Valberedningens uppdrag handlar om att sätta ihop en handlingskraftig klubbstyrelse som speglar er arbetsplats. Som valberedare samlar du in medlemmarnas förslag och ser till att det finns kandidater till uppdragen i klubben.
Som valberedare har du ett viktigt demokratiskt uppdrag. Ditt uppdrag handlar om att sätta ihop en handlingskraftig klubbstyrelse som speglar er arbetsplats, genom att samla in medlemmarnas förslag och se till att det finns kandidater till uppdragen i klubben. Du föreslår även personer som går på regionrådet och för klubbens talan.
Här kan du läsa om vad som ingår i ditt uppdrag som valberedare.
Som valberedare jobbar du nära klubbstyrelsen på din arbetsplats. Har du eller klubbstyrelsen frågor om uppdraget är ni välkomna att kontakta Unionen.
Så här kan ett valberedningsarbete se ut beroende på hur många medlemmar ni är i klubben och vilka förutsättningar ni har på er arbetsplats.
Det är bra om den nyvalda valberedningen träffas så snart som möjligt efter årsmötet för att planera ert arbete och ta fram en plan för året. Planen kan se olika ut beroende på klubbens storlek och struktur men utgå gärna från dessa frågor:
Att delta i klubbstyrelsens möten och intervjua ledamöterna är ett bra sätt att få kunskap om verksamheten och känna av stämningen i styrelsen.
Under inventeringen tar ni även reda på vilka uppdrag som finns tillgängliga för val på kommande årsmöte eller om det finns behov av fyllnadsval under året. Här är exempel på frågor som kan vara till hjälp:
Ta reda på vad de olika uppdragen innebär så att ni kan svara medlemmar och framtida kandidater på frågor om de olika uppdragen.
Representativ styrelse
Valberedningen ska aktivt arbeta för att förslaget på ny styrelse bidrar till att klubben blir representativ. Det betyder att alla medlemsgrupper ska finnas representerade i så stor utsträckning som möjligt i fråga om mångfald. Sträva efter en jämn könsfördelning och spridning i ålder, och ta hänsyn till medlemmarnas utbildning, befattning och arbetsuppgifter.
Det är viktigt att medlemmarna på arbetsplatsen känner till vem eller vilka som är valberedare, vilket uppdrag valberedningen har och hur man kommer i kontakt med den.
Att uppmuntra medlemmarna att nominera är en viktig del i rollen som valberedare. Då informerar ni medlemmarna om vilka uppdrag som står till förfogande till val, hur man gör för att nominera, och sista dag för nominering. Detta kan kommuniceras på olika sätt, till exempel via ett medlemsutskick.
Nedan hittar du förslag på text som valberedningen kan använda i kommunikationen med medlemmarna.
När nomineringen har avslutats förbereder valberedningen ett förslag på kandidater till de val som ska göras på årsmötet. Ett bra riktmärke är att starta arbetet minst en månad innan förslaget ska vara klart, men ju fler kandidater ni har desto mer tid behöver ni ha på er.
Valberedningens förslag bör spegla arbetsplatsen och de medlemmar som klubbstyrelsen ska företräda. Det kan exempelvis handla om utbildning, arbetsområden, etnisk tillhörighet, ålder och kön. Fundera på hur just er arbetsplats ser ut. Utgå också från er inventering – vilken erfarenhet och kompetens behövs i styrelsen? En viktig del av arbetet är att stämma av så att kandidaterna har kunskap om och förståelse för Unionens grundläggande värderingar. Du hittar dem i Unionens stadgar i dess allra första paragraf.
Ett bra sätt att få reda på mer om de nominerade är att intervjua dem. Tips på intervjufrågor hittar du nedan.
Valberedningen behöver säkerställa att alla nominerade är tillfrågade och har tackat ja till att kandidera och att de fått korrekt information om hur deras personuppgifter kommer att hanteras.
Läs mer om vad ni som valberedning behöver göra för att följa gällande dataskyddsförordning på ett korrekt sätt nedan under information till valberedningar om dataskydd.
När ni tagit fram ett förslag på kandidater behöver ni göra några förberedelser inför årsmötet:
Sammanställ medlemmarnas förslag och skicka det tillsammans med övriga handlingar till medlemmarna före årsmötet. Det viktigt att medlemmarna känner till alla som är intresserade av ett uppdrag, så lista även de kandidater som tackat ja till sin nominering, men som inte är med i förslaget. Ta inte med kandidater som tackat nej.
Sammanställ en motivering som ni kan presentera på årsmötet.
Bestäm vem som ska föredra ert förslag på årsmötet.
På årsmötet presenterar ni kandidaterna och er motivering till varför valberedningens förslag ser ut som det gör. Det är sedan medlemmarna som fattar beslut om vilka personer som blir valda till de olika förtroendeuppdragen.
Valberedningens uppdrag är slut i och med årsmötet, men gör gärna en utvärdering av arbetet under året. Era erfarenheter kan vara värdefulla för den nya valberedningens arbete.
Här är några tips på frågor som kan hjälpa er att hitta den där väl sammansatta och representativa styrelsen ni behöver för ert fackliga arbete:
Uppgift om fackligt medlemskap är en känslig personuppgift enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att vi måste vara särskilt noga med hur vi hanterar och exponerar personuppgifter och uppgifter om medlemskap i Unionen. Det här innebär också att ni som är valberedare i Unionen behöver vara extra noga när ni tar fram förslag till val på årsmötet.
Dataskyddsombuden inom
TCO
har diskuterat frågan och kommit fram till följande:
Det innebär alltså att ni som valberedning behöver:
