Du jobbar som sjutton, men hur mycket av det du gör tar dig egentligen framåt? Förvånansvärt lite, visar det sig. Cirka 80 procent av det vi gör ger inte resultat, menar psykoterapeuten Giorgio Grossi. Här tipsar han om hur du sållar, blir mer effektiv samtidigt som du spar hjärnkraft.
Vi ägnar mycket tid åt saker som inte tar oss närmare målet.
Klockan är halv fem och du har knappt hunnit lyfta blicken från skärmen. Du har svarat på mejl, suttit i möten, fixat en grej åt en kollega och hållit koll på en massa Teams-trådar. Ja, du har jobbat hårt. Ändå ligger den där viktiga uppgiften kvar på skrivbordet och stirrar på dig.
Känner du igen dig? Psykoterapeuten Giorgio Grossi har arbetat med stress och stressrelaterad ohälsa i över 25 år. I sin nya bok ”Att prestera och må bra” undersöker han hur vi kan fortsätta vara ambitiösa och prestera bra, utan att köra slut på oss själva. Och en viktig nyckel är förvånansvärt enkel: Sluta lägga tid på fel saker.
– Vi kan ägna mycket tid och energi åt saker som egentligen inte för oss närmare det vi vill åstadkomma.
Ett sätt att få syn på detta är den så kallade paretoprincipen. Den bygger på tanken att ungefär 20 procent av våra ansträngningar står för cirka 80 procent av resultaten. Vänder man på det blir det nästan lite smärtsamt, för en stor del av allt vi gör under arbetsdagen bidrar alltså väldigt lite till det vi vill få gjort.
– Sätter du dig ner och går igenom en arbetsvecka ganska noggrant kan du upptäcka att det bara är en bråkdel av det du gjort som faktiskt fört dig mot dina viktigaste mål. Resten kan vara sådant som att fastna i mejlen, surfa på mobilen prokrastinera eller ta på dig andras uppgifter.
Och det riktigt luriga med det här är att det ofta är just de viktiga 20 procenten som vi skjuter upp, menar Giorgio Grossi.
Varför är det så?
– Hjärnan är ett antikt redskap programmerad att följa minsta motståndets lag och spara energi. De viktiga uppgifterna kan väcka ett visst motstånd, så istället gör vi sådant som är enklare. Vi får belöningen av att känna oss effektiva eftersom vi gör en massa saker, men vi kanske inte gör rätt saker.
Ett knep för att komma igång med det där som känns lite jobbigt är att göra tröskeln löjligt låg. Istället för att tänka ”nu måste jag göra klart den här rapporten” kan du bestämma dig för att jobba med den i 20 minuter.
– När du väl har kommit igång brukar det inte vara något problem att fortsätta.
Men det handlar också om att kunna prioritera. För poängen är alltså inte att använda 80/20-tanken till att pressa in ännu mer i arbetsdagen. Tvärtom. Hållbar prestation handlar om att hushålla med den hjärnkapacitet vi har. Så första steget är att bli lite mer kräsen med vad som faktiskt får ditt fokus.
– När du är stressad får du svårare att prioritera, lägger lätt kraft på fel saker och blir därmed ännu tröttare. Därför är det klokt att regelbundet avsätta tid för att stanna upp och fundera på vad som är viktigt på riktigt, och vad du faktiskt kan strunta i.
Känns det som att du ofta har kniven mot strupen? Giorgio Grossi hjälper dig att skilja det som faktiskt behöver ditt fokus från sådant som kan vänta, delegeras eller strykas helt.
Skriv ner allt du tycker att du behöver göra, stort som smått. Rapporten, mejlen, mötesbokningen, frågan från kollegan… Du behöver inte prioritera, bara få ut allt ur huvudet.
Titta på varje punkt och fråga dig:
Är detta viktigt? Alltså, bidrar det faktiskt till något du vill eller behöver uppnå?
Är det brådskande? Alltså, måste det verkligen göras snart?
Sortera in uppgifterna i Eisenhowermatrisens fyra rutor:
Viktigt + brådskande = Här hamnar sådant som inte kan vänta.
Viktigt + inte brådskande = Boka in i kalendern. Här vill du helst lägga din arbetstid.
Inte viktigt + brådskande = Måste just du göra det? Om inte, lämna över.
Inte viktigt + inte brådskande = Skippa. Ja, på riktigt.
Om nästan allt hamnar under viktigt + brådskande bör du stanna upp. Har du tagit på dig för mycket? Skjuter du upp viktiga saker tills de blir akuta? Eller är arbetsuppgifterna helt enkelt för många? I det senare fallet är lösningen inte att bli mer effektiv, utan att prata med din chef om arbetsbelastning och prioriteringar.
Det som är viktigt men ännu inte brinner är lätt att skjuta framför sig. Lägg därför in det i kalendern innan mejl, småfix och andra ”kan du bara…” äter upp dagen.
Nästa artikel
Du har en medarbetare som går på knäna, en ledning som vill se bättre resultat och en egen att göra-lista som aldrig tycks ta slut. Så vad gör du? Jo, du försöker få allt att gå ihop, ofta genom att själv jobba lite mer. Men är det verkligen lösningen?
– Om tio arbetsuppgifter ska utföras och det realistiskt finns tid för sju så går problemet inte att lösa genom bättre stresshantering, säger Giorgio Grossi, psykoterapeut och aktuell med boken ”Att prestera och må bra.”
Han har jobbat med stressrelaterad ohälsa i över 25 år och menar att vi behöver bli bättre på att skilja mellan sådant vi själva kan påverka och problem som faktiskt ligger i organisationen.
– Man inte återhämta sig ur ett organisatoriskt problem.
Fast det är förstås inte alltid så lätt att vara den som sätter gränserna. Som chef kan du själv sitta rejält i kläm. Ledningen vill växla upp för att öka vinsten, samtidigt som medarbetarna säger att de redan har fullt upp.
– Chefen hamnar lätt i en psykologisk dragkamp. Det kan skapa en känsla av att hur du än gör blir någon besviken.
Och vad gör då den plikttrogna chefen? Jo, försöker få ekvationen att gå ihop genom att jobba ännu mer. Tar över uppgifter från medarbetare, hoppar över lunchen, svarar på mejl på kvällarna och försöker finnas där för allt och alla.
– Du blir organisationens stötdämpare. Istället för att konflikten mellan krav och resurs blir synlig absorberar du en del av den själv.
Och visst kan det fungera, ett tag. Jobbet blir gjort, medarbetarna får hjälp och ledningen är nöjd, men du betalar priset. Dessutom finns en annan risk, för när du hela tiden täcker upp för det som inte fungerar blir problemen mindre synliga för dem som faktiskt kan göra något åt dem.
Giorgio säger att särskilt stressande är kombinationen höga krav och liten möjlighet att påverka arbetssituationen.
– Det är lätt att tänka att en chef automatiskt har stor kontroll. Men många har stort ansvar för sin del av verksamheten, resultatet och medarbetarna samtdigt som de bara delvis kan påverka förutsättningarna.
Du kanske ska minska sjukfrånvaron men får inte anställa fler. Nå bättre resultat, utan att kunna påverka budgeten. Eller genomföra en omorganisation som du själv ställer dig delvis frågande till, och får sedan hantera medarbetarnas missnöje.
– Frågan är alltså inte bara vad som förväntas av dig, utan också vilka möjligheter du faktiskt har att lyckas.
Att jobbet breder ut sig över kvällar och helger, pauserna försvinner och sömnen försämras är varningssignaler. Men Giorgio tycker också att du ska hålla koll på andra förändringar i ditt beteende.
– Börjar du undvika svåra samtal för att du inte orkar ta dem? Blir du kortare i tonen? Har du svårare att fatta beslut? Börjar du detaljstyra sådant som du tidigare kunde delegera? Allt det kan vara tecken på att du har för mycket på ditt bord.
Så vad ska du göra när du inser att ekvationen inte går ihop. Giorgio säger att visst kan du rensa kalendern på onödiga möten, delegera mer och blocka tid för koncentrerat arbete. Men om uppdraget är omöjligt i relation till resurser så räcker inte det. Då behöver du ta diskussionen med din egen chef, och gärna vara konkret.
– Säg exempelvis ”Jag kan prioritera A och B den här månade. Om även C ska genomföras behöver vi antingen skjuta på något annat eller tillföra resurser. Vad vill du att jag prioriterar?
För visst är det fint att vara en chef som ställer upp för de sina, men det är skillnad på att stötta sina medarbetare och själv bli lösningen på allt som inte fungerar.
– Ibland är det inte chefen som behöver bli bättre på att hantera stress, det kan vara organisationen som behöver sluta skapa den.
