Öppna landskap leder till fler mejl
Ny forskning visar att öppna kontorslandskap – som oftast syftar till att underlätta samarbete och spontana möten - istället leder till mer kommunikation via mejl och chatt.
Inte medlem än?
Publicerad 20 aug. 2018
Det går trender i kontorslösningar, som i allt annat. Under 2000-talet har utvecklingen definitivt rört sig bort från de egna rummen, till olika former av kontorslandskap med eller utan fasta egna platser, som de så kallade aktivitetsbaserade kontorslösningarna, som erbjuder olika miljöer för olika arbetsuppgifter.
En vanlig motivering till att gå ifrån egna kontor till öppna ytor är att det ska underlätta för mer dynamiskt och kreativt samarbete genom spontana möten, ansikte mot ansikte. Mer prat kollegor emellan!
70 procent mindre samtal i öppna landskap
Nu hävdas, kanske något överraskande, i en färsk studie från Harvard Business School att de öppna ytorna istället leder till mindre direktkommunikation - men mer mejl.
Forskarna bakom studien använde bland annat sociometriska brickor, som bland annat mäter avståndet mellan personer som bär brickorna, när de står mitt emot varandra och i vilken ton de talar. De tittade även på hur de digitala kanalerna användes, före och efter omvandlingen av kontoren.
De data de fick in visade tydligt att deltagarna i studien inte alls talat med varandra, ansikte mot ansikte, i så hög utsträckning som man kunde ha förväntat sig, i de nya öppna kontorslandskapen.
De direkta samtalen minskade istället när man gick från egna rum till öppna kontorslösningar med inte mindre än 70 procent, enligt studien – samtidigt som den digitala kommunikationen ökade. Något många av oss som jobbar i mer eller mindre öppna landskap kanske känner igen?
Varför blir det så?
Enligt forskarna på Harvard Business School har det främst att göra med integritet. Istället för att öppna munnen inför en publik av andra kollegor och kanske chefer, ställer sig typiskt en medarbetare upp och kollar att den person hen söker sitter framför datorn – och skickar ett mejl. Själva transparensen dämpar, alltså.
Kanske kan det också handla om hänsyn till arbetande skrivbordsgrannar när vi väljer att skicka ett ljudlöst mejl. Alternativet att boka ett mötesrum för att ta pratet där, kan också kännas som en hög tröskel.
Oavsett orsaken visar Harvard-studien att såväl rummen vi sitter i som vår digitala miljö påverkar vårt beteende på jobbet.
Dina kanalval och dina kollegors arbetsmiljö
Miljö, sammanhang och kanalval ger oss en slags "arbetsmiljö-hårdvara". Men när vi gör våra kanalval skapar vi också "mjukvaran" för våra kollegors arbetsmiljö. Vissa upplever att mejl och chatt är den perfekta kanalen för snabba puckar, medan andra blir tokiga på det eviga blippandet i skärmens hörn. Och somliga vill bara ha det tyst.
Hur kommunicerar du med dina kollegor?
På många arbetsplatser inför man policys om hur man mejlar varandra, både på arbetstid och utanför arbetstid. Unionen har tagit fram en enkel mall, som man kan utgå ifrån och anpassa till de egna omständigheterna.
Som medlem har du alltid någon att fråga om råd
Om du vill ha hjälp med att kolla igenom ett avtal innan du skriver under, vässa dina argument inför löneförhandlingen eller kanske bara få reda på vad som gäller kring semesterlön - ska du kolla om du kan bli medlem Unionen. Som medlem har du alltid någon att fråga om råd.
- Optimera din CV och din Linkedinprofil: Som medlem i Unionen får du utan kostnad professionell hjälp att optimera din Linkedinprofil och vässa ditt CV för att matcha de jobb du drömmer om.
- Avtalsgranskning och lönecoachning: När du fått jobbet du vill ha hjälper vi dig att kolla avtalen innan du skriver under. Genom vår lönecoachning får du också hjälp att förhandla till dig den lön du ska ha.
- Inflytande på arbetsplatsen: Som medlem i Unionen har du alltid någon att vända dig till om du hamnar i en knivig situation på jobbet. Rådgivarna finns tillgängliga för att svara på dina frågor, ombudsmännen hjälper dig att ta förhandlingen och juristerna kan ta ditt fall ända till domstol om det skulle behövas. Med en Unionenklubb på din arbetsplats har du hjälpen nära, och kan få stöd att driva de frågor du brinner för.
- Balans i arbetslivet: I dag är det vanligt att inte ha fasta arbetstider. Med teknikens hjälp går vi istället omkring med kontoret på fickan, dygnet runt. Samtidigt vet vi att den största orsaken till sjukskrivning bland tjänstemän är stress. Som medlem får du hjälp med allt från att stänga av mobilen och yoga på kontoret till politisk påtryckning för ett hållbarare arbetsliv.
- Trygg mellan jobb: Det händer alla någon gång, att bli uppsagd. Ibland är det kanske du själv som väljer att lämna en arbetsplats där du inte trivs. Unionens inkomstförsäkring gäller även om du säger upp dig själv (efter den obligatoriska karensen) – och ger dig upp till 80 procent av din lön i upp till 150 dagar, eller närmare sju månader. Och du får den utan extra kostnad – den ingår i medlemskapet. Med Unionens inkomstförsäkring som komplement till a-kassan kan du gå rakryggad genom arbetslivet.
