Genom att förstå och vara nyfiken på varandra så kan man lösa konflikter. Det menar Frej Johnson, en av de chefsmedlemmar som deltog i årets första träff i Like a Boss som handlade om just konfliktlösning i ledarskapet.
I mars hölls första träffen i chefsnätverket Like a Boss. Temat var konflikter och konfliktlösning, där retorikexperten Elaine Eksvärd höll en föreläsning. En av deltagarna var Frej Johnson, som är klubbchef i Spårvägens Tennisklubb i Johanneshov.
Frej upplevde träffen som seriös och rolig med en lagom portion av allt. Framför allt uppskattade han att nätverket hade satsat på en bra föreläsare.
- Jag hamnade själv i en bra grupp under minglet och knöt kontakt med ett par personer, berättar han. Kanske hade jag fått ut ännu mer av minglet om det varit modererat, men det här blev ändå bra för mig.
Frej har varit chef med verksamhetsansvar i snart tio år. I den hall där han är chef idag finns sex fast anställda. Dessutom har klubben 20 ytterligare anställda i form av timanställda och visstid samt ett stort antal personer som arbetar ideellt.
I sin roll som klubbchef är han också coach och tränare, för både motionärer och elitspelare.
- Genom att jobba med medlemmarna så bibehåller jag min förståelse för verksamheten. Jag vill veta hur alla trivs och tar pulsen i verksamheten genom att träffa olika medlemmar.
Vad är då Frejs tankar om konflikthantering, det som var temat för träffen i Like a Boss?
- Varje situation är unik. Mitt stalltips är att ta reda på vad som ligger bakom situationen. Ställer man frågor på ett nyfiket sätt är min erfarenhet att man förstår man att folk vill väl. De här tipsen om JAG-formuleringar, där man utgår ifrån sina egna känslor och behov, tror jag ibland kan skapa konflikt i situationen i stället för att lösa den. Det finns ett steg innan det.
Genom att förstå varandras utgångspunkt är Frejs erfarenhet att man lättare kan nå fram till varandra och lösa ut det som skaver.
- Har man öppnat diskussionen, behöver man kanske inte komma till en lösning direkt. I början när jag var ny chef var det väldigt obekvämt att ha olösta problem. Jag ville lösa dem på en gång, vilket var naturligt. Med åren har jag lärt mig att bra lösningar på större problem inte ska jäktas fram.
Ett par andra tips är att ta tag i konflikten direkt och att anpassa sin kommunikation till gruppen och individen.
- Om man väntar för länge kan ett försök att lösa ut en konflikt hamna helt fel. Mitt tips är verkligen att ta upp det som skaver direkt.
Frej lyfter slutligen vikten av att ha distans till sig själv, till sitt jobb och att det ju inte är någon större fara på lång sikt om något blir tokigt.
- Genom att ha lite distans som chef, både till sig själv och verksamheten, är min erfarenhet att man bidrar till att skapa en trygg och utvecklande arbetsmiljö där man löser konflikter när de uppkommer. Och där de också bidrar till utveckling.
1. Ta tag i situationen direkt, väntar du så riskerar skavet att växa.
2. Ta reda på vad som ligger bakom ett beteende och döm inte på förhand.
3. Ställ nyfikna och vänliga frågor som syftar till förståelse.
4. När inblandade parter har fått berätta om vad som ligger bakom så kan du avvakta lite. Förståelse kan i sig bidra till att lösa en situation.
5. Följ upp samtalen för att kolla läget och vad som ytterligare behövs för att lösa konflikten, eller grundproblemet som bidrar till konflikten.
6. Ha distans till dig själv, din verksamhet och även den uppkomna situationen. Jobbet är inte lika med livet för alla. Att betrakta situationer med lite avstånd och se på den sakligt gör det ofta enklare att lösa situationen.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet pratar ledaren Ann-Charlotte Baudin och Unionens ombudsman Dag Bremberg om hur chefer kan navigera när verksamheten måste förändras.
Ann-Charlotte arbetar med tillväxt och att vända företag från minus till plus. I sådana situationer blir ledarskapet extra synligt.
”När det är tuffare tider blir jag mer närvarande. Jag checkar in oftare, lyssnar mer och försöker fånga upp stämningar och beteendeförändringar i teamet”, säger hon.
Lyft blicken när det blåser
När organisationer hamnar i motvind är det lätt att fastna i akuta problem. Ann-Charlotte menar att chefens viktigaste uppgift då är att hjälpa teamet att se helheten.
Det handlar om att tydliggöra nuläget och riktningen framåt. Var står vi i dag? Vart ska vi? Vad hindrar oss från att komma dit?
När utmaningen blir konkret och hanterbar minskar känslan av kaos. Enligt Ann-Charlotte kan korta, strukturerade workshops vara ett effektivt sätt att samla teamet kring lösningar.
”Om alla får bidra med sina idéer hittar man ofta vägar framåt som inte hade kommit upp annars.”
Synliggör de små framstegen
I svåra perioder är motivationen sällan konstant. Därför behöver chefer visa att arbetet faktiskt leder framåt genom att uppmärksamma alla framsteg. När teamet ser att insatserna ger resultat stärks tron på att förändringen går att genomföra.
Ett annat viktigt verktyg är prioritering. När resurserna är begränsade behöver fokus vara tydligt.
”Färre saker, men viktigare saker,” som hon uttrycker det.
När oro sprider sig i organisationen
När en omorganisation diskuteras uppstår ofta frågor och oro. I det läget menar både Ann-Charlotte och Dag att chefens närvaro är avgörande. Att vara tillgänglig, förklara processen och svara på frågor – även när alla svar inte finns ännu – kan göra stor skillnad.
”Det viktigaste är att inte försvinna”, säger Ann-Charlotte.
”Var synlig. Ta några extra varv. Visa att människor kan komma till dig.”
Dag Bremberg lyfter samtidigt att tydlig kommunikation är avgörande. Om förändringen upplevs som något som ”kommer uppifrån” utan dialog riskerar missnöjet att växa.
”Det är då korridorsnacket tar över. Och det kan bli väldigt kostsamt för organisationen,” säger han.
Lojalitet i rollen som chef
För mellanchefer kan omorganisationer vara särskilt svåra. De ska förmedla beslut som de kanske inte själva varit med och fattat. Dag menar att det värsta man kan göra är att försöka distansera sig från beslutet inför teamet. Att signalera att man själv egentligen tycker att förändringen är fel skapar snabbt förvirring och misstro.
”Som chef måste du vara lojal med beslutet. Annars behöver någon annan hålla i kommunikationen.”
Förändring är det nya normala
I en omvärld där teknik, marknader och affärsmodeller förändras snabbt blir organisationsförändringar allt vanligare. Ann-Charlotte beskriver arbetslivet som ”never normal”.
För chefer innebär det att bygga organisationer som är mer flexibla – och team som klarar förändring bättre. När riktningen är tydlig, dialogen öppen och människor känner sig delaktiga blir även svåra perioder lättare att ta sig igenom tillsammans.
Lyssna på hela avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare.
