Året som valberedare – förslag på arbetssätt
Som valberedare har du en viktig roll. En är; att ta fram förslag på kandidater och på så sätt vara med och bidra till en representativ klubbstyrelse som speglar arbetsplatsen.
Ett förslag på att lägga upp valberedningsarbetet är att tänka sig året i olika faser.
- Uppstartsfas
- Inventeringsfas
- Nomineringsfas
- Förslagsfas
- Årsmöte
Uppstartsfas
Träffas gärna så snart som möjligt efter årsmötet för att planera ert arbete och gemensamt ta fram en plan för året. En idé kan vara att träffa förra valberedningen och ta del av deras erfarenheter. Planen kan se olika ut beroende på klubbens storlek och struktur men det bra om följande frågor besvaras:
- Vad ska göras?
- Hur ska vi göra det?
- Vem eller vilka är ansvariga för vilken aktivitet?
- När ska aktiviteten vara färdig?
När ni planerar ert arbeta passa på att fundera över era egna mötes- och arbetsformer till exempel om ni behöver skriva minnesanteckningar. Är ni flera valberedare kan ni också behöva prata om era roller i gruppen.
Här kan du läsa om vad som ingår i ditt uppdrag som valberedare och har du frågor kan du kontakta oss
Inventeringsfas
För att under ett senare skede kunna ge ett förslag på kandidater kan ni inleda med att inventera och identifiera behoven för styrelsen. Därför behöver valberedningen följa klubbens verksamhet under året. Det kan göras genom att titta på klubbens hemsida (om det finns en sådan), läsa protokoll och verksamhetsberättelsen. Att delta i styrelsemöten och intervjua ledamöterna är också ett bra sätt att få kunskap om verksamheten men också för att känna av stämningen i styrelsen.
Under inventeringsfasen är det bra om ni tar reda på vilka uppdrag som finns tillgängliga för val på kommande årsmöte. En del av uppdragen väljs flera år och därför kan mandatperioden för något eller några uppdrag vara pågående. Här är exempel på frågor som kan vara till hjälp:
- Vilka uppdrag finns inom klubben?
- Vilka poster finns tillgängliga för nyval?
- Hur ser personer med nuvarande uppdrag på ett eventuellt omval?
- Vilka kompetenser är det som försvinner med dem som lämnar styrelsen?
- Har det hänt något på företaget som påverar klubbens verksamhet?
- Vilka kompetenser, erfarenheter och egenskaper behövs framöver för att få en sammansatt styrelse som är represnativ för arbetsplatsen?
Ni behöver också kunna svara medlemmar och framtida kandidater på frågor om vilka uppdrag som finns tillgängliga och ska tillsättas på . Ta därför reda på lite om de olika uppdragen och vad de innebär.
Nomineringsfas
Under hela året behöver valberedningen se till att vara synlig så att medelemmarna känner till vem eller vilka som är valberedare, vilket uppdrag valberedningen har och hur man kommer i kontakt. Det finns flera sätt att synliggöra valberedningen på, exempelvis informera på klubbens hemsida, delta i klubbens aktiviteter eller fikor med medlemmar på andra avdelningar. Valberedningen kan då på ett tidigt stadium fånga upp vem eller vilka som kan tänkas vara intresserade av att kandidera. Samtidigt kan ni också passa på att slå ett slag för den kommande nomineringsprocessen.
Att uppmuntra och påminna medlemmarna att nominera är en viktig del i rollen som valberedare. I samband med det behöver medlemmarna också få information om vilka uppdrag som står till förfogande till val och hur man gör för att nominera. Det kan kommuniceras på olika sätt, exempelvis via mejl eller klubbens hemsida.
Förslagsfas
När nomineringen har avslutats behöver ni förbereda valet genom att arbeta fram ett förslag på kanididater till de val som ska göras på årsmötet. Förslaget behöver vara reprensentaivt i den bemärkelsen att klubbens styrelse speglar arbetsplatsen och de medlemmar som de ska företräda. Det kan exempelvis handla om utbildning, arbetsområden, etnisk tillhörighet, ålder och kön. Fundera på hur just er arbetsplats ser ut. Utgå också från er behovsinventering, vilken är den samlade erfarenheten och kompetensen som behövs i styrelsen? Ett sätt att få reda på mer om de nominerade är att intervjua dem. Tips på intervjufrågor hittar du här. Viktigt är också att säkerställa att alla nominerade är tillfrågade och har tackat ja till att kandidera.
När arbetet med att ta fram förslag är slutfört nformera de ni vill föreslå till förtroendevalda och de som inte kommer föreslås.
Årsmöte, före, under och efter
När ni tagit fram ett förslag på kandidater behöver ni göra några föreberedelser inför årsmötet:
- Sammanställ ert förslag och skicka det tillsammans med övriga handlingar till medlemmarna före årsmötet.
- Sammanställ motiveringarna som ska presenteras på årsmötet.
- Bestäm vem som ska föredra ert förslag på årsmötet.
På årsmötet presenterar ni kandidaterna och motiverar förlaget som helhet. Det är sedan medlemmarna som fattar beslut om vilka personer som blir valda till de olika förtroendeuppdragen. Ditt och örviga valberedares uppdrag är slut i och med årsmötet, men det kan ändå vara en god idé att valberedningen träffas och gör en utvärdering av sitt arbete under året. Kanske kan dina eller era erfarenheter vara värdefulla för den nya valberedningens arbete.
Hoppas året som valberedare har varit intressant och givande och att uppdraget har gett dig mersmak för fackligt arbete och en vilja att uppmuntra andra till engagemang!