Så får du som chef använda medarbetardata

När gränsen mellan privatliv och arbetsliv blir suddigare väcker det frågor om hur digitala spår i jobbdatorer och jobbmobiler får användas av arbetsgivare och av dig som chef.

Digitala spår lämnas i jobbenheter

Du och dina medarbetare lämnar digitala spår när ni använder jobbdatorn, jobbmobilen eller andra digitala redskap i arbetet. Det finns några saker som arbetsgivare och även du som chef behöver förhålla dig till när det handlar om hur data får samlas in och användas.

Det handlar bland annat om datainsamlingen är förenlig med dataskyddsförordningen GDPR (mer information om GDPR finns längre ner), arbetsrätten och med den svenska arbetsmarknadsmodellen.

Intresseavvägning mellan integritet och arbetsgivarens kontroll

Generellt ska en intresseavvägning göras vid insamling och användning av data om anställda. Det är en avvägning som ska göras mellan arbetstagarens integritetsintresse i förhållande till arbetsgivarens kontrollintresse.

Grundprincipen är att arbetsgivare bara samlar in den information som är nödvändig för att kunna leda och fördela arbetet och att arbetsgivaren ska samla in så lite information som möjligt om de anställda. Om en arbetsgivare väljer att samla information om sina anställda så ska det informeras om detta tydligt, lättillgänglig och transparent i förväg.

En viktig utgångspunkt är att anställda inte kan samtycka till några personuppgiftsbehandlingar alls, genom att exempelvis skriva på en policy på arbetsplatsen. Det beror på att den anställde befinner sig i ett ojämnt styrkeförhållande gentemot arbetsgivaren, vilket försvårar ett samtycke utifrån jämlika positioner. Brott mot GDPR kan äga rum även om den anställde har samtyckt.

Det ska även noteras att GDPR är en lagstiftning som reglerar lagring av enskilda individers personuppgifter. Det betyder att vad som är tillåtet eller inte i varje given situation till syvende och sist bestäms genom att en enskild persons ärende avgörs.

Några vanliga frågor för dig som chef om hur digitala spår från medarbetare får hanteras

Info icon Shape info icon

GDPR - grundläggande principer

Organisationer som hanterar personuppgifter är personuppgiftsansvariga. Det är inte en viss chef på en arbetsplats eller en anställd som är personuppgiftsansvarig. En fysisk person kan dock vara personuppgiftsansvarig, till exempel när det gäller enskilda firmor.

Integritetsskyddsmyndigheten har utifrån artikel 5 i GDPR sammanställt grundläggande principer för personuppgiftsansvariga:

  • bara får samla in dina personuppgifter för specifika, sär-skilt angivna och berättigade ändamål
  • inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen
  • ska se till att dina personuppgifter är riktiga
  • ska radera dina personuppgifter när de inte längre behövs
  • ska skydda dina personuppgifter, till exempel så att inte behöriga får tillgång till dem och så att de inte förloras eller förstörs.

Personuppgiftsansvariga ska även se till att enskilda får information om varför personuppgifter samlas in och hur deras personuppgifter hanteras.

Råd och stöd för dig som chef

Här hittar du råd och stöd för dig som är chef och ledare när det kommer till ditt arbetsmiljöansvar, hur du sätter rättvisa löner, hur du håller medarbetarsamtal och mycket mer. Självklart hittar du också råd och stöd när det kommer till din egen anställning.

Som medlem får du mer

Bli medlem i Unionen Chef – Sveriges största fackförbund för chefer. Då får du rådgivning genom Chefslinjen, utbildningar och förmåner som hjälper dig att utveckla ledarskapet.

Gå en kurs för chefer

Vill du bli tryggare i din roll som chef och ledare? Lära dig mer om ditt arbetsmiljöansvar, arbetsrätt eller att hålla svåra samtal? I Unionens kurser och föreläsningar får du både värdefull kunskap och inspiration kring aktuella ämnen.

Kontakta Unionen Chef

Via Unionens chefslinje får du direkt svar på frågor inom arbetsrätt, arbetsmiljö, lön eller avtalsgranskning. Du kan också bli hänvisad vidare till våra experter inom förhandlingshjälp, karriärplanering med mera.

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg