Det svåra samtalet: Att ge allvarlig kritik – för dig som chef

Att behöva hålla något av de svåra samtalen med medarbetare är nästan ett oundvikligt inslag när du är chef. Det är därför viktigt att känna till hur man hanterar den typen av svåra samtal så att de blir lättare och mer konstruktiva.

Ibland gör du observationer av, eller får höra av andra om, en medarbetares grova övertramp vad gäller sitt beteende gentemot kollegor eller kunder. Det kan gälla allvarliga brott mot verksamhetens beteendekod – mobbning, sexuella trakasserier, illojalitet, brott mot säkerhetsföreskrifter, etc. Då behöver du genast kalla hen till ett ”korrigerande samtal”. Samtalet uppfattas av många chefer som ”Det svåra samtalet” eftersom man inte alltid har tillgång till egna observationer, och riskerar att anklaga någon på felaktiga grunder. Men, du måste ändå agera.

Om du misstänker att medarbetarens beteende är så allvarligt att det kan resultera i en varning, ett avskedande eller en polisanmälan ska du alltid kontakta HR-chefen eller en bolagsjurist. Detta för att både du som arbetsgivare och din medarbetare ska kunna agera inom lagens regelverk, och minska risken för långa juridiska processer.

Om det gäller mindre allvarliga händelser, läs istället ”Ge positiv och negativ feedback – för dig som chef”.

Vad du bör tänka på

Så fort något händer där du tänker att ”Kan det här vara ett allvarligt brott mot vår företagskultur, eller gällande lagar?”, så finns det skäl för dig att ta ett samtal. Även om du inte själv har observerat händelsen, utan fått höra det via någon annan.

Syftet är att tydligt få framfört att medarbetarens beteende inte är ok, att få en accept på att detta inte kommer att upprepas, och (i allvarliga fall) påtala de möjliga legala konsekvenserna som kan bli följden.

Alltför många chefer drar sig för att hålla dessa samtal, eftersom det ofta upplevs som obehagligt att ge negativa besked till en annan människa. Resultatet blir då dessvärre att felaktiga och improduktiva beteenden cementeras, att företagskulturen snedvrids, och att verksamheten drabbas negativt.

Förberedelser

  • Ta reda på vad som har hänt. Vilka fakta finns?
  • Kontakta HR-avdelningen eller bolagsjuristen.
  • Kalla till möte snabbt, och meddela tydligt vad det handlar om
  • Formulera ditt egna mål för samtalet. Vad du vill uppnå.
  • Känner du minsta osäkerhet är det bra att rollspela samtalet med någon, för att testa hur du bäst formulerar dig.
  • Förbered dig mentalt – det kan komma att bli känslosamt.

Checklista

Ett korrigerande samtal bör innehålla dessa delar:

  • En tydlig beskrivning av din observation, eller vad du hört.
  • Ett tydligt uttryck för vad som är oacceptabelt
  • Fråga efter, och lyssna till, medarbetarens beskrivning.
  • Beskriv vad medarbetaren måste göra, eller sluta göra.
  • Förklara varför och beskriv konsekvenserna, positiva och negativa.
  • Se till att du får en tydlig accept av medarbetaren.
  • Dokumentera samtalet, överenskommelsen, och låt medarbetaren signera den.
  • Boka ett nytt möte för uppföljning.

Exempel på ett korrigerande samtal

  • ”Det här är ett samtal som jag ber dig ta på största allvar.”
  • ”Jag har förstått att det sätt som du pratar och skämtar om kvinnor i allmänhet, och vår lokalvårdare Sara i synnerhet, upplevs som kränkande.”
  • ”Jag kan inte tolerera kränkningar i vårt företag, så ditt beteende måste radikalt förändras.”
  • ”Nu vill jag höra din syn på detta. Vad tror du det är av det som du säger, som andra kan uppfatta som kränkande?”
  • ”När jag lyssnar till dig, så tänker jag att uttrycket ”lilla gumman” inte alls hör hemma i vår företagskultur. Hos oss är alla lika värda, och värda att respekteras.”
  • ”Så. Jag vill att du tänker till hur det du säger kan uppfattas, och att du omedelbart slutar upp med att tala om och med kvinnor på ett förminskande sätt. Kan du göra det?”
  • ”Fundera också på om du ska tala med Sara specifikt, och be henne om ursäkt.”
  • ”Jag vill att du nu, medan vi sitter här, dokumenterar vår överenskommelse.”
  • ”Jag vill träffa dig om tre dagar för att följa upp detta.”

Sammanfattning

  • Ett korrigerande samtal är självklart då du gjort egna observationer, men kan behöva göras på hörsägen.
  • Ta hjälp av HR-avdelningen och bolagsjuristen.
  • Vänta inte med samtalet.
  • Var beredd att gå vidare med varningar, om inte medarbetaren ändrar sitt beteende.

Det svåra samtalet - uppsägning

Att ge medarbetare besked om uppsägning på grund av arbetsbrist, uppfattas ofta som jobbigt av chefer och därför behöver du förbereda dig extra väl inför detta. Dels behöver du ha koll på vad lagen säger, dels ska processen genomföras korrekt ur ett arbetsrättsligt perspektiv.

Positiv och negativ feedback

Feedback är ett av de viktigaste verktygen som du som chef har för att stötta dina medarbetare. Att ge dem beröm när de lyckas och arbetar på ett vinnande sätt. Att ge dem stöd när de beter sig mindre lyckat eller kritik när de agerar felaktigt.

Föreläsningen "De svåra samtalen"

Om du vill lära dig mer om att hålla svåra samtal kan du få hjälp från vår digitala föreläsning här nedanför. I den går vi igenom några typiska svåra samtal som man som chef kan ställas inför.

Om att hålla svåra samtal

En föreläsning om de svåra samtalen du som chef kan behöva ha med dina anställda.

Känsliga frågor

I vilka situationer är du som chef tvungen att ta de svåra samtalen?

Kränkande särbehandling

Lär dig signalerna på kränkande särbehandling - ett arbetsmiljöproblem.

Sexuella trakasserier

Vad kan du som chef göra för att förebygga och prata om sexuella trakasserier?

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg