Mejl- och mobilpolicy, (digital) nåbarhetspolicy eller tillgänglighetspolicy. Det finns många namn för riktlinjerna kring hur medarbetare förväntas vara nåbara på fritiden. Här hittar du exempel på policyer med inspiration från Unionens medlemmar.
En digital nåbarhetspolicy innebär gemensamma regler kring all jobbkommunikation som sker utanför arbetstid. Tjänstemän har ofta relativt fria arbetstider och ges allt större möjligheter att arbeta på distans. Att man är nåbar efter ordinarie arbetstid är vanligt och kan ha många olika orsaker.
Frågan om digital nåbarhet är komplex. Den kräver ett gott arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen för att undvika risker för ohälsa. Unionen rekommenderar därför att arbetsmiljöombud och förtroendevalda samverkar med arbetsgivaren om en tydlig digital nåbarhetspolicy. Detta för att minimera risker för ohälsa, skydda tjänstemännens fritid och skapa trivsel och arbetsglädje.
Genom att skapa en digital nåbarhetspolicy på arbetsplatsen kan man undvika att människor blir sjuka. Ohälsa kan komma av:
Träffas! Ha arbetsplatsmöten och diskutera hur ni vill ha det på er arbetsplats och hur ni kan nå ert mål. Det kan vara bra att ha ett medlemsmöte där även de som inte är medlemmar välkomnas för att ha en förutsättningslös diskussion.
Analysera. När riskerar digital nåbarhet i arbetet att bli ohälsosam? Nåbarhet och tillgänglighet är en del av den psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen. När den tillgängligheten blir gränslös finns det också risker för att det kommer påverka medarbetarnas möjlighet till vila och återhämning. Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön men alla på arbetsplatsen ska också vara involverade i att förbättra arbetsmiljön, oavsett om det handlar om fysisk arbetsmiljö, högt arbetstempo eller nåbarhet. Skaffa er en bild av hur det ser ut på arbetsplatsen med hjälp av anonyma enkäter, möten eller diskussioner mellan chef och medarbetare.
Gör en åtgärdsplan . Fundera på hur ni går vidare med resultatet. Ska frågan gå via arbetsgivare och arbetsmiljöombud ( skyddsombud ) eller behövs det en annan grupp för att fortsätta arbetet? Försök att sätta upp mål och delmål utifrån hur ni vill att arbetsplatsen ska fungera. Behöver ni samla in någon ytterligare information för att kunna ta fram en digital nåbarhetspolicy?
Avstämning. Diskutera ert förslag med medarbetarna. Behöver något ändras?
Uppföljning. Kom ihåg att ha med en uppföljning i själva policyn samt hur ofta den ska utvärderas. Ger den rätt effekt? Behöver något ändras eller förtydligas? Använd gärna enkäter för att undersöka.
Här finns tre exempel på hur en digital nåbarhetspolicy kan se ut. Exemplen är inspirerade av policyer från arbetsplatser där Unionens medlemmar jobbar.
Denna digitala nåbarhetspolicy togs fram på en avdelning på en större arbetsplats för att skapa tydlighet i hur kommunikationen efter ordinarie arbetstid ska se ut. På arbetsplatsen finns ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och många av tjänstemännen har fria arbetstider.
Initiativet till policyn togs av cheferna som efter en diskussion på en arbetsplatsträff med samtliga medarbetare tog fram en policy tillsammans med arbetsmiljöombudet. Därefter skickades förslaget på remiss till medarbetarna som kunde kommentera innan den slutligen antogs. Det intressanta med denna policy är att den tar bort kravet på respons under delar av dygnet.
Mejlvett:
Mötesvett:
Om det är brådskande:
Om vi inte befinner oss på kontoret:
Denna digitala nåbarhetspolicy kommer från ett större industriföretag med utländska ägare och produktion och marknader i flera tidszoner. Initiativet kom från fackklubben efter att arbetsmiljöombudet uppmärksammat att det inte fanns några förhållningsregler för kommunikation efter kontorstid. Efter ett längre arbete mellan fackklubben och företagets HR-avdelning, där frågan varit ute på remiss i företaget och i den fackliga organisationen, antogs det av arbetsgivaren. Det som är mest intressant med denna policy är att den lägger ansvaret på den som kommunicerar att ta hänsyn till andras fritid, förhållningssätt kring användning av tekniska arbetsredskap samt ökad tillgänglighet och flexibilitet i arbetet.
Företaget verkar i en global miljö med ökad konkurrens och krav på ökad effektivitet. Företaget och dess samarbetspartners är spridda i många länder och tidszoner. För att hantera den utmaning detta leder till inom såväl samarbete som kommunikation är nya tekniska hjälpmedel som smartphones och mobil datoruppkoppling en nödvändighet.
Företaget strävar efter att vara ett modernt företag och en attraktiv arbetsgivare. Detta innebär att både erbjuda medarbetarna och företaget möjlighet till flexibilitet samtidigt som det måste finnas gränser för tillgänglighet. Nedan följer riktlinjer och rekommendationer till företagets chefer.
Generella principer
Att vi använder digitala verktyg innebär inte att medarbetaren ständigt ska vara uppkopplad. Men det skapar möjligheter till ökad flexibilitet och leder till högre förväntningar på tillgänglighet och nåbarhet.
Behovet av flexibilitet och nåbarhet varierar beroende på verksamhetens art och medarbetarens behov att få ihop sitt livspussel. För att balansera detta, med hänsyn till verksamhetens behov, medarbetarens hälsa och till lagstiftning, har företaget tagit fram några enkla principer för hur vi bör förhålla oss till detta:
Denna digitala nåbarhetspolicy kommer från ett mindre företag med cirka 30 tjänstemän . Initiativet till en policy togs av några av medarbetarna eftersom många kände ett krav på sig att hela tiden var kontaktbara. Efter en diskussion på arbetsplatsen kom man fram till ett gemensamt dokument som sedan fastställdes av arbetsgivaren som tydliggjorde reglerna.
Idag kan vi själva bestämma när på dygnet vi ska utföra en arbetsuppgift, men tänk på att bara för att du väljer att jobba vid en tidpunkt så kanske någon annan har tänkt vara ledig. Därför är det viktigt att vi har respekt för varandra när vi kommunicerar via mejl och telefon.
