Det svåra samtalet - uppsägning

Att ge medarbetare besked om uppsägning på grund av arbetsbrist, uppfattas ofta som jobbigt av chefer och därför behöver du förbereda dig extra väl inför detta. Här ger vi dig råd och stöd genom ett av de svåraste samtalen - uppsägningssamtalet.

Hålla uppsägningssamtal – för dig som chef

Att ge medarbetare besked om uppsägning på grund av arbetsbrist , uppfattas ofta som jobbigt av chefer och därför behöver du förbereda dig extra väl inför detta. Syftet med samtalet ska vara att den uppsagde medarbetaren förstår att hen ska sluta sin anställning och vad som kommer att ske under uppsägningstiden. Den negativa effekten på såväl kvarvarande som uppsagda medarbetare ska vara så liten som möjligt.

Ditt jobb är att

  1. meddela ett negativt besked
  2. kontrollera att medarbetaren förstått innehållet
  3. instruera den anställde om vad hen ska göra närmast
Shape Created with Sketch.

Viktigt att ha koll på:

De ”punkter” som följer av medbestämmandelagen och anställningsskyddslagen inför en uppsägning pga. arbetsbrist är:

  • Fullgjorda förhandlingar innan uppsägningen verkställs (11-13 §§ MBL)
  • Uppsägningen lämnas skriftligen (8 § LAS).
  • Uppsägningen lämnas till arbetstagaren personligen (10 § LAS)
  • ”uppsägningsblanketten” ska innehålla fullföljdshänvisningar och besked om företrädesrätt (8 § LAS)
  • På begäran från arbetstagaren redogöra för de omständigheter (arbetsbrist) som ligger till grund för uppsägningen (9 § LAS).

De följande råden gäller vid uppsägningar på grund av arbetsbrist . Vid avsked eller uppsägningar på grund av personliga skäl behöver du först vidta en rad åtgärder. Läs vidare på ”Hålla korrigerande samtal – för dig som chef”.

Förberedelser

Det är ganska mycket som måste förberedas för att uppsägningarna ska kunna genomföras professionellt, så samordna dessa förberedelser med dina chefskollegor:

  • Avvakta till dess alla förhandlingar mellan arbetsgivare och fackförbund är helt klara. Läs på fakta. Vad är skälen till att företaget säger upp personal? Har alla alternativa lösningar prövats?
  • Avisera några dagar i förväg när samtalet ska äga rum. Alltid tidigt i veckan och aldrig före en helg, semester eller annan ledighet.
  • Välj en neutral plats, inte ditt vanliga chefsrum. Stäng av mobilerna och se till att ni får sitta ostörda.
  • Läs på medarbetarens arbetshistorik. Titta igenom anteckningar från utvecklingssamtal avseende kunskap, färdigheter och personliga egenskaper.
  • Förbered dig mentalt på hur medarbetaren kommer att reagera.
  • Reflektera över dina egna förväntade reaktioner. Hur brukar du reagera i pressade situationer?
  • Förbered svar på de vanliga frågorna.
    • "Varför jag?", "Varför just nu?" och "Varför får NN stanna och jag gå?"
    • Vilka instruktioner gäller för den uppsagde? När ska hen lämna sin arbetsplats? Vem tömmer skrivbordet och arbetsrum? När ska nycklarna och passagekort lämnas tillbaka? Hur ser företagets avgångspaket ut (avgångsvederlag, förmåner, outplacement etc.)?
    • Intern information. När och hur kommer övriga i företaget att informeras?
    • Extern information. Vad kommer företaget att säga till kunder, leverantörer och media?
  • Förbered andra stödresurser: HR-avdelningen, företagshälsan, Trygghetsrådet, m.fl.

Checklista för uppsägningssamtalet

  • Undvik socialt småprat, avsikten kan lätt missförstås.
  • Kom ganska snabbt till saken. Formulera dig rakt och utan att linda in orden: "Jo, Erik. Du känner ju till att vi står i begrepp att minska personalen här. Och jag måste nu meddela dig att du är en av dem som kommer att sägas upp från din tjänst. Det innebär att du har sex månader uppsägningstid räknat från idag."
  • Medarbetaren behöver få tid på sig att ta till sig innehållet i budskapet. Vänta in eventuell reaktion och ha inte för bråttom.
  • Bemöt känslomässiga reaktionen med lugn och visa respekt för dessa. Det är inte ovanligt att du möts av ilska, gråt eller starka ord. Du kan komma att utsättas för häftig kritik och känsloladdade anklagelser. Men du kan också mötas av apatisk tystnad eller att personen "går in i sig själv" och gör sig okontaktbar.
  • Kontrollera att den uppsagde förstått vad du sagt. Eventuellt måste budskapet upprepas.
  • Lämna över blanketten med den skriftliga uppsägningen och be medarbetaren att kvittera mottagandet.
  • Svara på alla frågor du kan, men gissa aldrig. Ge aldrig några halva löften eller vaga tröstande ord, hur välvilliga de än är.
  • Informera om vad som kommer att hända i den omedelbara framtiden. Vilka stödåtgärder som sätts in för den uppsagde och vilka personer som hen kan vända sig till.
  • Instruera vad medarbetaren ska göra resten av den här dagen. Skicka inte hem upprörda och deprimerade människor utan att se till att de får sällskap av en arbetskamrat, facket eller företagshälsovården.
  • Boka in ett nytt möte till dagen efter för att gå igenom alla praktiska frågor.

Det är ovanligt att dessa samtal blir långa. Oftast bara 10–15 minuter.

Sammanfattning

  • Förbered dig väl tillsammans med dina chefskollegor.
  • Låt medarbetarna få veta orsakerna till uppsägningarna.
  • Lämna över den skriftliga uppsägningen samtidigt som du ger beskedet muntligen.
  • Ge stöd både till de uppsagda och de kvarvarande.

Det svåra samtalet - att ge kritik

Att behöva hålla något av de svåra samtalen med medarbetare är nästan ett oundvikligt inslag när du är chef. Det är därför viktigt att känna till hur man hanterar den typen av svåra samtal så att de blir lättare och mer konstruktiva.

Positiv och negativ feedback

Feedback är ett av de viktigaste verktygen som du som chef har för att stötta dina medarbetare. Att ge dem beröm när de lyckas och arbetar på ett vinnande sätt. Att ge dem stöd när de beter sig mindre lyckat eller kritik när de agerar felaktigt.

Föreläsningen "De svåra samtalen"

Om du vill lära dig mer om att hålla svåra samtal kan du få hjälp från vår digitala föreläsning här nedanför. I den går vi igenom några typiska svåra samtal som man som chef kan ställas inför.

Om att hålla svåra samtal

En föreläsning om de svåra samtalen du som chef kan behöva ha med dina anställda.

Känsliga frågor

I vilka situationer är du som chef tvungen att ta de svåra samtalen?

Kränkande särbehandling

Lär dig signalerna på kränkande särbehandling - ett arbetsmiljöproblem.

Sexuella trakasserier

Vad kan du som chef göra för att förebygga och prata om sexuella trakasserier?

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg