Året som valberedare – förslag på arbetssätt

Ett förslag på att lägga upp valberedningsarbetet är att tänka sig året i olika faser.

• Uppstartsfas

• Inventeringsfas
• Nomineringsfas
• Förslagsfas
• Årsmöte

Här kan du läsa om vad som ingår i ditt uppdrag som valberedare och har du frågor kan du kontakta oss

Uppstartsfas

Träffas gärna så snart som möjligt efter årsmötet för att planera ert arbete och gemensamt ta fram en plan för året. En idé kan vara att träffa förra valberedningen och ta del av deras erfarenheter. Planen kan se olika ut beroende på klubbens storlek och struktur men det bra om följande frågor besvaras:

• Vad ska göras?
• Hur ska vi göra det?
• Vem eller vilka är ansvariga för vilken aktivitet?
• När ska aktiviteten vara färdig?

När ni planerar ert arbeta passa på att fundera över era egna mötes- och arbetsformer, till exempel om ni behöver skriva minnesanteckningar.  Är ni flera valberedare kan ni också behöva prata om era roller i gruppen.

Inventeringsfas

För att under ett senare skede kunna ge ett förslag på kandidater kan ni inleda med att inventera och identifiera behoven för styrelsen. Därför behöver valberedningen följa klubbens verksamhet under året. Det kan göras genom att titta på klubbens hemsida (om det finns en sådan), läsa protokoll och verksamhetsberättelsen. Att delta i styrelsemöten och intervjua ledamöterna är också ett bra sätt att få kunskap om verksamheten men också för att känna av stämningen i styrelsen.

Under inventeringsfasen är det bra om ni tar reda på vilka uppdrag som finns tillgängliga för val på kommande årsmöte. En del av uppdragen väljs flera år och därför kan mandatperioden för något eller några uppdrag vara pågående. Här är exempel på frågor som kan vara till hjälp:

• Vilka uppdrag finns inom klubben?
• Vilka poster finns tillgängliga för nyval?
• Hur ser personer med nuvarande uppdrag  på ett eventuellt omval?
• Vilka kompetenser är det som försvinner med dem som lämnar styrelsen?
• Har det hänt något på företaget som påverkar klubbens verksamhet?
• Vilka kompetenser, erfarenheter och egenskaper behövs framöver för att få en sammansatt  styrelse som är representativ för arbetsplatsen?

Ni behöver också kunna svara medlemmar och framtida kandidater på frågor om vilka uppdrag som finns tillgängliga och ska tillsättas på . Ta därför reda på lite om de olika uppdragen och vad de innebär. 

Representativ styrelse

Valberedningen ska aktivt arbeta för att förslaget på ny styrelse bidrar till att klubben blir representativ. Det betyder att alla medlemsgrupper ska finnas representerade i så stor utsträckning som möjligt i fråga om mångfald. Du, eller ni, behöver därför sträva efter en jämn könsfördelning och spridning i ålder. Det handlar också om att till exempel ta hänsyn till medlemmarnas utbildning, befattning och arbetsuppgifter.

Nomineringsfas

Under hela året behöver valberedningen se till att vara synlig så att medlemmarna känner till vem eller vilka som är valberedare, vilket uppdrag valberedningen har och hur man kommer i kontakt. Det finns flera sätt att synliggöra valberedningen på, exempelvis informera på klubbens hemsida, delta i klubbens aktiviteter eller fika med medlemmar på den egna och andras avdelningar. Valberedningen kan då på ett tidigt stadium fånga upp vem eller vilka som kan tänkas vara intresserade av att kandidera. Samtidigt kan ni också passa på att slå ett slag för den kommande nomineringsprocessen.

Att uppmuntra och påminna medlemmarna att nominera är en viktig del i rollen som valberedare.  I samband med det behöver medlemmarna också få information om vilka uppdrag som står till förfogande till val och hur man gör för att nominera. Det kan kommuniceras på olika sätt, till exempel via klubbens hemsida.

Förslagsfas

När nomineringen har avslutats behöver ni förbereda valet genom att arbeta fram ett förslag på kandidater till de val som ska göras på årsmötet.  Förslaget behöver vara representativt i den bemärkelsen att klubbens styrelse speglar arbetsplatsen och de medlemmar som de ska företräda. Det kan exempelvis handla om utbildning, arbetsområden, etnisk tillhörighet, ålder och kön. Fundera på hur just er arbetsplats ser ut. Utgå också från er behovsinventering, vilken är den samlade erfarenheten och kompetensen som behövs i styrelsen? Ett sätt att få reda på mer om de  nominerade är att intervjua dem. Tips på  intervjufrågor hittar du här. 

Viktigt om nominering!

Valberedningen behöver säkerställa att alla nominerade är tillfrågade och har tackat ja till att kandidera och att de fått korrekt information om hur deras personuppgifter kommer att hanteras. Läs mer om vad ni som valberedning behöver göra för att följa gällande dataskyddsförordning på ett korrekt sätt i dokumentet Information till valberedningar om dataskydd.

När arbetet med att ta fram förslag är slutfört informera de ni vill föreslå till förtroendevalda och de som inte kommer föreslås.

Årsmöte, före, under och efter

När ni tagit fram ett förslag på kandidater behöver ni göra några förberedelser inför årsmötet:

• Sammanställ ert förslag och skicka det tillsammans med övriga handlingar till medlemmarna före årsmötet.
• Sammanställ motiveringarna som ska presenteras på årsmötet.
• Bestäm vem som ska föredra ert förslag på årsmötet.

På årsmötet presenterar ni kandidaterna och motiverar förlaget som helhet. Det är sedan medlemmarna som fattar beslut om vilka personer som blir valda till de olika förtroendeuppdragen. Ditt och övriga valberedares uppdrag är slut i och med årsmötet, men det kan ändå vara en god idé att valberedningen träffas och gör en utvärdering av sitt arbete under året. Kanske kan dina eller era erfarenheter vara värdefulla för den nya valberedningens arbete.

Hoppas året som valberedare har varit intressant och givande och att uppdraget har gett dig mersmak för fackligt arbete och en vilja att uppmuntra andra till engagemang!