Bli medlem

Bli en mästare på hybridmöten – 14 tips

Hyrbridmöten är svåra att få till, men de är här för att stanna. Så låt oss anta utmaningen och bli hybrid-proffs. Här är tipsen som gör att alla deltagare kommer till tals och känner sig inkluderade.

Detta är ett innehåll från Unionen Opinion.
Bli en mästare på hybridmöten

Publicerad 06 okt. 2022

Hybridmöten, alltså möten där några deltar på plats och andra digitalt, är egentligen inget nytt. Men få har bemödat sig att genomföra dem bra eftersom distansdeltagandet har varit undantaget. Inte sällan fick folk ringa in och delta via en högtalare mitt på konferensbordet – via vilken de förtvivlat försökte göra sig hörda, och missade powerpointen som visades. Nu är hybridmöten vanliga inslag i en arbetsdag. Så hur får vi dem att funka? För att hålla i ett hybridmöte är mer komplicerat än en träff IRL.
Här är Unionens tips som får mötet att flyta och engagemanget att öka.

Bättre hybridmöten – så gör ni: 

  1. Inga andra klassens deltagare
    Det gäller att ha rätt inställning från början; alls ska med. Här har vi inga första- och andra klassens deltagare. Är vi överens?
  2. Snygga till väntrummet
    Första intrycket spelar som vi alla vet stor roll. Så hur ser det ut i väntrummet där digitala deltagare får hänga i väntan på att släppas in? Tänk också på att släppa in digitala deltagare några minuter innan mötets start, så att även de kan delta i det lättsamma försnacket. 
  3. Testa tekniken i förväg
    Inget tar död på ett momentum så effektivt som strul med uppkoppling, ljud eller bild. Är du arrangör, ge dig själv lite tid att testa detta innan mötesstart.
  4. Se till att alla syns
    Be dem som deltar digitalt att i möjlig mån ha kameran påslagen. Ett sätt är att ge online-deltagare utrymme är att ha dem på en större skärm längst fram i rummet, så att de inte är med i form av ett pyttigt ansikte på en pyttig skärm. Omedvetet är de då lättare att bortse ifrån.
  5. Se till att alla ser
    När du sätter upp ett möte, fundera på vad distans-deltagarna ser. Tillräckligt för att känna sig entusiasmerade? De bör se alla deltagares ansikten, presentationer, anteckningar på tavlan och så vidare. Tänk också på att inte dela ut fysiska dokument, ladda istället upp filer som alla kan ta del av.
  6. Bli kompis med kameran
    När du pratar, försök att ta kontakt även med dem som deltar digitalt. Kolla regelbundet in i kameran (i alla fall hälften av tiden), inte bara på dem som är närvarande i rummet.
  7. Kompensera bristen på ögonkontakt
    …med andra saker, som att tilltala deltagarna med namn. ”Karin, du sa ju så smart att…”, eller notera att ”Jaha, det tyckte Marie-Louise var roligt.” Det får folk att känna sig sedda.
  8. Använd samma språk
    Om personer i rummet talar ett annat språk än de som är på länk, håll er till det gemensamma språket, exempelvis engelska, så att alla förstår vad som sägs.
  9. Anpassa aktiviteter
    Om du planerar en aktivitet för att få upp energin, se till att välja en som även online-deltagare kan delta i, som ett quiz, eller en mentometer-undersökning.
  10. Digitalt först
    För att verkligen få till ett hybridmöte behöver du ha ett digitalt först-tänk och interagera lika mycket med alla typer av deltagare. Om du exempelvis ställer en fråga, tänk på att vända dig till digitala deltagare, inte bara personen bredvid.
  11. Låt tystnaden tala
    I ett vanligt möte må det vara ofint, men det fungerar fortfarande att folk nära nog fyller i varandras meningar – eller i alla fall snabbt tar vid där en person slutade. Har du digitala kollegor, så måste du ge dem en chans att göra sig hörda. För att det ska fungera krävs någon sekunds tystnad mellan talare.
  12. Försök fånga upp små saker
    Om dina digitala kollegor har kameran påslagen, så försök att läsa av även deras ansikten och fånga upp subtila signaler. Inkludera dem genom att fråga ”Aysha, du ser fundersam ut, berätta gärna vad du tänker på.”
  13. Virtuell whiteboard
    Använd tekniken för att göra mötet mer jämlikt. Det finns exempelvis virtuella whiteboards, som alla deltagare därmed lätt kan se. Istället för att skriva idéer på post it-lappar när ni brainstormar, använd ett digitalt alternativ som Miro eller Mural. Och vill man ställa frågor så kan man göra det antingen i en chatt eller en Q&A-app.
  14. Digital feedback
    Innan och efter mötet, ventilera funderingar och ge feedback online, så att alla är med i diskussionen. 

 

Får chefen fråga om min sexuella läggning och tro?

Detta är ett innehåll från Unionen Opinion.

Får chefen fråga efter min sexuella läggning?

Om din arbetsgivare skickar ut en enkät, där du bland annat ska fylla i sexuell läggning och religionstillhörighet, så behöver du inte göra det. Anledningen är enkel: Det är förbjudet att samla in de här uppgifterna.

– I dataskyddsförordningen finns en paragraf som tydligt säger att det är förbjudet att samla in personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller sexuella läggning, säger Unionens centrala ombudsman Ia Hamn.

Undantag vid uppsägningar

Visst finns det undantag. Om ett företag ska säga upp personal kan de behöva veta vilket fackförbund du och dina kollegor är anslutna till, för att kunna sköta processen helt korrekt. Men generellt är det alltså inte tillåtet då uppgifterna anses vara extra känsliga.

– Den här typen av information kan användas till diverse saker. Syftet kan såklart vara gott, man kanske vill skapa en mer inkluderande arbetsplats med större mångfald, men det finns ju andra sätt att lösa det på. För uppgifterna kan också användas till att diskriminera personer, säger Ia Hamn.

Kollegor kan utsättas för kränkningar

I grunden handlar detta om att vi alla har stereotypa bilder av andra, tedrickare, klassmammor, hundägare, mellanchefer... Och dessa bilder kan få oss att, medvetet som omedvetet, avfärda människor i onödan eller behandla dem på ett ofördelaktigt sätt. Exempelvis har forskning från KTH visat att hbtq-personer oftare utsätts för kränkningar på sina arbetsplatser, framförallt transpersoner och bisexuella – men om ingen vet att du är bisexuell…

– Och om din chef ogillar muslimer, så kanske du inte får den där befordran du  kämpat så hårt för när hen känner till din religionstillhörighet.

Indirekt kan du medverka till diskriminering

Även om du tänker att ”för mig är det helt okej om chefen vet detta, jag har inget att dölja”, så tycker Ia Hamn att du ska vägra fylla i enkäten.

– Genom att fylla i den kan du indirekt bidra till att någon annan behandlas felaktigt. Säg att du heterosexuell, och glatt bockar i det alternativet, och många kollegor gör detsamma. Då kan ni indirekt medverka till att den person som har en annan sexuell läggning ändå vaskas fram.

Så vad ska jag göra om arbetsgivaren ber att få in dessa uppgifter?

– Börja med att fråga efter syftet. Varför vill arbetsgivaren ha dessa uppgifter? Vad ska de användas till? Finns det inte stöd i lag eller avtal till att samla in personuppgifterna ska du påtala att det är olagligt. Om arbetsgivaren ändå trycker på, så kan du vända dig till din fackliga representant eller Unionens rådgivning för hjälp.