Matlådan som lyx – 5 billiga alternativ att längta efter

Ett mejl ska skickas, ett dokument laddas upp, ett möte börjar om tre minuter, men datorn vägrar samarbeta. Tangentbordet fryser, nätverket segar, lösenordet krånglar.
För många tjänstemän har IT-strul blivit en ständig följeslagare i arbetslivet. Enligt Unionens undersökning kostar tekniskt krångel över 31 miljarder kronor per år.

– Jag tror den egentliga kostnaden är ännu högre. Här har man räknat på missad arbetstid. Men kostnaden i stress och frustration, alltså minskat välbefinnande, är svårare att räkna på, säger Jan Gulliksen, professor i människa–datorinteraktion på KTH.

”Vi letar efter sladdar, inte stressen i systemen”

När arbetsmiljöombud går en traditionell skyddsrond tittar de på saker som felinställda kontorsstolar, skärmar i fel höjd och sladdar man kan snubbla över. Men hur ofta frågar någon om mejlsystemet fungerar, eller om de digitala verktygen ens hänger ihop? Nästan aldrig, konstaterar Jan Gulliksen. 

– Man tänker att arbetsmiljö handlar om den fysiska miljön – ergonomi, ljus och ljud. Men arbetsmiljölagen gäller också tekniken. Om systemen styr dig i varje steg, utan flexibilitet eller användbarhet, blir det en starkt styrd och bunden arbetssituation. Och det står uttryckligen i lagen att det inte ska förekomma, säger han.

Tillsammans med kollegor på KTH har han genomfört så kallade digitala skyddsronder, en slags hälsokontroll av arbetsplatsens IT-miljö. Forskarna går runt tillsammans med HR, IT-personal och arbetsmiljöombud för att syna vardagen bakom skärmarna.

– När man gör det ser man direkt att folk upplever problem på olika nivåer. IT ser tekniska fel, HR ser kompetensbrister, chefen ser behörighetsproblem. Ofta är det en kombination. Men nästan alltid finns en sak gemensamt, och det är att användbarheten brister.

”Folk tror att det är dem själva det är fel på”

Att IT-strul väcker så mycket frustration handlar inte bara om teknik, utan om känslor.

– När tekniken inte funkar tänker många att ”Det är nog jag som är dum, jag fattar inte det här.” Det blir skamfyllt att be om hjälp, fast det egentligen är systemet som är dåligt utformat, säger Jan Gulliksen.

Känslan av skuld gör att många sitter tysta, svettiga och småirriterade framför datorn i stället för att slå larm. Resultatet blir stress, tidsförluster och en gnagande känsla av att inte räcka till, trots att problemet egentligen ligger på en helt annan nivå.

När IT-systemen styr arbetet

Jan Gulliksen beskriver hur många verksamheter i dag anpassar sig efter systemen istället för tvärtom.

– Vi ser det överallt. Stora standardiserade system som SAP, Schoolsoft eller journalsystemet Millennium, som från början är byggda för helt andra förutsättningar, kanske till och med regler i andra länder. Ibland tvingas man ändra hela verksamheten för att passa systemet. Inte för att det är bättre, utan för att tekniken kräver det.

Han ler snett.

– Det blir lite absurt när människor måste mata in ett personnummer i ett system med tio siffror, och ett annat kräver tolv. Gör du fel måste du börja om från början, trots att datorn enkelt skulle kunna förstå vad du menade.

Gör en reseräkning – om du orkar

De flesta av oss känner igen sig i vardagsstrulet som tär på både humör och fokus.

– Att göra en reseräkning är ett typexempel. Du ska boka rätt resa enligt riktlinjerna, fylla i underlag, få godkännande och bifoga kvitton i rätt format. Gör du ett enda fel får du göra om allt. Många orkar inte och låter bli, vissa avstår till och med från att resa. Det är ett tecken på att systemen inte stöttar arbetet. De hindrar det, säger Jan Gulliksen.

Småsaker, javisst. Men upprepade tusentals gånger blir de till stora energitjuvar både för individen och organisationen. Dessutom påverkar det välbefinnandet, och därmed både hälsa och trivsel.

– Vi pratar ofta om fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö. Nu måste vi börja prata om den digitala och kognitiva arbetsmiljön också. För systemen vi använder varje dag påverkar hur vi mår, säger han.

Han berättar att Arbetsmiljöverket allt oftare tar upp digital stress och bristande användbarhet som faktorer i sina inspektioner.

– Jag hoppas att vi snart granskar digitala miljöer på samma sätt som byggkranar och bullernivåer. För det är samma sak, det handlar om människors arbetsvillkor.

Kompetensutveckling, ett gemensamt ansvar

Men det är inte bara företagen som måste vässa sig. Vi själva har också ett ansvar, påminner Jan Gulliksen.

– Vi måste fortsätta lära oss. Tekniken förändras snabbt, och digital kompetens är en färskvara. Jag brukar säga att kunskap idag har en halveringstid på fem år. Därför behöver vi avsätta tid för att utveckla oss, säger han.

För att digitaliseringen – som är här för att stanna! – ska bli en positiv kraft krävs både användbarhet och ansvar.

– Vi måste ställa krav på tekniken, precis som vi gör på allt annat i vår arbetsmiljö. Den ska inte ge oss skador, inte heller stress och frustration. Digitaliseringen ska frigöra oss, inte styra oss, säger Jan Gulliksen.

Han hoppas att framtidens arbetsplatser ska se tekniken som det den är: ett verktyg för mänsklig utveckling, inte ett hinder.

– Och så måste vi våga prova, lära om och lära nytt. För i dag gör det faktiskt inte så mycket om du gör fel. Det viktiga är att du vågar, och att tekniken hjälper dig, inte stjälper dig.