Genom att förstå och vara nyfiken på varandra så kan man lösa konflikter. Det menar Frej Johnson, en av de chefsmedlemmar som deltog i årets första träff i Like a Boss som handlade om just konfliktlösning i ledarskapet.
I mars hölls första träffen i chefsnätverket Like a Boss. Temat var konflikter och konfliktlösning, där retorikexperten Elaine Eksvärd höll en föreläsning. En av deltagarna var Frej Johnson, som är klubbchef i Spårvägens Tennisklubb i Johanneshov.
Frej upplevde träffen som seriös och rolig med en lagom portion av allt. Framför allt uppskattade han att nätverket hade satsat på en bra föreläsare.
- Jag hamnade själv i en bra grupp under minglet och knöt kontakt med ett par personer, berättar han. Kanske hade jag fått ut ännu mer av minglet om det varit modererat, men det här blev ändå bra för mig.
Frej har varit chef med verksamhetsansvar i snart tio år. I den hall där han är chef idag finns sex fast anställda. Dessutom har klubben 20 ytterligare anställda i form av timanställda och visstid samt ett stort antal personer som arbetar ideellt.
I sin roll som klubbchef är han också coach och tränare, för både motionärer och elitspelare.
- Genom att jobba med medlemmarna så bibehåller jag min förståelse för verksamheten. Jag vill veta hur alla trivs och tar pulsen i verksamheten genom att träffa olika medlemmar.
Vad är då Frejs tankar om konflikthantering, det som var temat för träffen i Like a Boss?
- Varje situation är unik. Mitt stalltips är att ta reda på vad som ligger bakom situationen. Ställer man frågor på ett nyfiket sätt är min erfarenhet att man förstår man att folk vill väl. De här tipsen om JAG-formuleringar, där man utgår ifrån sina egna känslor och behov, tror jag ibland kan skapa konflikt i situationen i stället för att lösa den. Det finns ett steg innan det.
Genom att förstå varandras utgångspunkt är Frejs erfarenhet att man lättare kan nå fram till varandra och lösa ut det som skaver.
- Har man öppnat diskussionen, behöver man kanske inte komma till en lösning direkt. I början när jag var ny chef var det väldigt obekvämt att ha olösta problem. Jag ville lösa dem på en gång, vilket var naturligt. Med åren har jag lärt mig att bra lösningar på större problem inte ska jäktas fram.
Ett par andra tips är att ta tag i konflikten direkt och att anpassa sin kommunikation till gruppen och individen.
- Om man väntar för länge kan ett försök att lösa ut en konflikt hamna helt fel. Mitt tips är verkligen att ta upp det som skaver direkt.
Frej lyfter slutligen vikten av att ha distans till sig själv, till sitt jobb och att det ju inte är någon större fara på lång sikt om något blir tokigt.
- Genom att ha lite distans som chef, både till sig själv och verksamheten, är min erfarenhet att man bidrar till att skapa en trygg och utvecklande arbetsmiljö där man löser konflikter när de uppkommer. Och där de också bidrar till utveckling.
1. Ta tag i situationen direkt, väntar du så riskerar skavet att växa.
2. Ta reda på vad som ligger bakom ett beteende och döm inte på förhand.
3. Ställ nyfikna och vänliga frågor som syftar till förståelse.
4. När inblandade parter har fått berätta om vad som ligger bakom så kan du avvakta lite. Förståelse kan i sig bidra till att lösa en situation.
5. Följ upp samtalen för att kolla läget och vad som ytterligare behövs för att lösa konflikten, eller grundproblemet som bidrar till konflikten.
6. Ha distans till dig själv, din verksamhet och även den uppkomna situationen. Jobbet är inte lika med livet för alla. Att betrakta situationer med lite avstånd och se på den sakligt gör det ofta enklare att lösa situationen.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund med sig av konkreta råd för hur du kan skapa möten som faktiskt tar verksamheten framåt.
Steg 1: Börja med ett tydligt syfte
Om det finns en sak som återkommer genom hela samtalet är det vikten av syfte.
– Grunden för ett möte är ett tydligt syfte, säger Micke Darmell.
Micke Darmell har ägnat större delen av sitt yrkesliv åt en fråga som de flesta har starka åsikter om: möten. Som föreläsare, utbildare och författare har han i över 30 år hjälpt organisationer att utveckla sin möteskultur, och ett tydligt syfte är en grundsten som förvånansvärt ofta saknas, menar han.
Alla deltagare ska förstå varför mötet finns, redan innan det börjar. Syftet ska framgå i inbjudan och upprepas när mötet startar. Det handlar inte bara om att veta vad som ska diskuteras, utan också om vilken effekt mötet ska leda till.
När syftet är tydligt blir det lättare att avgöra vilka som behöver vara med och vilka frågor som faktiskt hör hemma där.
Steg 2: Gör mötet till en dialog
Många möten präglas fortfarande av envägskommunikation. Chefen informerar och deltagarna lyssnar.
Men enligt både Jesper Wiklund och Micke Darmell går organisationer miste om en enorm resurs när möten används på det sättet.
– Använd kraften i medarbetarna under de här mötena, säger Micke Darmell.
De personer som arbetar närmast verksamheten sitter ofta på värdefulla perspektiv, idéer och lösningar. För att fånga upp dem krävs tid för dialog.
Jesper Wiklund lyfter arbetsplatsträffar som ett exempel.
– Det handlar om att vi ska lyssna på de medarbetare som är engagerade och kan verksamheten.
När fler deltar aktivt ökar både kvaliteten på besluten och känslan av delaktighet.
Steg 3: Lämna mötet med ett beslut
Ett möte utan tydlig avslutning skapar lätt frustration. Därför behöver deltagarna veta vad som har beslutats, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska hända efteråt.
När människor lämnar mötet med tydlighet minskar behovet av uppföljningsmöten och diskussioner som upprepar sådant som redan borde vara avgjort.
Små förändringar kan ge stora effekter
Bättre möten handlar inte alltid om stora omorganisationer eller nya verktyg. Ibland räcker det med enkla förändringar. Fler pauser. Tydligare spelregler. En agenda som faktiskt följs.
Micke Darmell lyfter också vikten av energi.
– Vi har inte kul tillsammans på mötena längre, säger han.
Möten handlar inte bara om beslut. De bygger också relationer, tillit och samarbete. När människor trivs tillsammans blir det lättare att lösa problem tillsammans.
Börja redan i morgon
För den chef som vill förbättra möteskulturen finns ett enkelt råd. Mät hur mötena fungerar i dag. Fråga medarbetarna vad som fungerar och vad som inte fungerar. Och börja med att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte.
Som Micke Darmell uttrycker det:
– Att sitta på ett möte utan ett tydligt syfte är precis som att sätta sig i en taxi och säga: Kör.
Det kan bli en spännande resa. Men risken är stor att den blir både dyr och att ni hamnar helt fel.
Lyssna på hela avsnittet här.
