Att utöka antalet ledamöter i styrelsen
Behöver klubbstyrelsen förstärkas med fler personer? Då kan ni fatta beslut på ett medlemsmöte om att öka antalet platser – och därefter välja in nya.
Att utöka antalet ledamöter i styrelsen
Rekryteringsarbetet till styrelsen är inte något som tar slut bara för att årsmötet är över. Tvärtom – det kan vara just efter årsmötesperioden som nya möjligheter uppstår.
Kanske har ni upptäckt en ny talang bland kollegorna. Kanske har något hänt på arbetsplatsen som väckt engagemang hos en medlem. Eller så har ni lyckats nå ut med er kommunikation och fått med er den där kollegan från ekonomiavdelningen som tidigare varit tveksam.
Oavsett anledning är det glädjande att fler vill engagera sig! Och det är fullt möjligt att utöka styrelsen även mellan årsmöten.
Vakant plats i styrelsen som behöver tillsättas?
Sidan om fyllnadsval berättar hur det går till.
Så går det till att utöka styrelsen
För att kunna välja in en eller flera nya ledamöter behöver ni fatta beslut om två saker:
-
Att antalet styrelseposter ska utökas.
-
Vem eller vilka som ska väljas in på de nya platserna.
Dessa beslut kan tas vid ett medlemsmöte.
Arbetar ni på en arbetsplats där ni inte kan ses fysiskt på möte? Då kan ni hålla möte digitalt
Så genomför ni digitala möten
- Välj säkra videoplattformar
- Följ dagordning som vanligt
- Se till att beslut dokumenteras korrekt
Få hjälp och stöd i frågor genom Unionens GDPR-checklista.
Utökning av klubbstyrelse i fem steg
Att utöka styrelsen utanför årsmötesperioden är enkelt – men det kräver att ni följer en tydlig process. Här guidar vi er steg för steg.
Steg 1: Identifiera behov och hitta kandidater
Fundera på vilka kompetenser eller perspektiv som saknas i styrelsen idag.
- Kanske har en ny kollega klivit in med driv och idéer, kanske har en förändring på arbetsplatsen väckt intresse för fackligt arbete?
- Med rätt personer på plats kan ni stärka ert arbete, bredda kompetensen och skapa ännu bättre förutsättningar för att driva medlemmarnas frågor framåt.
Använd gärna våra uppdragsbeskrivningar i uppdragsbanken som stöd när ni informerar kollegor och uppmuntrar till nomineringar.
Steg 2: Skicka kallelse till medlemsmöte
Skicka ut en kallelse till medlemsmötet minst 14 dagar i förväg. Kallelsen ska tydligt ange att mötet innehåller två beslutspunkter:
- Beslut om att utöka antalet platser i styrelsen.
- Val av person(er) till de nya platserna.
- Mötet kan hållas fysiskt, digitalt eller via mejl (för mejl krävs beslut om alternativa mötesformer).
- Använd gärna vår mall för kallelse och dagordning som ni skickar med kallelsen.
- Skicka kallelsen via "Mitt uppdrag" eller mejl (använd dold kopia vid behov).
Bästa medlemmar!
Vi har nöjet att bjuda in er till ett kommande klubbmöte där vi kommer att behandla ett förslag om att utöka styrelsen med en ytterligare plats samt genomföra val till denna nya post. Ert engagemang och deltagande är av stor betydelse för att säkerställa att styrelsen fortsatt kan arbeta effektivt och representera medlemmarnas intressen på bästa möjliga sätt.
Om du är intresserad av att kandidera till styrelsen, vänligen kontakta valberedningen – som består av [Namn] och [Namn] – senast [sista datum]. Att vara en del av klubbstyrelsen är en möjlighet till både personlig utveckling och att bidra till förbättrade villkor för våra kollegor och medlemmar. Tveka inte att ta kontakt med någon i styrelsen eller valberedningen om du vill veta mer.
Mötesinformation:
Datum: [Datum]
Tid: [Tid]
Plats: [Plats]
Vi ser fram emot att träffa er och tillsammans arbeta för att stärka vår
klubb
.
Vänligen bekräfta din närvaro senast [sista datum för anmälan].
Med vänliga hälsningar,
[Styrelsens namn eller kontaktperson]
Hej kära medlemmar!
Vi vill gärna bjuda in er till ett klubbmöte där vi tillsammans ska prata om att utöka vår styrelse med en ny plats – och välja in en ny person som vill vara med och driva vårt arbete framåt. Det här är ett viktigt steg för att fortsätta bygga en stark och engagerad klubb , och vi hoppas att just du vill vara med!
Är du nyfiken på att sitta i styrelsen?
Toppen! Hör av dig till vår
valberedning
– [Namn] och [Namn] – senast [datum]. Det är ett roligt och meningsfullt uppdrag där du får vara med och påverka, utvecklas och göra skillnad för dina kollegor.
När? [Datum]
Tid? [Tid]
Var? [Plats]
Vi ser fram emot att ses, prata, fatta beslut – och ha det trevligt tillsammans!
Glöm inte att anmäla dig senast [sista datum].
Varmt välkommen!
/Styrelsen
Dagordning
- Mötets öppnande
- Fastställande av dagordning
- Val av mötesordförande och mötessekreterare
- Val av justerare
- Information om bakgrund och behov av utökning av styrelsen
- Val om utökning av styrelsen
- Val till vakanta styrelseposter
- Övriga frågor
- Mötets avslutande
Steg 3: Genomför medlemsmötet
Följ dagordningen och genomför mötet i två steg:
- Rösta om att utöka antalet platser i styrelsen.
- Om beslutet godkänns – genomför val till de nya platserna.
- Använd vår mall för protokoll nedan
Tips: Passa på att kombinera mötet med en kort föreläsning, information från styrelsen eller annan aktivitet om ni vill öka engagemanget.
Mall – Protokoll vid utökning av styrelse
§ 1. Mötets öppnande
Ordföranden öppnar mötet och hälsar alla välkomna.
§ 2. Mötets stadgeenliga kallande
Frågan ställs till mötet om medlemmarna fått kallelse och dagordning i rätt tid.
§ 3 Fastställande av röstlängd
Årsmötet fastlägger vilka som har rätt att rösta.
§ 4. Fastställande av dagordning
Godkännande av dagordningen för mötet.
§ 5. Val av mötesordförande och mötessekreterare
Val av personer som ska leda mötet och föra protokoll.
§ 6. Val av justerare
Val av två personer som ska justera protokollet
§ 7. Information om förslag att utöka styrelsen med x platser.
Styrelsen informerar om bakgrund och syfte samt öppnar upp för frågor.
§ 8. Omröstning om antalet platser i styrelsen.
Mötet fastställer antalet platser i styrelsen
§ 9. Information om nominerade till vakanta platser i styrelsen.
Valberedningen presenterar sitt förslag. Om inget sådant finns informeras om vilka nomineringar som inkommit på förhand alternativt nomineringar på sittande möte.
§ 10. Val till den nya styrelseplatsen
Genomförande av val till den nya styrelseplatsen.
§ 11. Övriga frågor
Diskussion om eventuella övriga frågor som rör styrelsearbetet.
§ 12. Mötets avslutande
Ordföranden avslutar mötet.
Signaturer
Steg 4: Dokumentera och registrera
- Fyll i protokollet och se till att det signeras, helst direkt på plats.
- Vid digitalt möte: säkerställ att alla röster dokumenteras korrekt.
- Skicka in det signerade protokollet till ombudsarende@unionen.se och registrera det nya uppdraget på Mitt uppdrag.
Steg 5: Informera
- När valet är klart och protokollet är signerat är det bra att informera både medlemmarna och arbetsgivaren om att styrelsen har fått en ny ledamot. Det skapar transparens och visar att klubben är aktiv och uppdaterad.
- Ett kort mejl eller ett inlägg på intranätet räcker långt. Berätta vem som valts in, vilken roll personen får och gärna något om varför hen vill engagera sig. På så sätt får både kollegor och arbetsgivare en tydlig bild av hur styrelsen utvecklas.
- Det behöver inte vara stort eller avancerat – det viktiga är att alla nås av informationen.
Adjungera in en medlem – ett smidigt alternativ
Om en medlem visar intresse för styrelsearbete i nära anslutning till årsmötet, men det inte finns möjlighet att genomföra ett formellt val direkt, kan styrelsen välja att adjungera in personen till nästa årsmöte . Det innebär att hen deltar i styrelsens arbete utan att ha rösträtt.
Att adjungera in någon är ett enkelt sätt att låta en intresserad medlem prova på uppdraget, samtidigt som styrelsen får förstärkning. Det kan också vara ett bra första steg inför ett framtida val.
Kom ihåg att beslut om adjungering bör dokumenteras i styrelseprotokollet.
Vanliga frågor om förtroendeuppdrag
Ja, men inte om det riskerar jäv. En medlem får inte sitta i både styrelsen och samtidigt vara revisor eller valberedare. Det handlar om att undvika misstanke om partiskhet.
Ledamot
-
Ordinarie medlem i styrelsen.
-
Har rösträtt och ansvar för beslut.
-
Deltar alltid i möten och styrelsearbete.
Suppleant
-
Ersättare vid frånvaro av ledamot.
-
Har rösträtt endast när hen ersätter någon.
-
Kallas in vid behov, men kan ibland delta ändå.
| Funktion | Ledamot | Suppleant |
|---|---|---|
| Fast plats i styrelsen | Ja | Nej |
| Rösträtt | Ja | Ja, men endast vid inhopp |
| Närvaro på möten | Obligatorisk | Endast vid behov (eller ombedd) |
| Ansvar för beslut | Ja | Ja, om tjänstgörande på möte |
