Året som valberedare – förslag på arbetssätt
Som valberedare har du en viktig roll. En är; att ta fram förslag på kandidater och på så sätt vara med och bidra till en representativ klubbstyrelse som speglar arbetsplatsen.
Som valberedare har du en viktig roll. En är; att ta fram förslag på kandidater och på så sätt vara med och bidra till en representativ klubbstyrelse som speglar arbetsplatsen.
Uppstartsfas
Här kan du läsa om vad som ingår i ditt uppdrag som valberedare och har du frågor kan du kontakta oss
Träffas gärna så snart som möjligt efter årsmötet för att planera ert arbete och gemensamt ta fram en plan för året. En idé kan vara att träffa förra valberedningen och ta del av deras erfarenheter. Planen kan se olika ut beroende på klubbens storlek och struktur men det bra om följande frågor besvaras:
När ni planerar ert arbeta passa på att fundera över era egna mötes- och arbetsformer, till exempel om ni behöver skriva minnesanteckningar. Är ni flera valberedare kan ni också behöva prata om era roller i gruppen.
För att under ett senare skede kunna ge ett förslag på kandidater kan ni inleda med att inventera och identifiera behoven för styrelsen. Därför behöver valberedningen följa klubbens verksamhet under året. Det kan göras genom att titta på klubbens hemsida (om det finns en sådan), läsa protokoll och verksamhetsberättelsen. Att delta i styrelsemöten och intervjua ledamöterna är också ett bra sätt att få kunskap om verksamheten men också för att känna av stämningen i styrelsen.
Under inventeringsfasen är det bra om ni tar reda på vilka uppdrag som finns tillgängliga för val på kommande årsmöte. En del av uppdragen väljs flera år och därför kan mandatperioden för något eller några uppdrag vara pågående. Här är exempel på frågor som kan vara till hjälp:
Ni behöver också kunna svara medlemmar och framtida kandidater på frågor om vilka uppdrag som finns tillgängliga och ska tillsättas på . Ta därför reda på lite om de olika uppdragen och vad de innebär.
Valberedningen ska aktivt arbeta för att förslaget på ny styrelse bidrar till att klubben blir representativ. Det betyder att alla medlemsgrupper ska finnas representerade i så stor utsträckning som möjligt i fråga om mångfald. Du, eller ni, behöver därför sträva efter en jämn könsfördelning och spridning i ålder. Det handlar också om att till exempel ta hänsyn till medlemmarnas utbildning, befattning och arbetsuppgifter.
Under hela året behöver valberedningen se till att vara synlig så att medlemmarna känner till vem eller vilka som är valberedare, vilket uppdrag valberedningen har och hur man kommer i kontakt. Det finns flera sätt att synliggöra valberedningen på, exempelvis informera på klubbens hemsida, delta i klubbens aktiviteter eller fika med medlemmar på den egna och andras avdelningar. Valberedningen kan då på ett tidigt stadium fånga upp vem eller vilka som kan tänkas vara intresserade av att kandidera. Samtidigt kan ni också passa på att slå ett slag för den kommande nomineringsprocessen.
Att uppmuntra och påminna medlemmarna att nominera är en viktig del i rollen som valberedare. I samband med det behöver medlemmarna också få information om vilka uppdrag som står till förfogande till val och hur man gör för att nominera. Det kan kommuniceras på olika sätt, till exempel via klubbens hemsida.
När nomineringen har avslutats behöver ni förbereda valet genom att arbeta fram ett förslag på kandidater till de val som ska göras på årsmötet. Förslaget behöver vara representativt i den bemärkelsen att klubbens styrelse speglar arbetsplatsen och de medlemmar som de ska företräda. Det kan exempelvis handla om utbildning, arbetsområden, etnisk tillhörighet, ålder och kön. Fundera på hur just er arbetsplats ser ut. Utgå också från er behovsinventering, vilken är den samlade erfarenheten och kompetensen som behövs i styrelsen? Ett sätt att få reda på mer om de nominerade är att intervjua dem. Tips på intervjufrågor hittar du här.
Valberedningen behöver säkerställa att alla nominerade är tillfrågade och har tackat ja till att kandidera och att de fått korrekt information om hur deras personuppgifter kommer att hanteras. Läs mer om vad ni som valberedning behöver göra för att följa gällande dataskyddsförordning på ett korrekt sätt i dokumentet Information till valberedningar om dataskydd.
När arbetet med att ta fram förslag är slutfört informera de ni vill föreslå till förtroendevalda och de som inte kommer föreslås.
När ni tagit fram ett förslag på kandidater behöver ni göra några förberedelser inför årsmötet:
På årsmötet presenterar ni kandidaterna och motiverar förlaget som helhet. Det är sedan medlemmarna som fattar beslut om vilka personer som blir valda till de olika förtroendeuppdragen. Ditt och övriga valberedares uppdrag är slut i och med årsmötet, men det kan ändå vara en god idé att valberedningen träffas och gör en utvärdering av sitt arbete under året. Kanske kan dina eller era erfarenheter vara värdefulla för den nya valberedningens arbete.
Hoppas året som valberedare har varit intressant och givande och att uppdraget har gett dig mersmak för fackligt arbete och en vilja att uppmuntra andra till engagemang!