Du har en medarbetare som går på knäna, en ledning som vill se bättre resultat och en egen att göra-lista som aldrig tycks ta slut. Så vad gör du? Jo, du försöker få allt att gå ihop, ofta genom att själv jobba lite mer. Men är det verkligen lösningen?
– Om tio arbetsuppgifter ska utföras och det realistiskt finns tid för sju så går problemet inte att lösa genom bättre stresshantering, säger Giorgio Grossi, psykoterapeut och aktuell med boken ”Att prestera och må bra.”
Han har jobbat med stressrelaterad ohälsa i över 25 år och menar att vi behöver bli bättre på att skilja mellan sådant vi själva kan påverka och problem som faktiskt ligger i organisationen.
– Man inte återhämta sig ur ett organisatoriskt problem.
När chefen blir stötdämpare
Fast det är förstås inte alltid så lätt att vara den som sätter gränserna. Som chef kan du själv sitta rejält i kläm. Ledningen vill växla upp för att öka vinsten, samtidigt som medarbetarna säger att de redan har fullt upp.
– Chefen hamnar lätt i en psykologisk dragkamp. Det kan skapa en känsla av att hur du än gör blir någon besviken.
Och vad gör då den plikttrogna chefen? Jo, försöker få ekvationen att gå ihop genom att jobba ännu mer. Tar över uppgifter från medarbetare, hoppar över lunchen, svarar på mejl på kvällarna och försöker finnas där för allt och alla.
– Du blir organisationens stötdämpare. Istället för att konflikten mellan krav och resurs blir synlig absorberar du en del av den själv.
Och visst kan det fungera, ett tag. Jobbet blir gjort, medarbetarna får hjälp och ledningen är nöjd, men du betalar priset. Dessutom finns en annan risk, för när du hela tiden täcker upp för det som inte fungerar blir problemen mindre synliga för dem som faktiskt kan göra något åt dem.
Stort ansvar, men hur stort mandat
Giorgio säger att särskilt stressande är kombinationen höga krav och liten möjlighet att påverka arbetssituationen.
– Det är lätt att tänka att en chef automatiskt har stor kontroll. Men många har stort ansvar för sin del av verksamheten, resultatet och medarbetarna samtdigt som de bara delvis kan påverka förutsättningarna.
Du kanske ska minska sjukfrånvaron men får inte anställa fler. Nå bättre resultat, utan att kunna påverka budgeten. Eller genomföra en omorganisation som du själv ställer dig delvis frågande till, och får sedan hantera medarbetarnas missnöje.
– Frågan är alltså inte bara vad som förväntas av dig, utan också vilka möjligheter du faktiskt har att lyckas.
Vem tar hand om chefen?
Att jobbet breder ut sig över kvällar och helger, pauserna försvinner och sömnen försämras är varningssignaler. Men Giorgio tycker också att du ska hålla koll på andra förändringar i ditt beteende.
– Börjar du undvika svåra samtal för att du inte orkar ta dem? Blir du kortare i tonen? Har du svårare att fatta beslut? Börjar du detaljstyra sådant som du tidigare kunde delegera? Allt det kan vara tecken på att du har för mycket på ditt bord.
Så vad ska du göra när du inser att ekvationen inte går ihop. Giorgio säger att visst kan du rensa kalendern på onödiga möten, delegera mer och blocka tid för koncentrerat arbete. Men om uppdraget är omöjligt i relation till resurser så räcker inte det. Då behöver du ta diskussionen med din egen chef, och gärna vara konkret.
– Säg exempelvis ”Jag kan prioritera A och B den här månade. Om även C ska genomföras behöver vi antingen skjuta på något annat eller tillföra resurser. Vad vill du att jag prioriterar?
För visst är det fint att vara en chef som ställer upp för de sina, men det är skillnad på att stötta sina medarbetare och själv bli lösningen på allt som inte fungerar.
– Ibland är det inte chefen som behöver bli bättre på att hantera stress, det kan vara organisationen som behöver sluta skapa den.
Sluta vara organisationens stötdämpare – 3 tips
- Jämför krav och mandat
Vad förväntas du leverera? Vad kan du faktiskt påverka? Vad behöver du hjälp med att klara? Lyft sådant som inte går ihop sig med din egen chef istället för att kompensera genom att jobba mer. - Ny uppgift? Fråga vad som ska bort
Nya uppdrag läggs gärna ovanpå de gamla. Men ta för vana att fråga ”Om det här ska vara klart på fredag, vad kan vi då skjuta på?” Ställ samma fråga när du fördelar uppgifter i teamet . - Sluta täcka upp
Jobbar du över för att ni är underbemannade? Tar du över uppgifter för att medarbetarna redan har för mycket? Fråga dig ”Löser jag problemet, eller gör jag det bara mindre synligt?” Att lyfta brister i resurser och förutsättningar är också ett chefsansvar.