Så görs ett fyllnadsval i en klubbstyrelse
När någon avgår eller när ni är för få i klubbstyrelsen kan ni enkelt kalla till ett extra klubbmöte för att välja in en ny förtroendevald. Här får du allt du behöver för att göra det rätt – steg för steg.
För få i klubbstyrelsen? Så gör ni ett fyllnadsval
För att en klubb ska vara fullständig behöver medlemmarna utse en ordförande, minst två styrelseledamöter, en revisor och en valberedare. Om din klubb har uppdrag som inte är tillsatta, har vi tagit fram en enkel guide för hur ni kan hålla ett extra klubbmöte och välja in personer till dessa uppdrag.
Varför det är viktigt att agera
En fulltalig styrelse skapar stabilitet, engagemang och bättre förutsättningar för fackligt arbete. Om något uppdrag saknas kan ni hålla ett extra klubbmöte . Det är både enkelt och viktigt.
Ingen vakans, men en önskan om att bli fler i klubbstyrelsen?
Om behovet inte är att fylla en vakans utan att utöka styrelsen, besök sidan "Att utöka antalet ledamöter i styrelsen".
Fyllnadsval i fyra steg
Steg 1: Hitta en ersättare
Styrelsen eller valberedningen behöver hitta en medlem som vill ta rollen.
Använd vår mejlmall som stöd när du som ombud informerar dina kollegor och uppmuntrar dem att nominera kandidater till fyllnadsvalet.
Fyllnadsval till klubbstyrelsen – nominera dig själv eller en kollega!
Hej [Förnamn]!
Vi vill informera dig om att ett fyllnadsval till vår klubbstyrelse kommer att genomföras. Det finns nu en möjlighet att vara med och påverka vår verksamhet genom att kandidera till styrelsen eller nominera någon du tycker skulle passa bra för uppdraget.
Varför ett fyllnadsval?
[Beskriv kort varför fyllnadsvalet hålls, till exempel: En styrelseledamot har valt att lämna sitt uppdrag i förtid, vilket gör att vi nu behöver välja en ny ledamot.]
Vad innebär uppdraget?
Att sitta i klubbstyrelsen innebär att du:
-
Får vara med och representera dina kollegor,
-
Driver viktiga frågor på arbetsplatsen,
-
Samarbetar med Unionen och arbetsgivaren i olika frågor,
-
Bidrar till en stark lokal facklig närvaro.
Vem kan kandidera?
Alla medlemmar i Unionen på arbetsplatsen är valbara. Du kan anmäla ditt intresse själv, eller nominera en kollega som du tror skulle passa i rollen.
Så här går det till:
-
Nomineringar skickas till: [kontaktpersonens e-postadress]
-
Sista dag för nominering: [datum]
-
Valet genomförs: [datum och eventuell form, t.ex. digitalt eller på ett medlemsmöte]
Har du frågor om uppdraget eller valet? Tveka inte att höra av dig till [namn och kontaktuppgifter].
Vänliga hälsningar,
[Avsändarens namn]
[Klubbens namn / Unionenklubbens kontaktuppgifter]
[Telefonnummer och e-postadress]
Steg 2: Skicka kallelse
Skicka kallelsen till medlemsmötet minst 14 dagar i förväg. Ange tydligt att valet ska ske. Mötet kan vara fysiskt, digitalt eller via e-post (kräver beslut om alternativa mötesformer).
Inbjudan till klubbmöte
Kära medlemmar,
Vi har glädjen att bjuda in er till ett
klubbmöte
för att diskutera och besluta om fyllnadsval till vår styrelse då vi behöver välja in en [Rollen som är vakant]. Ert engagemang och deltagande är viktigt för att säkerställa att vår styrelse fortsätter att arbeta effektivt och representera alla medlemmar på bästa sätt.
Är du intresserad av att ingå i klubbstyrelsen så ta kontakt med vår valberedning som består av [Persons namn] senast [Datum]. Att vara en del av klubbstyrelsen är en möjlighet för både personlig utveckling samtidigt som vi förbättrar villkoren för våra kollegor och medlemmar så prata med någon av oss i styrelsen eller valberedningen för att veta mer.
Klubbmötet sker:
Datum: [Datum]
Tid: [Tid]
Plats: [Plats]
Nedan hittar ni dagordningen för mötet.
Vi ser fram emot att träffa er och tillsammans arbeta för att stärka vår styrelse. Vänligen bekräfta er närvaro senast [sista datum för anmälan].
Med vänliga hälsningar,
[Ordförandens namn] [Klubbens namn]
Dagordning för extra klubbmöte
1. Mötets stadgeenliga kallande
2. Val av
– ordförande för mötet
– sekreterare
– justerare som tillsammans med ordföranden justerar protokollet
– rösträknare
3. Ärende som angetts i kallelsen
a) Fyllnadsval av revisor
4. Mötets avslutande
Steg 3: Genomför klubbmötet
Följ dagordningen och genomför valet. Använd våra mallar och instruktioner.
Mötesordförande? Ta hjälp av vår guide till hur du genomför mötet
Manual: Mötesordförande
PDF 2.21 MB
Protokoll från medlemsmöte
Tid och plats:
§ 1. Mötets öppnande
Ordföranden öppnar mötet och hälsar alla välkomna.
§ 2. Mötets stadgeenliga kallande
Medlemsmötet beslutade att mötet enligt stadgarna är behörigt utlyst.
§ 3 Fastställande av röstlängd
Medlemsmötet beslutade:
att fastställa röstlängden till [Ange antal] röstberättigade medlemmar
att anse röstlängden justerad
§ 4. Fastställande av dagordning
Medlemsmötet beslutade:
att fastställa dagordningen enligt med förslaget. eller
att fastställa dagordningen med följande tillägg/ändringar: Ange tillägg/ändringar:
§ 5. Val av mötesfunktionärer
Mötet beslutade:
att till ordförande för aktuellt medlemsmöte välja [Ange namn]
att till sekreterare för aktuellt medlemsmöte välja [Ange namn]
att till justerare för aktuellt medlemsmöte välja [Ange namn]
§ 6. Fyllnadsval för val av [Rollen som är vakant]
Valberedningen presenterar sitt förslag. Medlemsmötet beslutade att genom fyllnadsval välja [Persons namn] till [Rollen som är vakant] fram till ordinarie årsmöte [Ange år, ex 2027].
§ 7. Övriga frågor
§ 8. Mötets avslutande
Ordföranden avslutar mötet.
Mötesordförande:
Ange för- och efternamn
Justerare:
Ange för- och efternamn
Steg 4: Registrera uppdrag och skicka protokoll
En vanlig miss är att ni under årsmötet valt in medlemmar till alla uppdrag men att det sedan inte har registrerats korrekt.
Så här ser ni om ni har registrerat uppdragen korrekt
- Logga in på Mitt uppdrag
- Gå till "Medlemmar" → "Uppdrag"
- Klicka "Lägg till uppdrag" eller redigera befintliga uppdrag så att de stämmer med vad som beslutats på årsmötet.
Videoguide till hur du registrerar ett uppdrag
Steg 5: Informera om ny ledamot i styrelsen
- När valet är klart och protokollet är signerat är det viktigt att informera både medlemmarna och arbetsgivaren om att styrelsen har fått en ny ledamot. Det stärker transparensen, visar att fackklubben är aktiv och ger en aktuell bild av styrelsens sammansättning.
- Ett kort mejl eller ett inlägg på intranätet räcker långt. Berätta vem som har valts in, vilken funktion personen får i styrelsen och gärna varför personen valt att engagera sig. Det ger både kollegor och arbetsgivaren en tydlig förståelse för hur styrelsearbetet utvecklas. Det behöver inte vara omfattande – det viktigaste är att alla får ta del av informationen.
Vanliga frågor om förtroendeuppdrag
Ja, men inte om det riskerar jäv. En medlem får inte sitta i både styrelsen och samtidigt vara revisor eller valberedare. Det handlar om att undvika misstanke om partiskhet.
Logga in på Mitt uppdrag, klicka på fliken Medlemmar och välj listan Uppdrag. Där ser du aktuell status.
Uppdrag i klubbstyrelse
Förtroendeuppdrag inom Unionen
PDF 1.8 MB
