Regler kring kommunikation utanför arbetstid
En digital nåbarhetspolicy innebär gemensamma regler kring all jobbkommunikation som sker utanför arbetstid. har ofta relativt fria arbetstider och ges allt större möjligheter att arbeta på distans. Att man är nåbar efter ordinarie arbetstid är vanligt och kan ha många olika orsaker.
Krävs att man jobbar med arbetsmiljön
Frågan om digital nåbarhet är komplex. Den kräver ett gott arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen för att undvika risker för ohälsa. Unionen rekommenderar därför att och förtroendevalda samverkar med arbetsgivaren om en tydlig digital nåbarhetspolicy. Detta för att minimera risker för ohälsa, skydda tjänstemännens fritid och skapa trivsel och arbetsglädje.
Förebygg ohälsa med en digital nåbarhetspolicy
Genom att skapa en digital nåbarhetspolicy på arbetsplatsen kan man undvika att människor blir sjuka. Ohälsa kan komma av:
- Otydliga krav eller förväntningar från arbetsgivaren
- En otydlig förväntan om när man ska svara på kommunikation
- Att man har svårt att bedöma när en arbetsuppgift är klar för dagen
- Att man vill vara en god arbetskamrat och ställa upp
- En arbetskultur där det finns en förväntan att hålla sig tillgänglig
- Man är orolig för att missa viktig information
- Att man har svårt att koppla bort arbetet eftersom man får använda arbetsgivarens utrustning privat. Det kan vara till exempel smartmobiler eller datorer.
Förslag på innehåll
Vilka förväntningar arbetsgivaren har på medarbetarna
- Regler om hur och när man förväntas vara nåbar och tillgänglig och när man inte förväntas vara det
- Hur man fördelar ansvaret för exempelvis kundkontakter, joursystem eller beredskapsavtal
- Mål och visioner om hur arbetsplatsen ska fungera
- Att man inför affärstider mot kunder
Hur man arbetar mer hållbart
- Regler för hur och när man kommunicerar med kollegor
- Beskrivning av arbetsmiljöriskerna med att använda arbetsgivarens smartmobil eller dator privat, även om det är tillåtet
- Förslag på andra begränsningar, till exempel att ha mejlsynken avstängd under vissa tider
- Förklara hur viktig information kommuniceras från ledningen
Regler för uppföljning
- Beskrivning av hur policyn ska efterlevas
- Att den digitala nåbarhetspolicyn ingår i ett systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), exempelvis att den följs upp i eller är en del av företagets arbetsmiljöpolicy
- Återkommande mätningar, till exempel med hjälp av enkäter
Så skapar ni en digital nåbarhetspolicy
Träffas! Ha arbetsplatsmöten och diskutera hur ni vill ha det på er arbetsplats och hur ni kan nå ert mål. Det kan vara bra att ha ett medlemsmöte där även de som inte är medlemmar välkomnas för att ha en förutsättningslös diskussion.
Analysera. När riskerar digital nåbarhet i arbetet att bli ohälsosam? Nåbarhet och tillgänglighet är en del av den psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen. När den tillgängligheten blir gränslös finns det också risker för att det kommer påverka medarbetarnas möjlighet till vila och återhämning. Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön men alla på arbetsplatsen ska också vara involverade i att förbättra arbetsmiljön, oavsett om det handlar om fysisk arbetsmiljö, högt arbetstempo eller nåbarhet. Skaffa er en bild av hur det ser ut på arbetsplatsen med hjälp av anonyma enkäter, möten eller diskussioner mellan chef och medarbetare.
Gör en . Fundera på hur ni går vidare med resultatet. Ska frågan gå via arbetsgivare och () eller behövs det en annan grupp för att fortsätta arbetet? Försök att sätta upp mål och delmål utifrån hur ni vill att arbetsplatsen ska fungera. Behöver ni samla in någon ytterligare information för att kunna ta fram en digital nåbarhetspolicy?
Avstämning. Diskutera ert förslag med medarbetarna. Behöver något ändras?
Uppföljning. Kom ihåg att ha med en uppföljning i själva policyn samt hur ofta den ska utvärderas. Ger den rätt effekt? Behöver något ändras eller förtydligas? Använd gärna enkäter för att undersöka.