Kalendern är full. Möten avlöser varandra. Ändå är det många som lämnar mötesrummet med samma fråga: Vad var det egentligen vi kom fram till? Trots att nästan alla tycker att dåliga möten är frustrerande fortsätter vi att hålla dem. Varför?
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare berättar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund varför möteskulturen har fastnat i gamla hjulspår – och vad det kostar organisationer.
Vi har aldrig lärt oss hur man håller möten
Den kanske mest överraskande förklaringen är också den enklaste.
– Problemet är att vi inte har någon utbildning, säger Micke Darmell.
Han beskriver hur vi går genom hela utbildningssystemet utan att egentligen lära oss hur effektiva möten fungerar. När vi sedan kommer ut i arbetslivet gör vi som alla andra. Vi ärver mötena, agendorna och arbetssätten från dem som kom före oss.
Resultatet blir att gamla vanor reproduceras år efter år utan att någon riktigt ifrågasätter dem.
Vi använder möten till fel saker
Ett annat problem är att möten ofta används som kanal för information. Statusuppdateringar, avrapporteringar och presentationer fyller stora delar av mötestiden. Samtidigt är det sällan det som deltagarna själva uppskattar mest.
När Micke Darmell frågat tusentals människor vad som kännetecknar ett bra möte återkommer samma svar.
– Man är inkluderad. Vi har syfte och mål. Vi respekterar varandra. Vi lyssnar på varandra,” säger han.
Information hamnar däremot långt ner på listan.
Trots det fortsätter många organisationer att samla människor i mötesrum för sådant som lika gärna hade kunnat delas via andra kanaler.
– Vi fortsätter ha möten som det vore på 70- eller 80-talet, säger han.
Mötesproblemen är ofta ledarskapsproblem
Många organisationer beskriver att medarbetare inte läser information som skickas ut i förväg. Lösningen blir då ytterligare ett möte. Men enligt Micke Darmell är det ofta fel analys.
– Det är ju inget mötesproblem. Det är ett ledarskapsproblem.”
Om möten används för att kompensera för andra brister riskerar de att bli längre, fler och mindre effektiva. Det leder i sin tur till en ond cirkel där allt fler upplever möten som ett hinder för det faktiska arbetet.
Vi glömmer varför vi ses
Den vanligaste orsaken till dåliga möten är kanske ändå att syftet är otydligt. När syftet saknas blir mötet lätt en plats där frågor bollas runt utan att leda till beslut eller handling.
Jesper Wiklund känner igen problemet.
– Jag var på en arbetsplats där det var möten hela tiden och kunde gå från ett och fråga: Men vad har vi beslutat nu då? Och ingen visste.
Om mötet inte leder nånvart skapas frustration, osäkerhet och i värsta fall fler möten för att lösa samma frågor igen.
Det handlar om arbetsmiljö
Många ser möten som en fråga om effektivitet. Men enligt gästerna handlar det minst lika mycket om arbetsmiljö. Dåliga möten dränerar energi. Bra möten skapar engagemang, delaktighet och bättre beslut.
När människor upplever att deras tid används väl ökar också känslan av att kunna påverka verksamheten. Och det är kanske där den största kostnaden för dåliga möten finns. Inte i timmarna som försvinner, utan i idéerna, engagemanget och energin som aldrig tas tillvara.
Lyssna på hela avsnittet här.
Nästa artikel
I det här avsnittet av Jobblivet för chefer och egenföretagare delar mötesexperten Micke Darmell och Unionens ombudsman Jesper Wiklund med sig av konkreta råd för hur du kan skapa möten som faktiskt tar verksamheten framåt.
Steg 1: Börja med ett tydligt syfte
Om det finns en sak som återkommer genom hela samtalet är det vikten av syfte.
– Grunden för ett möte är ett tydligt syfte, säger Micke Darmell.
Micke Darmell har ägnat större delen av sitt yrkesliv åt en fråga som de flesta har starka åsikter om: möten. Som föreläsare, utbildare och författare har han i över 30 år hjälpt organisationer att utveckla sin möteskultur, och ett tydligt syfte är en grundsten som förvånansvärt ofta saknas, menar han.
Alla deltagare ska förstå varför mötet finns, redan innan det börjar. Syftet ska framgå i inbjudan och upprepas när mötet startar. Det handlar inte bara om att veta vad som ska diskuteras, utan också om vilken effekt mötet ska leda till.
När syftet är tydligt blir det lättare att avgöra vilka som behöver vara med och vilka frågor som faktiskt hör hemma där.
Steg 2: Gör mötet till en dialog
Många möten präglas fortfarande av envägskommunikation. Chefen informerar och deltagarna lyssnar.
Men enligt både Jesper Wiklund och Micke Darmell går organisationer miste om en enorm resurs när möten används på det sättet.
– Använd kraften i medarbetarna under de här mötena, säger Micke Darmell.
De personer som arbetar närmast verksamheten sitter ofta på värdefulla perspektiv, idéer och lösningar. För att fånga upp dem krävs tid för dialog.
Jesper Wiklund lyfter arbetsplatsträffar som ett exempel.
– Det handlar om att vi ska lyssna på de medarbetare som är engagerade och kan verksamheten.
När fler deltar aktivt ökar både kvaliteten på besluten och känslan av delaktighet.
Steg 3: Lämna mötet med ett beslut
Ett möte utan tydlig avslutning skapar lätt frustration. Därför behöver deltagarna veta vad som har beslutats, vem som ansvarar för nästa steg och vad som ska hända efteråt.
När människor lämnar mötet med tydlighet minskar behovet av uppföljningsmöten och diskussioner som upprepar sådant som redan borde vara avgjort.
Små förändringar kan ge stora effekter
Bättre möten handlar inte alltid om stora omorganisationer eller nya verktyg. Ibland räcker det med enkla förändringar. Fler pauser. Tydligare spelregler. En agenda som faktiskt följs.
Micke Darmell lyfter också vikten av energi.
– Vi har inte kul tillsammans på mötena längre, säger han.
Möten handlar inte bara om beslut. De bygger också relationer, tillit och samarbete. När människor trivs tillsammans blir det lättare att lösa problem tillsammans.
Börja redan i morgon
För den chef som vill förbättra möteskulturen finns ett enkelt råd. Mät hur mötena fungerar i dag. Fråga medarbetarna vad som fungerar och vad som inte fungerar. Och börja med att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte.
Som Micke Darmell uttrycker det:
– Att sitta på ett möte utan ett tydligt syfte är precis som att sätta sig i en taxi och säga: Kör.
Det kan bli en spännande resa. Men risken är stor att den blir både dyr och att ni hamnar helt fel.
Lyssna på hela avsnittet här.
