Avbryt inte, lyssna färdigt och låt alla prata till punkt. Mötesreglerna kan tyckas vara självklara, men den som suttit i möte på jobbet vet att det är enklare sagt än gjort att följa dem. I författaren och utbildaren My Schüldts nya bok “Genialiskt!” ges tips på hur vi blir bättre på att lyssna – och bli lyssnade på.
Hörde du vad kollegan sa på mötet nyss eller tänkte du mest på vad du själv skulle säga när det blev din tur? Då är du inte ensam.
- Istället för att lyssna på varandra sitter folk ofta och tänker på hur de ska kunna ta plats, säger My Schüldt.
Hon har jobbat med ledarskap i 30 år och vill skapa bättre förutsättningar för grupper att komma till goda resultat. Aktivt lyssnande, uppskattning och att alla får lika mycket tid att tala är några av inslagen. Arbetssättet kommer ursprungligen från USA och kallas tänkande miljö.
- Att lyssna i lugn och ro och veta att det snart blir din tur skapar ett lugn som ger bra förutsättningar för att tänka. Det är enkelt och förbluffande effektivt.
I nya boken “Genialiskt!”, som kommer ut i september, finns berättelser från privatliv, företag, idrott och andra organisationer. I den medverkar Jeanette Forss, regionchef på Unionen Stockholm. Hon är en av dem som har gått utbildning hos My Schüldt.
- Det gav mig väldigt mycket att känna att de andra deltagarna var ärligt nyfikna på mig när jag pratade och inte hoppade in och avbröt för att ge råd och tips, säger hon.
Hon började använda sig av samma förhållningssätt i sitt arbete som chef. Sedan dess har hennes möten blivit kortare.
Deltagarna blir lugnare när de vet att de får prata till punkt.
- Deltagarna blir lugnare när de vet att de får prata till punkt. Det går faktiskt fortare och vi kommer snabbare fram till en lösning. Jag tror att det beror på att alla lyssnar på varandra, säger hon.
My Schüldt har många tips på hur jobbmöten kan bli mer kreativa, effektiva och framgångsrika. Ett är att alltid inleda och avsluta dem med att fokusera på något positivt.
- Avrunda till exempel med att säga något som har varit värdefullt med mötet och att uppskatta en egenskap hos kollegan till vänster. Att uppmärksamma det som fungerar ger energi.
Varför behöver vi lära oss sånt här?
- Det är ett sätt att göra organisationers värderingar till en påtaglig verklighet där vi inte bara pratar om värdeord utan också upplever dem. Att bli lyssnad på är att bli respekterad.
Inled mötet positivt. Det kan vara genom att alla får säga en sak som gruppen lyckats med sedan förra mötet eller vad som får dem att le just idag.
Ställ en fråga som du vill ha gruppens tänkande kring.
Om någon brukar prata mycket, eller om ni har ont om tid: sätt en tidsgräns på någon eller några minuter per person.
Låt en person i taget prata utan att bli avbruten. De som inte brukar ta för sig i samtal gör det när de vet att de blir lyssnade på och inte behöver slåss om utrymmet.
Avrunda mötet genom att låta alla ge uppskattning till någon
Ännu inte chefsmedlem?
Om du har en ledande befattning med personal-, budget- eller verksamhetsansvar kan du bli medlem i Unionen Chef - Sveriges största fackförbund för chefer. Är du redan yrkesverksam medlem i Unionen kan du uppdatera ditt medlemskap utan att det kostar något extra.
Det coachande samtalet är ett framgångsrikt verktyg för att hjälpa dina medarbetare att utvecklas, fatta beslut eller komma till insikt. Det ökar engagemanget, skapar större ansvarstagande och leder till ökade prestationer och personlig utveckling.
För Unionen är det arbetsplatsen som är den gemensamma nämnare för vilket fackförbund man tillhör, både för chefer och medarbetare. Styrkan är gemenskapen. Det säger Martin Johansson, Unionen andre vice ordförande.
Vid kongressen i oktober 2023 valdes Martin Johansson till andre vice ordförande i Unionen, där han nu också ingår i förbundets presidium och i förbundsstyrelsen.
Martin har varit ledamot i Unionens
förbundsstyrelse
sedan många år. Parallellt med det uppdraget har han haft uppdrag både i regionstyrelsen för Stockholm och även varit klubbordförande i SAS-klubben.
- Att ha ett
förtroendeuppdrag
i förbundet på heltid är verkligen jättekul, säger han. Mycket är samma som i mina uppdrag tidigare, men samtidigt annorlunda. I mina uppdrag i klubben handlade det mer om arbetsplatsnära frågor, samtidigt som jag hanterade övergripande frågor utifrån olika perspektiv i regionstyrelsen och i förbundsstyrelsen.
Han förklarar att skillnaden bland annat är vilka frågor som diskuteras i de olika forumen, där de i klubben diskuterade schemafrågor och lunchraster medan han nu ägnar sig att diskutera nästa års
avtalsrörelse
som sker tillsammans med andra fackförbund.
- En stor skillnad i de olika uppdragen är att presidiet behöver ta ansvar för de övergripande besluten i förbundet, något som gör att man behöver tänka till en extra gång, säger han.
Alla har ju en chef
Under sina år som
förtroendevald
i SAS-klubben hade Martin ofta chefer hos sig som behövde stöd i olika frågor.
- Många chefer är ganska utsatta, förklarar han. Det är verkligen mellanchefens dilemma att ibland känna sig klämd mellan sin chef och sina medarbetare. Alla har ju en chef.
De frågor där cheferna behövde stöd och hjälp handlade till stor del om konflikthantering och svåra samtal. När det handlade om konflikter i gruppen berättar Martin att hans tips till chefen ofta bara var att lyssna på sin medarbetare och ta reda på vad konflikten egentligen handlade om.
- I konflikter är min erfarenhet att man hittar lösningar mycket genom att bara få prata om dem, säger han.
Tipset var att vara ärlig och visa att man bryr sig
Hade chefen någon form av tuff feedback att ge till sin medarbetare så var tipset att vara ärlig och rak i kommunikationen, för att ta hand om reaktionerna i nästa steg.
- Mitt generella tips till cheferna var att visa att man bryr sig, något jag själv levde efter som
förtroendevald
.
Som
förtroendevald
fick Martin också gå in ibland och hjälpa cheferna med innebörden av arbetsrätten och kollektivavtalet.
- Jag tror det viktigaste är att förstå att cheferna inte är allvetande och att man gemensamt kan hjälpas åt så att det blir riktigt bra för alla parter på arbetsplatsen.
Delade upp stödet vid konflikt mellan chef och medarbetare
Vid några tillfällen där konflikt hade uppstått mellan chefen och medarbetare som individer behövde Unionen gå in och förhandla för både parterna.
- I de fallen delade vi upp oss, så att chef och medarbetare företräddes av varsin person från klubben. Det hände också att vi tog hjälp av personer från andra sektioner i klubben, säger Martin. Det viktiga var att både chefsmedlemmen och medlemmen som i det här fallet var medarbetare, upplevde att medlemskapet i Unionen gav dem stöd i förhandlingen.
Martin berättar att cheferna på SAS där han var
förtroendevald
bland annat uppskattade chefslinjen hos Unionens rådgivning, där de kunde få snabb hjälp i sina frågor. De var också väldigt förtjusta i de korta webbkurserna med olika teman för chefer.
- I stället för att vara borta en hel dag så kunde de gå igenom en webbkurs på en timme och få till sig nödvändig kunskap i just det området, förklarar han.
Integritet – aktuell fråga för chefer
Förutom att ge stöd i arbetsrätt och avtalsfrågor till chefer så lyfter Martin också att Unionen driver frågor inom några områden med tanke på chefsmedlemmarna. Just nu är frågan om integritet med övervakning aktuell för cheferna.
- Chefer kan ibland bli ombedda att övervaka sina medarbetare på ett sätt som de själva upplever blir kränkande, berättar Martin. Och kan cheferna då säga nej? Eller måste de övervaka sina medarbetare? Det är frågor som behöver regleras på sikt.
Text: Cecilia Björk
Ett bra samarbete mellan dig som chef och förtroendevalda lönar sig
Att det finns fackliga ombud på jobbet är bra för hela organisationen och även för dig som är chef. Arbetsplatser med fungerande och strukturerade samarbeten mellan chefer och medarbetare visar sig gång på gång ha färre konflikter och kan lägga mer energi på verksamhetens utveckling.
Som chefsmedlem har du tillgång till föreläsningar, kurser och tjänster som är särskilt framtagna för dig i din roll som chef och ledare. Dessutom har du tillgång till Unionens medlemserbjudande som helhet.