J*vla skitprogram, satans k*k-dator! Lösenordshelvete! Har du hört dig själv eller någon kollega utbrista något i den stilen, någon gång? Det kallas digital arbetsmiljö, och en vanlig orsak till stress för tjänstemän.
Begreppet digital arbetsmiljö hör till vår vardag, nästan oavsett vad vi jobbar med. Men ändå används begreppet för sällan och få har koll på vad det egentligen innebär.
– Många tänker nog spontant på det rent tekniska: datorn, skärmen och olika programvaror.
I själva verket är digital arbetsmiljö bredare än så, förklarar Fredrik Ostrozanszky, utredare inom arbetsmiljö på Unionen:
– Det handlar inte bara om verktygen vi använder, utan också om hur de påverkar vårt arbetssätt, vår hälsa och vår möjlighet till återhämtning utanför jobbet.
Digital arbetsmiljö omfattar alltså både tekniken och villkoren för att använda den, hur system samverkar och hur mycket de kräver av vår uppmärksamhet.
Ju fler kanaler - desto mer splittras din uppmärksamhet.
En av de vanligaste utmaningarna är att jobba i flera kanaler parallellt. Man förväntas ofta vara aktiv i mejl, chattar, sms, online-möten och mobilen samtidigt. Alla kanaler med sina olika aviseringar, som plingar och blippar och pockar på din uppmärksamhet.
– Ju fler kanaler du har igång samtidigt, desto mer splittras din uppmärksamhet. Det blir svårare att fokusera och prioritera, och det påverkar arbetsmiljön negativt genom att det skapar stress.
Fredrik Ostrozanszky rekommenderar att man kommer överens i arbetsgruppen tillsammans med chefen om vilka kanaler som används och när och att det skrivs ned i en policy.
Är det okej att stänga av aviseringar i Teams?
Vad ska en sån policy innehålla?
– Hur snabbt förväntas man svara på mejl? Är det okej att stänga av aviseringar i Teams? En sådan struktur skapar tydliga förväntningar, ger arbetsro och minskar risken för att viktig information missas.
Att känna att man inte hänger med i utvecklingen är en typisk källa till oro och stress
Införandet av AI-verktyg väcker blandade känslor. Vissa upplever dem som magiskt stöd, andra kan störas av att rutiner rubbas.
Att känna att man inte hänger med utvecklingen är en typisk källa till oro - och det är inte lätt att hänga med när det går så snabbt som med utvecklingen av AI. Men vi har metoderna för att hantera det, påminner Fredrik Ostrozanszky.
– Alla betydande förändringar i arbetsmiljön ska riskbedömas i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det gäller även AI-system och andra digitala verktyg. Risker ska åtgärdas genom att man tar bort dem eller minimerar dem genom förebyggande arbete.
Det är arbetsgivarens ansvar att verktygen är anpassade till medarbetarnas förkunskaper och att inte förstå sina verktyg är en stressfaktor. Då blir behovet av kompetensutveckling också en hälsofråga.
Arbetsmiljöverket kräver i sina föreskrifter att arbetsmiljön årligen ska genomlysas systematiskt (AFS 2023:1). Man ska undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp alla missförhållanden i arbetsmiljön – även de digitala.
De så kallade OSA-föreskrifterna (AFS 2023:2) är också centrala när det gäller arbetsbelastning och tillgänglighet. Och för bildskärmsarbete finns särskilda krav (AFS 2023:11) på både digitala system och arbetsplatsens utformning.
Den digitala arbetsmiljön är inte ett undantag – den ska bedömas och följas upp precis som andra arbetsmiljöfrågor. Och det ska göras i samverkan mellan chef, arbetsmiljöombud och andra medarbetare.
Det är viktigt att arbetsgivaren är transparent med vad de gör och hur insamlade uppgifter används.
På många arbetsplatser finns verktyg för att övervaka och mäta prestation inbyggda i de digitala redskap vi använder, även om de inte alltid är aktiverade.
Många programvaror kräver aktiva platstjänster och det är inte ovanligt att företagets säkerhetsprogram har tillgång att läsa och styra alla appar.
Även biometri, som fingeravtryck, ansiktsigenkänning och platsdata kan registreras i dina jobbverktyg. Då kan den digitala arbetsmiljön handla om integritet.
Att ständigt känna sig övervakad kan leda till oro och olust. Särskilt om man är osäker på ifall det sker.
– All övervakning och behandling av personuppgifter ska ha ett berättigat intresse. Det är viktigt att arbetsgivaren är transparent med vad de gör och hur insamlade uppgifter används. Arbetsgivaren får till exempel inte övervaka din produktivitet via digitala verktyg utan att du vet om det.
Många känner press att alltid vara tillgängliga och svara på jobbmejl alla tider på dygnet. Men här är lagen tydlig, påminner Fredrik Ostrozanszky: du har rätt till vila och återhämtning.
– Att kolla jobbmejlen och svara på jobbrelaterad chatt är att jobba. Du ska inte känna dig pressad att jobba på ett sätt som går ut över din rätt till dygns- och veckovila.
Även här rekommenderar han att komma överens med chefen om en policy som gäller just hos er; det skapar förutsägbarhet och minskar stress.
Ta din återhämtning på allvar!
Får man stänga av?
Det beror på vad som är överenskommet på din arbetsplats, konstaterar Fredrik Ostrozanszky. Men:
– Som grundregel är du inte skyldig att vara tillgänglig utanför arbetstid, förutsatt att du inte har jour eller beredskap och det ska i så fall avtalas.
– Du har som sagt rätt till återhämtning och vila. Om du känner att ditt arbete går ut över din möjlighet att återhämta dig och vila, ta kontakt med din chef eller arbetsmiljöombud – ta din återhämtning på allvar!
