Lösenordet trilskas, programmet kraschar och reseräkningen äter av din själ. IT-strulet kostar 31 miljarder per år i förlorad arbetstid, men vi förlorar även fokus och arbetsglädje. Professor Jan Gulliksen förklarar hur digitala hinder dränerar välbefinnandet, varför chefer måste agera – och vi uppdatera oss.
Published 05 Nov. 2025
Ett mejl ska skickas, ett dokument laddas upp, ett möte börjar om tre minuter, men datorn vägrar samarbeta. Tangentbordet fryser, nätverket segar, lösenordet krånglar.
För många tjänstemän har IT-strul blivit en ständig följeslagare i arbetslivet. Enligt Unionens undersökning kostar tekniskt krångel över 31 miljarder kronor per år.
– Jag tror den egentliga kostnaden är ännu högre. Här har man räknat på missad arbetstid. Men kostnaden i stress och frustration, alltså minskat välbefinnande, är svårare att räkna på, säger Jan Gulliksen, professor i människa–datorinteraktion på KTH.
När arbetsmiljöombud går en traditionell skyddsrond tittar de på saker som felinställda kontorsstolar, skärmar i fel höjd och sladdar man kan snubbla över. Men hur ofta frågar någon om mejlsystemet fungerar, eller om de digitala verktygen ens hänger ihop? Nästan aldrig, konstaterar Jan Gulliksen.
– Man tänker att arbetsmiljö handlar om den fysiska miljön – ergonomi, ljus och ljud. Men arbetsmiljölagen gäller också tekniken. Om systemen styr dig i varje steg, utan flexibilitet eller användbarhet, blir det en starkt styrd och bunden arbetssituation. Och det står uttryckligen i lagen att det inte ska förekomma, säger han.
Tillsammans med kollegor på KTH har han genomfört så kallade digitala skyddsronder, en slags hälsokontroll av arbetsplatsens IT-miljö. Forskarna går runt tillsammans med HR, IT-personal och arbetsmiljöombud för att syna vardagen bakom skärmarna.
– När man gör det ser man direkt att folk upplever problem på olika nivåer. IT ser tekniska fel, HR ser kompetensbrister, chefen ser behörighetsproblem. Ofta är det en kombination. Men nästan alltid finns en sak gemensamt, och det är att användbarheten brister.
Att IT-strul väcker så mycket frustration handlar inte bara om teknik, utan om känslor.
– När tekniken inte funkar tänker många att ”Det är nog jag som är dum, jag fattar inte det här.” Det blir skamfyllt att be om hjälp, fast det egentligen är systemet som är dåligt utformat, säger Jan Gulliksen.
Känslan av skuld gör att många sitter tysta, svettiga och småirriterade framför datorn i stället för att slå larm. Resultatet blir stress, tidsförluster och en gnagande känsla av att inte räcka till, trots att problemet egentligen ligger på en helt annan nivå.
Jan Gulliksen beskriver hur många verksamheter i dag anpassar sig efter systemen istället för tvärtom.
– Vi ser det överallt. Stora standardiserade system som SAP, Schoolsoft eller journalsystemet Millennium, som från början är byggda för helt andra förutsättningar, kanske till och med regler i andra länder. Ibland tvingas man ändra hela verksamheten för att passa systemet. Inte för att det är bättre, utan för att tekniken kräver det.
Han ler snett.
– Det blir lite absurt när människor måste mata in ett personnummer i ett system med tio siffror, och ett annat kräver tolv. Gör du fel måste du börja om från början, trots att datorn enkelt skulle kunna förstå vad du menade.
De flesta av oss känner igen sig i vardagsstrulet som tär på både humör och fokus.
– Att göra en reseräkning är ett typexempel. Du ska boka rätt resa enligt riktlinjerna, fylla i underlag, få godkännande och bifoga kvitton i rätt format. Gör du ett enda fel får du göra om allt. Många orkar inte och låter bli, vissa avstår till och med från att resa. Det är ett tecken på att systemen inte stöttar arbetet. De hindrar det, säger Jan Gulliksen.
Småsaker, javisst. Men upprepade tusentals gånger blir de till stora energitjuvar både för individen och organisationen. Dessutom påverkar det välbefinnandet, och därmed både hälsa och trivsel.
– Vi pratar ofta om fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö. Nu måste vi börja prata om den digitala och kognitiva arbetsmiljön också. För systemen vi använder varje dag påverkar hur vi mår, säger han.
Han berättar att Arbetsmiljöverket allt oftare tar upp digital stress och bristande användbarhet som faktorer i sina inspektioner.
– Jag hoppas att vi snart granskar digitala miljöer på samma sätt som byggkranar och bullernivåer. För det är samma sak, det handlar om människors arbetsvillkor.
Men det är inte bara företagen som måste vässa sig. Vi själva har också ett ansvar, påminner Jan Gulliksen.
– Vi måste fortsätta lära oss. Tekniken förändras snabbt, och digital kompetens är en färskvara. Jag brukar säga att kunskap idag har en halveringstid på fem år. Därför behöver vi avsätta tid för att utveckla oss, säger han.
För att digitaliseringen – som är här för att stanna! – ska bli en positiv kraft krävs både användbarhet och ansvar.
– Vi måste ställa krav på tekniken, precis som vi gör på allt annat i vår arbetsmiljö. Den ska inte ge oss skador, inte heller stress och frustration. Digitaliseringen ska frigöra oss, inte styra oss, säger Jan Gulliksen.
Han hoppas att framtidens arbetsplatser ska se tekniken som det den är: ett verktyg för mänsklig utveckling, inte ett hinder.
– Och så måste vi våga prova, lära om och lära nytt. För i dag gör det faktiskt inte så mycket om du gör fel. Det viktiga är att du vågar, och att tekniken hjälper dig, inte stjälper dig.
Varannan privatanställd tjänsteman lägger upp till 30 minuter på IT-strul varje arbetsdag, med ett genomsnitt på cirka 10 minuter per dag. Med nästan två miljoner privatanställda tjänstemän innebär det nära 73 miljoner timmar IT-strul varje år till en kostnad av drygt 31 miljarder kronor. Det visar en undersökning gjord av Infostat på uppdrag av Unionen. Antal genomförda intervjuer: 1 000 st.
Next article
Det är en klassiker: Du sitter på middag och grannen säger lite nonchalant ”ja, vi lyckades ju få ner räntan till 2,7 procent”. Och du känner hur det hugger till i magen, för din egen ränta är 3,7 procent. Samma lån, samma bank nästan… men ändå flera hundralappar mer i månaden.
Varför blir det så? Jo, banken vill gärna att du ska tro att räntan är huggen i sten. Men den går att påverka. Räntan är ett pris, och precis som på en loppis gäller det att våga pruta. Skillnaden är bara att här handlar det inte om en gammal kaffekopp för en tia, utan om tusenlappar varje år.
Banken tjänar på din tystnad, men du har allt att vinna på att lyfta luren. Även en liten sänkning kan ge dig råd med en extra resa, en buffert på sparkontot eller bara lite mer luft i vardagen.
Så hur gör du då för att få banken att mjukna? Här är de bästa knepen:
Banken vill gärna prata om ”din personliga ränta”, men sanningen är att de flesta kunder får ungefär samma. Om du ligger högre än bankens egen snittränta har du ett klockrent argument. Snitträntan hos olika banker kan du se exempelvis hos Compricer.
Gör också en liten marknadsundersökning. Fråga grannar, kollegor, släktingar och vänner vad deras ränta ligger på. Därefter har du betydligt bättre koll!
Tips: Börja alltid samtalet med fakta, det gör det svårare för banken att slingra sig.
Banken vet att många är för bekväma för att byta bank. Men visar du att du faktiskt har koll på alternativen, så ökar dina chanser rejält.
Så gör du: Ta in ett konkret erbjudande från två andra banker. När du kan säga ”Bank X erbjuder en ränta på 3,1 procent”, då lyssnar de plötsligt på ett helt annat sätt.
Stabil ekonomi = attraktiv kund. Har du fast jobb, amorterar regelbundet eller har sparande i banken, så lyft fram det. Ju mer banken vill ha kvar dig, desto bättre kort har du på hand.
Tips: Var lite självsäker. Du är inte en belastning, du är en drömkund.
Banken kan svara med ”ni har redan en bra ränta” eller ”vi har inte utrymme just nu”. Då gäller det att inte ge sig. Håll fast vid dina argument: snitträntan, konkurrenternas erbjudande och din stabila ekonomi.
Får du nej av din personliga banktjänsteman (som det så fint heter även när du knappt har träffat hen), så ring kundtjänst. Eller mejla via internetbanken. Ibland är det bara rätt person på rätt dag som avgör.
Många släpper taget efter första ”nej tack”. Men det är värt att kämpa lite extra. På ett lån på två miljoner kan 0,2 procentenheter lägre ränta betyda över 4 000 kronor om året. Kan du sänka den med hela 0,5 procent så sparar du cirka 10 000 kronor per år.
Tips: Se det som en löneförhandling, där du förhandlar för din egen ekonomi.
När du fått din ränterabatt, så begär att få skriftligt på hur länge rabatten gäller.
Unionen driver på för en privatekonomi som håller – i vardagen och när livet förändras. Det kan handla om allt från pensioner och rimliga räntor till rättvisa förmåner i arbetslivet och tryggare villkor när du blir sjukskriven. Din vardagsekonomi är en del av helheten vi kämpar för: trygghet, balans och ett hållbart arbetsliv.
