Bli medlem

Bli en mästare på hybridmöten – 14 tips

Hyrbridmöten är svåra att få till, men de är här för att stanna. Så låt oss anta utmaningen och bli hybrid-proffs. Här är tipsen som gör att alla deltagare kommer till tals och känner sig inkluderade.

Detta är ett innehåll från Unionen Opinion.
Bli en mästare på hybridmöten

Publicerad 06 okt. 2022

Hybridmöten, alltså möten där några deltar på plats och andra digitalt, är egentligen inget nytt. Men få har bemödat sig att genomföra dem bra eftersom distansdeltagandet har varit undantaget. Inte sällan fick folk ringa in och delta via en högtalare mitt på konferensbordet – via vilken de förtvivlat försökte göra sig hörda, och missade powerpointen som visades. Nu är hybridmöten vanliga inslag i en arbetsdag. Så hur får vi dem att funka? För att hålla i ett hybridmöte är mer komplicerat än en träff IRL.
Här är Unionens tips som får mötet att flyta och engagemanget att öka.

Bättre hybridmöten – så gör ni: 

  1. Inga andra klassens deltagare
    Det gäller att ha rätt inställning från början; alls ska med. Här har vi inga första- och andra klassens deltagare. Är vi överens?
  2. Snygga till väntrummet
    Första intrycket spelar som vi alla vet stor roll. Så hur ser det ut i väntrummet där digitala deltagare får hänga i väntan på att släppas in? Tänk också på att släppa in digitala deltagare några minuter innan mötets start, så att även de kan delta i det lättsamma försnacket. 
  3. Testa tekniken i förväg
    Inget tar död på ett momentum så effektivt som strul med uppkoppling, ljud eller bild. Är du arrangör, ge dig själv lite tid att testa detta innan mötesstart.
  4. Se till att alla syns
    Be dem som deltar digitalt att i möjlig mån ha kameran påslagen. Ett sätt är att ge online-deltagare utrymme är att ha dem på en större skärm längst fram i rummet, så att de inte är med i form av ett pyttigt ansikte på en pyttig skärm. Omedvetet är de då lättare att bortse ifrån.
  5. Se till att alla ser
    När du sätter upp ett möte, fundera på vad distans-deltagarna ser. Tillräckligt för att känna sig entusiasmerade? De bör se alla deltagares ansikten, presentationer, anteckningar på tavlan och så vidare. Tänk också på att inte dela ut fysiska dokument, ladda istället upp filer som alla kan ta del av.
  6. Bli kompis med kameran
    När du pratar, försök att ta kontakt även med dem som deltar digitalt. Kolla regelbundet in i kameran (i alla fall hälften av tiden), inte bara på dem som är närvarande i rummet.
  7. Kompensera bristen på ögonkontakt
    …med andra saker, som att tilltala deltagarna med namn. ”Karin, du sa ju så smart att…”, eller notera att ”Jaha, det tyckte Marie-Louise var roligt.” Det får folk att känna sig sedda.
  8. Använd samma språk
    Om personer i rummet talar ett annat språk än de som är på länk, håll er till det gemensamma språket, exempelvis engelska, så att alla förstår vad som sägs.
  9. Anpassa aktiviteter
    Om du planerar en aktivitet för att få upp energin, se till att välja en som även online-deltagare kan delta i, som ett quiz, eller en mentometer-undersökning.
  10. Digitalt först
    För att verkligen få till ett hybridmöte behöver du ha ett digitalt först-tänk och interagera lika mycket med alla typer av deltagare. Om du exempelvis ställer en fråga, tänk på att vända dig till digitala deltagare, inte bara personen bredvid.
  11. Låt tystnaden tala
    I ett vanligt möte må det vara ofint, men det fungerar fortfarande att folk nära nog fyller i varandras meningar – eller i alla fall snabbt tar vid där en person slutade. Har du digitala kollegor, så måste du ge dem en chans att göra sig hörda. För att det ska fungera krävs någon sekunds tystnad mellan talare.
  12. Försök fånga upp små saker
    Om dina digitala kollegor har kameran påslagen, så försök att läsa av även deras ansikten och fånga upp subtila signaler. Inkludera dem genom att fråga ”Aysha, du ser fundersam ut, berätta gärna vad du tänker på.”
  13. Virtuell whiteboard
    Använd tekniken för att göra mötet mer jämlikt. Det finns exempelvis virtuella whiteboards, som alla deltagare därmed lätt kan se. Istället för att skriva idéer på post it-lappar när ni brainstormar, använd ett digitalt alternativ som Miro eller Mural. Och vill man ställa frågor så kan man göra det antingen i en chatt eller en Q&A-app.
  14. Digital feedback
    Innan och efter mötet, ventilera funderingar och ge feedback online, så att alla är med i diskussionen. 

 

Ge jobbmobilen semester i sommar!

Detta är ett innehåll från Unionen Opinion.

Mobiltelefon som solar på en strand.

Att få en eller några veckors ledighet och tid att vila är viktigt för hälsans skull, för att orka även i höst. En vanlig fälla på semestern är att man packar den full med skojiga saker. En annan är att man fortsätter glutta på jobbmobilen titt som tätt.

När vi frågade privatanställda tjänstemän svarade sjuttio procent att de inte direkt förväntas vara tillgängliga på semestern. Ändå säger sex av tio att de kommer att läsa mejlen på jobbmobilen någon gång ibland under sin ledighet, och var tionde kommer att göra det dagligen, visar Unionens nya Novus-undersökning. Samtidigt säger sex av tio att de är negativt inställda till att ha koll på mejl och mobil under ledigheten. 

– Det är givetvis bra att det inte finns uttalade krav på att vara disponibel under semestern. Sedan kan det förstås finnas anledningar till att man ändå upplever att det finns förväntningar på tillgänglighet, säger Unionens arbetsmiljöexpert Annica Hedbrant.

Nysta i varifrån kraven kommer

Hon säger att det kan vara bra att själv försöka reda lite i varifrån kraven kommer. Vissa människor har inre krav. Du kanske är en ambitiös person som själva känner att det är viktigt att alltid vara med i loopen. Drivkraft är en god egenskap, men kan om den går till överdrift skapa en inre stress som i förlängningen är skadlig.

Andra vill göra en snabbkoll ibland för att inte ha tusen mejl att hantera när man kommer tillbaka, vilket känns mer stressande än att kolla till mejlen under ledigheten.

– Att ha ett hum om vad som händer i inkorgen kan göra att du känner att du har koll och slipper en svårhanterlig situation när du kommer tillbaka.

Du har rätt att vara ledig på semestern

Samtidigt ska arbetsgivaren skapa förutsättningar för folk att verkligen koppla bort och koppla av på semestern.

– Såväl verksamheten som människorna i den gynnas av att återhämtningsperioder är kvalitativa, säger Annica Hedbrant.

Ge jobbmobilen semester i sommar (alla behöver få ladda batterierna...)  

Tips till dig:

  1. Hitta lösningar. Om inte chefen pratar med dig om hur arbetet ska hanteras under semestern så kan du själv ta initiativ till ett snack. Berätta om dina arbetsuppgifter, fråga vilka som kan vänta till efter sommaren och hur de andra ska hanteras under din ledighet.
  2. Reflektera över dina känslor. Vari grundar sig din känsla att du måste kolla till mobilen? Vill du ha en överblick även på semestern, eller är det en faktisk omöjlighet att släppa jobbet? Vad kan du själv göra för att få vara ledig i några veckor? Och hur kan arbetsgivaren stötta dig i detta?   

Tips till chefen:

  1. Var tydlig med att ingen förväntas vara tillgänglig på semestern, att arbetsgivaren har ett ansvar för att organisera arbetet när någon är ledig.
  2. Fråga gruppen hur de upplever situationen. Känner de sig tvungna att scanna av jobbmobilen ibland? Varför? Försök hitta lösningar tillsammans.
  3. Var en förebild och koppla själv bort jobbet på semestern. Det är viktigt för din återhämtning, och visar samtidigt medarbetarna att du önskar alla en ostörd semester.

 

Unionens Novus-undersökning, där 1000 privatanställda tjänstemän svarat, visar att:

  • 3 av 10 förväntas vara tillgängliga på semestern.
  • 1 av 10 säger sig ha någon form av jour eller beredskap utan ersättning.
  • 6 av 10 kommer att läsa mejl även på semestern.
  • 6 av 10 är negativt inställda till att vara tillgängliga på mejl och tel under semestern.
  • Var fjärde person, 26 procent, är positivt inställd till vara tillgänglig under semestern.
  • Chefer förväntas i högre grad än andra finnas tillgängliga.