkat situationen
  • Formulera tydligt vilket beteende som ska ändras
  • Försäkra dig om medarbetarens commitment

Missar du någon av dessa delar gör du tillvaron svårare för dig själv och din medarbetare.

Exempel på ett samtal

  • ”Karin, välkommen. Sitt ner, så får vi prata igenom vad som hände igår under din kundpresentation.”
  • ”Jag vill börja med att säga, att det här samtalet kommer att handla om en del saker som jag upplevde väckte en del frågetecken både hos mig och kunden, men att syftet med vårt samtal är att jag behöver försäkra mig om att vi på företaget gett dig rätt information om produkterbjudandet, så att du får de bästa förutsättningarna att kunna göra bra kundpresentationer framöver.”
  • ”Vi är ju överens om i vårt företag att vi har frihet att testa lite olika sätt att arbeta, så länge som vi är beredda att lära oss av våra mindre lyckade prestationer. Håller du med om det?”
  • ”Det blev ju en tydlig reaktion hos kunden igår. Jag vill först fråga dig: Hur uppfattade du vad som hände?”

Lyssna på medarbetarens beskrivning 

  • ”OK, jag förstår. Mina observation var att …. Vad tänker du om dessa?”
  • ”Vilka faktorer beror på ditt beteende, och vilka faktorer beror på situationen, omständigheter, eller sådant som du inte direkt hade kunnat påverka?”

Lyssna på medarbetaren 

  • ”Ok, jag håller med. Dessutom tror jag att … gjorde att resultatet inte blev det som vi hoppades på.”
  • ”Så nu har vi en gemensam bild av vad som hände, vad du stod för och vad som låg i situationen. Vad kan vi lära för framtiden? Och är det något som du eller jag genast kan göra för att förändra/förbättra relationen med den här kunden?”

Lista de olika aktiviteterna 

  • ”Vilka av dessa aktiviteter tror du kommer att vara bäst? Vilka tar du ansvar för Karin?
  • ”Bra. Dessutom tänker jag att det är viktigt att du gör…”
  • ”Vad behöver du för stöd? Vad kan jag göra för att hjälpa dig?
  • ”Hur ska vi följa upp detta samtal?”
     

Sammanfattning

  • Syftet är att hjälpa medarbetaren att bli ännu bättre.
  • Var snabb med feedback, men tänk till först hur du bäst serverar den.
  • Vänj dina medarbetare vid att du ofta ger dem både beröm och kritik, så att de uppfattar att du hela tiden vill ge dem möjligheter att utvecklas.
  • 7:1 är en bra relation mellan positiv och negativ feedback.

Det svåra samtalet - att ge kritik

Att behöva hålla något av de svåra samtalen med medarbetare är nästan ett oundvikligt inslag när du är chef. Det är därför viktigt att känna till hur man hanterar den typen av svåra samtal så att de blir lättare och mer konstruktiva.

Utvecklingssamtalet

Utvecklingssamtalet är en del i en process av utvärdering där medarbetarens prestationer jämförs med verksamhetens mål. Syftet är att utveckla dina medarbetare som individer och organisationen som helhet.

Föreläsningen "De svåra samtalen"

Om du vill lära dig mer om att hålla svåra samtal kan du få hjälp från vår digitala föreläsning här nedanför. I den går vi igenom några typiska svåra samtal som man som chef kan ställas inför.

Om att hålla svåra samtal

En föreläsning om de svåra samtalen du som chef kan behöva ha med dina anställda.

Känsliga frågor

I vilka situationer är du som chef tvungen att ta de svåra samtalen?

Kränkande särbehandling

Lär dig signalerna på kränkande särbehandling - ett arbetsmiljöproblem.

Sexuella trakasserier

Vad kan du som chef göra för att förebygga och prata om sexuella trakasserier?

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg