Konflikter i din arbetsgrupp kan uppstå av olika anledningar och det är din uppgift som chef att hjälpa till att lösa dem på ett konstruktivt sätt. Marianne Rozman, chefsombudsman i Unionen med många års erfarenhet som chef och ledare i tidigare arbeten delar med sig av sina tips och råd för att hantera konflikter på arbetsplatsen.
Publicerad 16 maj 2023
Som chef är det din uppgift att hjälpa till att lösa konflikter i arbetsgruppen på ett konstruktivt sätt, där båda parterna känner sig hörda och respekterade.
Marianne Rozman, chefsombudsman i Unionen, har 20 års erfarenhet i rollen som chef och ledare på olika arbetsplatser. Under sina år har hon stött på och hanterat olika former av konflikter mellan medarbetare och säger att ingen situation är den andra lik.
- Ett första steg för chefen är att verkligen lyssna in de olika parterna och försöka förstå vad konflikten handlar om, förklarar hon. När man inleder samtalet med en medarbetare vet man aldrig vad kommer handla om. Ha en varsam balans mellan hjärna och hjärta i samtalet, ett öppet sinne och lyssna utan att döma.
Marianne tips är att vara konkret och gärna använda uttryck som ”Jag hör och ser att det finns en konflikt i gruppen och nu vill jag lyssna på hur du ser på det.”
I ett nästa steg, menar Marianne, behöver du som chef vara tydlig med en plan framåt för att medarbetarna eller gruppen ska lösa konflikten och vilket nytt beteende du förväntar dig. Erbjud dig också att hjälpa till på vägen om det behövs och boka in individuella uppföljningssamtal.
- Tidigare var ett vanligt första steg i konfliktlösningen att ta in båda parter i samma rum, något jag själv skulle undvika, med den erfarenhet jag har idag, säger hon. Som chef vill man inte hamna som relationsexpert. Lyssna på båda sidornas version och försök att vara så objektiv som möjligt.
Vid svårare konflikter är Mariannes tips att ta in oberoende part, antingen från den egna HR-avdelningen eller företagshälsovården.
När medarbetare hamnar i konflikt är det också viktigt att du som chef går tillbaka till dig själv och funderar på om du kan förändra ditt ledarskap för att förhindra konflikter.
- Genom bra relationer i gruppen, tydliga krav och förväntningar och med örat ständigt mot rälsen ökar du chansen att undvika konflikter i arbetsgruppen, säger Marianne. Och genom att lyssna och vara tydlig mot sina medarbetare så kan man verkligen få dem att växa!
Och slutligen: Undvik konflikter genom att ständigt jobba med relationerna i gruppen och var tydlig i roller, krav och förväntningar.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund med sig av konkreta råd för hur du kan skapa möten som faktiskt tar verksamheten framåt.
Steg 1: Börja med ett tydligt syfte
Om det finns en sak som återkommer genom hela samtalet är det vikten av syfte.
– Grunden för ett möte är ett tydligt syfte, säger Micke Darmell.
Micke Darmell har ägnat större delen av sitt yrkesliv åt en fråga som de flesta har starka åsikter om: möten. Som föreläsare, utbildare och författare har han i över 30 år hjälpt organisationer att utveckla sin möteskultur, och ett tydligt syfte är en grundsten som förvånansvärt ofta saknas, menar han.
Alla deltagare ska förstå varför mötet finns, redan innan det börjar. Syftet ska framgå i inbjudan och upprepas när mötet startar. Det handlar inte bara om att veta vad som ska diskuteras, utan också om vilken effekt mötet ska leda till.
När syftet är tydligt blir det lättare att avgöra vilka som behöver vara med och vilka frågor som faktiskt hör hemma där.
Steg 2: Gör mötet till en dialog
Många möten präglas fortfarande av envägskommunikation. Chefen informerar och deltagarna lyssnar.
Men enligt både Jesper Wiklund och Micke Darmell går organisationer miste om en enorm resurs när möten används på det sättet.
– Använd kraften i medarbetarna under de här mötena, säger Micke Darmell.
De personer som arbetar närmast verksamheten sitter ofta på värdefulla perspektiv, idéer och lösningar. För att fånga upp dem krävs tid för dialog.
Jesper Wiklund lyfter arbetsplatsträffar som ett exempel.
– Det handlar om att vi ska lyssna på de medarbetare som är engagerade och kan verksamheten.
När fler deltar aktivt ökar både kvaliteten på besluten och känslan av delaktighet.
Steg 3: Lämna mötet med ett beslut
Ett möte utan tydlig avslutning skapar lätt frustration. Därför behöver deltagarna veta vad som har beslutats, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska hända efteråt.
När människor lämnar mötet med tydlighet minskar behovet av uppföljningsmöten och diskussioner som upprepar sådant som redan borde vara avgjort.
Små förändringar kan ge stora effekter
Bättre möten handlar inte alltid om stora omorganisationer eller nya verktyg. Ibland räcker det med enkla förändringar. Fler pauser. Tydligare spelregler. En agenda som faktiskt följs.
Micke Darmell lyfter också vikten av energi.
– Vi har inte kul tillsammans på mötena längre, säger han.
Möten handlar inte bara om beslut. De bygger också relationer, tillit och samarbete. När människor trivs tillsammans blir det lättare att lösa problem tillsammans.
Börja redan i morgon
För den chef som vill förbättra möteskulturen finns ett enkelt råd. Mät hur mötena fungerar i dag. Fråga medarbetarna vad som fungerar och vad som inte fungerar. Och börja med att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte.
Som Micke Darmell uttrycker det:
– Att sitta på ett möte utan ett tydligt syfte är precis som att sätta sig i en taxi och säga: Kör.
Det kan bli en spännande resa. Men risken är stor att den blir både dyr och att ni hamnar helt fel.
Lyssna på hela avsnittet här.
