Lösenordet trilskas, programmet kraschar och reseräkningen äter av din själ. IT-strulet kostar 31 miljarder per år i förlorad arbetstid, men vi förlorar även fokus och arbetsglädje. Professor Jan Gulliksen förklarar hur digitala hinder dränerar välbefinnandet, varför chefer måste agera – och vi uppdatera oss.
Publicerad 05 nov. 2025
Ett mejl ska skickas, ett dokument laddas upp, ett möte börjar om tre minuter, men datorn vägrar samarbeta. Tangentbordet fryser, nätverket segar, lösenordet krånglar.
För många
tjänstemän
har IT-strul blivit en ständig följeslagare i arbetslivet. Enligt Unionens undersökning kostar tekniskt krångel över 31 miljarder kronor per år.
– Jag tror den egentliga kostnaden är ännu högre. Här har man räknat på missad arbetstid. Men kostnaden i stress och frustration, alltså minskat välbefinnande, är svårare att räkna på, säger Jan Gulliksen, professor i människa–datorinteraktion på KTH.
När arbetsmiljöombud går en traditionell skyddsrond tittar de på saker som felinställda kontorsstolar, skärmar i fel höjd och sladdar man kan snubbla över. Men hur ofta frågar någon om mejlsystemet fungerar, eller om de digitala verktygen ens hänger ihop? Nästan aldrig, konstaterar Jan Gulliksen.
– Man tänker att arbetsmiljö handlar om den fysiska miljön – ergonomi, ljus och ljud. Men arbetsmiljölagen gäller också tekniken. Om systemen styr dig i varje steg, utan flexibilitet eller användbarhet, blir det en starkt styrd och bunden arbetssituation. Och det står uttryckligen i lagen att det inte ska förekomma, säger han.
Tillsammans med kollegor på KTH har han genomfört så kallade digitala skyddsronder, en slags hälsokontroll av arbetsplatsens IT-miljö. Forskarna går runt tillsammans med HR, IT-personal och arbetsmiljöombud för att syna vardagen bakom skärmarna.
– När man gör det ser man direkt att folk upplever problem på olika nivåer. IT ser tekniska fel, HR ser kompetensbrister, chefen ser behörighetsproblem. Ofta är det en kombination. Men nästan alltid finns en sak gemensamt, och det är att användbarheten brister.
Att IT-strul väcker så mycket frustration handlar inte bara om teknik, utan om känslor.
– När tekniken inte funkar tänker många att ”Det är nog jag som är dum, jag fattar inte det här.” Det blir skamfyllt att be om hjälp, fast det egentligen är systemet som är dåligt utformat, säger Jan Gulliksen.
Känslan av skuld gör att många sitter tysta, svettiga och småirriterade framför datorn i stället för att slå larm. Resultatet blir stress, tidsförluster och en gnagande känsla av att inte räcka till, trots att problemet egentligen ligger på en helt annan nivå.
Jan Gulliksen beskriver hur många verksamheter i dag anpassar sig efter systemen istället för tvärtom.
– Vi ser det överallt. Stora standardiserade system som SAP, Schoolsoft eller journalsystemet Millennium, som från början är byggda för helt andra förutsättningar, kanske till och med regler i andra länder. Ibland tvingas man ändra hela verksamheten för att passa systemet. Inte för att det är bättre, utan för att tekniken kräver det.
Han ler snett.
– Det blir lite absurt när människor måste mata in ett personnummer i ett system med tio siffror, och ett annat kräver tolv. Gör du fel måste du börja om från början, trots att datorn enkelt skulle kunna förstå vad du menade.
De flesta av oss känner igen sig i vardagsstrulet som tär på både humör och fokus.
– Att göra en reseräkning är ett typexempel. Du ska boka rätt resa enligt riktlinjerna, fylla i underlag, få godkännande och bifoga kvitton i rätt format. Gör du ett enda fel får du göra om allt. Många orkar inte och låter bli, vissa avstår till och med från att resa. Det är ett tecken på att systemen inte stöttar arbetet. De hindrar det, säger Jan Gulliksen.
Småsaker, javisst. Men upprepade tusentals gånger blir de till stora energitjuvar både för individen och organisationen. Dessutom påverkar det välbefinnandet, och därmed både hälsa och trivsel.
– Vi pratar ofta om fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö. Nu måste vi börja prata om den digitala och kognitiva arbetsmiljön också. För systemen vi använder varje dag påverkar hur vi mår, säger han.
Han berättar att Arbetsmiljöverket allt oftare tar upp digital stress och bristande användbarhet som faktorer i sina inspektioner.
– Jag hoppas att vi snart granskar digitala miljöer på samma sätt som byggkranar och bullernivåer. För det är samma sak, det handlar om människors arbetsvillkor.
Men det är inte bara företagen som måste vässa sig. Vi själva har också ett ansvar, påminner Jan Gulliksen.
– Vi måste fortsätta lära oss. Tekniken förändras snabbt, och digital kompetens är en färskvara. Jag brukar säga att kunskap idag har en halveringstid på fem år. Därför behöver vi avsätta tid för att utveckla oss, säger han.
För att digitaliseringen – som är här för att stanna! – ska bli en positiv kraft krävs både användbarhet och ansvar.
– Vi måste ställa krav på tekniken, precis som vi gör på allt annat i vår arbetsmiljö. Den ska inte ge oss skador, inte heller stress och frustration. Digitaliseringen ska frigöra oss, inte styra oss, säger Jan Gulliksen.
Han hoppas att framtidens arbetsplatser ska se tekniken som det den är: ett verktyg för mänsklig utveckling, inte ett hinder.
– Och så måste vi våga prova, lära om och lära nytt. För i dag gör det faktiskt inte så mycket om du gör fel. Det viktiga är att du vågar, och att tekniken hjälper dig, inte stjälper dig.
Varannan privatanställd tjänsteman lägger upp till 30 minuter på IT-strul varje arbetsdag, med ett genomsnitt på cirka 10 minuter per dag. Med nästan två miljoner privatanställda tjänstemän innebär det nära 73 miljoner timmar IT-strul varje år till en kostnad av drygt 31 miljarder kronor. Det visar en undersökning gjord av Infostat på uppdrag av Unionen. Antal genomförda intervjuer: 1 000 st.
Nästa artikel
Du vet känslan när kuvertet från elbolaget dyker upp i brevlådan, eller den där pushnotisen från appen: ”Ny faktura att betala.” Hjärtat slår alltid lite snabbare. Blir det en okej månad eller kommer räkningen att äta upp hela löneförhöjningen?
Och visst känns det orättvist ibland. Du har inte gjort något annorlunda, men summan verkar ändå leva sitt eget liv. Det är som att elen smyger in på kontot och nallar en allt större bit av kakan än du hade räknat med.
Men det fina är att du faktiskt kan ta tillbaka kontrollen.
– Att se över sina avtal och vanor spelar roll. Här kan du göra insatser för din egen ekonomi, säger Thomas Björkström, Konsumenternas elmarknadsbyrå.
Det handlar inte om att sitta i en mörk lägenhet med tre tröjor på dig, utan om att göra små smarta val som du knappt märker. Summan på räkningen däremot – den märks.
Här är åtta enkla vanor som kan göra att mer av lönen blir kvar i plånboken:
Många fastnar i gamla dyra avtal för att man helt enkelt inte orkar jämföra. Men här finns pengar att spara. Kolla kanske en gång per år, och våga byta. Det tar oftast bara några minuter online.
Fast pris – för dig som har små marginaler eller gillar tryggheten i att veta ungefär vad din elräkning kommer att landa på månad för månad. (Kolla på din nätfaktura vad du har förbrukat historiskt, så kan du räkna ut det.)
Rörligt pris – har varit gynnsamt de senaste åren. Fördelen är att du får ta del av prisnedgångarna, men det kan också komma smällar vid högt elpris, så du behöver ha marginaler för det. Det finns en missuppfattning om att det spelar roll när på dygnet du förbrukar elen, här sätts priset utifrån ett månadsmedelpris.
Timpris – här finns det pengar att tjäna om du har sådana vanor eller kan ställa om vanorna så att du använder el när den är som billigast. Och då tänker vi främst på energislukare som att uppvärmning av hemmet, vattnet och att ladda elbilen.
Ingen vill gå runt och huttra, men en grads sänkning gör faktiskt skillnad då uppvärmningen står för drygt hälften av förbrukningen i ett elvärmt hus. Addera en kofta hemma och se det som en mjuk sparstrategi, inte en uppoffring.
Har du timprisavtal, så förbruka el när den är billig. Och tänk inte att elen är billig, även om timpriset för tillfället är det. Fler saker ingår i den totala elkostnaden, som nätavgift och skatt, så låt dig inte luras.
Extra komplicerat är att vissa elnätsbolag också har infört en effekttariff, och vill att du ska sprida förbrukningen över dygnet. Alltså inte köra bastu, torktumlare och ladda elbil samtidigt. Kolla med ditt nätbolag vad som gäller!
Här går det verkligen att spara pengar! Byt duschmunstycke till ett som drar mindre vatten (som måste värmas upp). Och korta duschtiden. I en familj på fyra personer där alla duschar sex minuter om dagen i en dusch som förbrukar 12 liter vatten per minut ger det en elförbrukning cirka 750 kWh. Om varje person i en familj på fyra personer minskar sin duschtid med en minut per dag blir besparingen enligt Vattenfall över 500 kWh per år.
Alltid full maskin. Alltid eko-program, där du får samma resultat men använder mindre vatten och ström. Och ja, 40 grader räcker nästan alltid. Det gör också att kläderna håller längre.
Har din arbetsplats elbilsladdning eller smarta energilösningar, eller kan du ladda bilen när du handlar? Saker som gör att du inte behöver förbruka lika mycket hemma. Ta reda på vad som finns, små förmåner är lätta att missa.
Laddare, tv-boxar, kaffemaskiner och gamla vitvaror kan dra el i smyg, framförallt äldre apparater. Kolla runt hemma och dra ur sladdar som inte används. Byt till LED om du inte redan gjort det. En liten lampa kan stå för mer än du tror.
Täta fönster, byt packningar, investera i energisnåla apparater eller ett smart styrsystem. Ofta lönar sig investeringen snabbare än man tror, och du slipper känna dig som gisslan för nästa elräkning.
Unionen driver på för en privatekonomi som håller – i vardagen och när livet förändras. Det kan handla om allt från pensioner och rimliga räntor till rättvisa förmåner i arbetslivet och tryggare villkor när du blir sjukskriven. Din vardagsekonomi är en del av helheten vi kämpar för: trygghet, balans och ett hållbart arbetsliv.
