Ge positiv och negativ feedback – för dig som chef

Feedback är ett viktigt verktyg

Vi människor lever i sociala sammanhang som påverkar vårt beteende, våra känslor och vår utveckling. Det gäller även på arbetsplatsen för dig och dina medarbetare. Om arbetsmiljön är trygg och stöttande, uppmuntrande och engagerande och arbetsuppgifterna känns varierade och meningsfulla – då kommer dina medarbetare att åstadkomma bättre resultat, samarbeta mera, stanna kvar i anställningen under en längre tid och själva utvecklas i takt med arbetets krav.

Feedback är ett av de viktigaste verktygen som du som chef har för att stötta dina medarbetare. Att ge dem beröm när de lyckas och att hjälpa medarbetaren att utvecklas när de behöver.

Alla behöver få veta hur deras arbetsinsatser uppfattas. Det betyder inte att alla uppskattar feedback lika mycket utan du måste lära känna dina medarbetares preferenser vad gäller hur din feedback ska kommuniceras. Du som chef måste ta initiativ till att ge feedback och det räcker inte med en gång per år vid utvecklingssamtalet.

All feedback måste vara konstruktiv

All feedback måste vara konstruktiv, det vill säga din återkoppling ska stärka ett lyckosamt beteende och hjälpa medarbetaren att utvecklas. Medarbetarna ska gå stärkta ur dessa samtal.

Om det gäller allvarliga brott så som mobbning, sexuella trakasserier, illojalitet, brott mot säkerhetsföreskrifter etcetera kan du läsa mer om Det svåra samtalet: Att ge allvarlig kritik – för dig som chef.

Positiv feedback – beröm

Det är lätt att glömma bort vikten av att ge positiv feedback. Som chef kan man tycka att medarbetare som gör sina arbetsuppgifter bara har gjort sitt jobb. Ibland är det också precis så som medarbetarna själva tänker ”Jag gjorde ju bara mitt jobb. Inget att tacka mig för.” Men de allra flesta behöver ändå höra eller få bekräftat att deras jobb är uppskattat.

En bra modell för att få in feedback på ett naturligt sätt är att boka in ett 5-15 minuters avstämningsmöte med var och en av dina medarbetare varje vecka. 

Vad du bör tänka på

• Positiv feedback ska handla om arbete, arbetsuppgifter, måluppfyllelse eller beteenden på arbetsplatsen. Att ge beröm för någons utseende, klädsmak, etcetera är inte en uppgift för chefen.
• Feedback ska vara konkret och specifik. Säg inte: ”Bra jobbat!” utan beskriv istället vad och varför du tycker något är värt ett berömmande ord. Säg: ”När du vände kundklagomålet i morse och fick kunden att förnya sin beställning, då hörde jag att du verkligen lyssnade och använde kundens ord i din argumentation. Bra jobbat!”
• Att få ta emot beröm så att andra ser och hör det är inte alltid att föredra. Det är individuellt hos medarbetarna hur de vill ta emot ditt beröm.
• Ge mycket mer positiv feedback än negativ. En tumregel är förhållandet 7:1 vilket gör att medarbetarna vänjer sig vid att du vill prata med dem både när det gäller det positiva och det negativa.

Negativ feedback – kritik

”Har man gjort fel, vill man ju veta det” säger många medarbetare. En kritisk eller konstruktiv negativ återkoppling är därför något som många medarbetare uppskattar. En del chefer drar sig emellertid för att ge negativ feedback eftersom de inte vill göra en medarbetare upprörd eller fördärva relationen. Följden blir då dessvärre att vissa beteenden kan cementeras, företagskulturen snedvrids och medarbetaren får inte chansen att utvecklas och leverera de resultat som annars vore möjligt.

Alltför många chefer drar sig för att ge negativ feedback

Så fort du tänker att ”det här var inte i linje med vår företagskultur, eller vårt sätt att utföra det här arbetet” så finns det skäl för dig att ta ett samtal och ge negativ feedback.

Vad du bör tänka på

• Se till att prata med medarbetaren avskilt i stället för att konfrontera medarbetaren utan förvarning. Risken finns annars att hen går i försvarsställning. Det viktiga är ju att hitta konstruktiva lösningar framåt, och få till ett förändrat beteende.
• Kritik måste vara specifikt beskriven av dig för att kunna uppfattas av medarbetaren.
• Tänk inte för länge. Kritik måste komma så tätt inpå ett felaktigt beteende som möjligt.
• Formulera ditt eget mål för samtalet. Vad du vill uppnå. Då blir ditt agerande tydligare.

Checklista

Ett samtal för att ge negativ feedback bör innehålla dessa fem delar:

• Visa tydligt din positiva intention
• Utforska medarbetarens uppfattning
• Kartlägg vilka omständigheter som påverkat situationen
• Formulera tydligt vilket beteende som ska ändras
• Försäkra dig om medarbetarens bekräftelse

Får du med dessa delar gör du tillvaron enklare för dig själv och din medarbetare.

Exempel på ett samtal

• ”Karin, välkommen. Sitt ner, så får vi prata igenom vad som hände igår under din kundpresentation.”
• ”Jag vill börja med att säga att det här samtalet kommer att handla om en del saker som jag upplevde väckte en del frågetecken både hos mig och kunden, men att syftet med vårt samtal är att jag behöver försäkra mig om att vi på företaget gett dig rätt information om produkterbjudandet, så att du får de bästa förutsättningarna att kunna göra bra kundpresentationer framöver.”
• ”I vårt företag är vi ju överens om att vi har frihet att testa lite olika sätt att arbeta, så länge som vi är beredda att lära oss av våra mindre lyckade prestationer. Håller du med om det?”
• ”Det blev ju en tydlig reaktion hos kunden igår. Jag vill först fråga dig: Hur uppfattade du vad som hände?”

Lyssna på medarbetarens beskrivning 

• ”Ok, jag förstår. Mina observation var att …. Vad tänker du om det?”
• ”Vilka faktorer beror på ditt beteende, och vilka faktorer beror på situationen, omständigheter, eller sådant som du inte direkt hade kunnat påverka?”

Lyssna på medarbetaren 

• ”Ok, jag håller med. Dessutom tror jag att … gjorde att resultatet inte blev det som vi hoppades på.”
• ”Så nu har vi en gemensam bild av vad som hände, vad du stod för och vad som låg i situationen. Vad kan vi lära för framtiden? Och är det något som du eller jag genast kan göra för att förändra/förbättra relationen med den här kunden?”

Lista de olika aktiviteterna 

• ”Vilka av de aktiviteterna tror du kommer att vara bäst? Vilka tar du ansvar för Karin?
• ”Bra. Dessutom tänker jag att det är viktigt att du gör…”
• ”Vad behöver du för stöd? Vad kan jag göra för att hjälpa dig?
• ”Hur ska vi följa upp detta samtal?”
   

Sammanfattning

• Syftet är att hjälpa medarbetaren att utvecklas.
• Var snabb med feedback, men tänk till först hur du bäst serverar den.
• Vänj dina medarbetare vid att du ofta ger dem både beröm och kritik, så att de uppfattar att du hela tiden vill ge dem möjligheter att utvecklas.
• 7:1 är en bra relation mellan positiv och negativ feedback.

Föreläsningen "De svåra samtalen"

Om du vill lära dig mer om att hålla svåra samtal kan du få hjälp från vår digitala föreläsning här nedanför. I den går vi igenom några typiska svåra samtal som man som chef kan ställas inför.