“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
På många arbetsplatser upplever vi att åldersspannet har ökat. Det beror bland annat på att äldre medarbetare väntar med att gå i pension, samtidigt som yngre medarbetare fyller på i leden. Självklart går det att hitta skillnader mellan den yngre och den äldre generationen på arbetsmarknaden, men dessa generaliseringar ger långtifrån hela sanningen. Varje individ kommer till dig med en unik uppsättning kompetens, kunskap och personlighet, präglad av de intryck hen har fått under sin uppväxt, skolgång och yrkesliv.
Det är också viktigt att se att olika medarbetare motiveras av olika saker – oavsett ålder. Vissa söker frihet och tillit, andra vill ha tät återkoppling och känna direkt mening i sina arbetsuppgifter. Nyckeln är att som ledare vara lyhörd för individen. Som chef och ledare har du en viktig uppgift i att se styrkorna i varje medarbetare och hur de individuella skillnaderna kan kombineras till team som effektivt löser arbetsuppgifter tillsammans.
Samtidigt beskrivs de ibland som en lite gnällig generation som snabbt byter arbetsgivare om inte allt känns rätt
I debatten, och ibland också vid anställningssituationer, klistras ofta olika etiketter på olika generationer. Yngre medarbetare som kommer direkt från skolan eller universitet förutsätts vara uppdaterade i de senaste teorierna och den mest aktuella kunskapen inom det område som de studerat. Samtidigt beskrivs de ibland som en lite gnällig generation som snabbt byter arbetsgivare om inte allt känns rätt, till exempel om utvecklingstakten på jobbet inte upplevs som tillräckligt snabb eller om chefen inte finns där för att peppa eller “curla” dem i förväntad utsträckning.
På motsvarande sätt lever idéer om den äldre generationers medarbetare. Det kan handla om att de är mer lojala med auktoriteter, att de har större social och kommunikativ kompetens, att de vill ha självständigt ansvar och helst vill få arbetsuppgifter delegerade till sig och ”jobba med frihet under eget ansvar”. Men att de samtidigt har svårt att tänka nytt och har dåliga digitala kunskaper.
fastna inte i förutfattade meningar
Men varken de positiva eller de mer krävande sidorna gäller långt ifrån alla, så fastna inte i förutfattade meningar. Inom varje åldersgrupp finns en stor variation av människor. Det är bättre för dig att lära känna dina medarbetares individuella särdrag och jobba vidare med dessa. Allt arbete, alla projekt och alla organisationer bygger ju på samverkan med andra.
När du lär känna dina medarbetare, så gör du det genom att iaktta deras beteende, vad de faktiskt gör och säger på jobbet. En människas beteende beror i huvudsak på två saker: hens personliga egenskaper och situationen. Som chef kan du påverka situationen genom att bygga en arbetsmiljö som stöder fysisk och psykologisk trygghet, att dina medarbetare känner sig välkomna, uppskattade och lyssnade till. Det gäller för alla åldrar.
Meningsfullheten är något som du som chef verkligen kan påverka.
För alla åldrar gäller det även att vara medveten om skillnaderna i personliga egenskaper. Är medarbetaren introvert eller extrovert? Är hen van att leda andra, ta initiativ och delegera, eller mer lagd åt att göra jobbet själv? Är hen en risktagare eller mer analytisk?
Ett behov som den senaste tiden ofta tillskrivits den yngre generationen är att meningsfullhet i arbetet värderas högt. Men det är något som motiverar medarbetare i alla generationer. Medarbetare är mer fokuserade, trygga och effektiva när de förstår varför något ska göras, och vilket resultat som arbetet ska leda till.
Meningsfullheten är något som du som chef verkligen kan påverka. Tag dig tid att beskriva för dina medarbetare vad som är det verkliga syftet med ert företag eller organisation. Då räcker det inte med att ”vi ska bli marknadsledande” eller ”vi ska visa en vinst på 15 procent”. Syftet måste du kunna beskriva i termer av vilken nytta era tjänster eller produkter gör för era kunder, och hur denna nytta blir något värdefullt för det lokala samhället, för människor i er marknad, eller för utvecklingen i världen.
Företag som levererar nytta, som kunder är villiga att köpa, bidrar i slutänden till att förbättra människors liv och livsvillkor. Det är sådana insikter som medarbetare behöver få, som gör att de kan känna stort engagemang på jobbet. Och med ett stort engagemang följer goda arbetsresultat.
Den nyanställda kan bidra med nya perspektiv, medan den mer erfarna medarbetaren kan dela med sig av sina insikter och nätverk.
När motivation möter ett team där du som chef bjudit in människor med olika erfarenheter ökar möjligheterna att spännande synergieffekter ska uppstå. Den nyanställda kan bidra med nya perspektiv, medan den mer erfarna medarbetaren kan dela med sig av sina insikter och nätverk. Du kan låta en mer erfaren medarbetare handleda och coacha en person som är ny på jobbet. Men du kan också låta en nyanställd utbilda en av dina mer erfarna medarbetare. Det kallas ”omvänd coachning” och är en väldigt bra teknik för att föra samman medarbetare och hjälpa dem att uppleva styrkan i samarbete mellan olika kompetenser.
