Chefsliv: Tipsen inför lönesamtalet med din medarbetare

Våren är på många arbetsplatser lönesamtalens tid. Och lönesamtalet är något både du som chef och din medarbetare bör komma förberedda till. Här bjuder vi på några tips för dig som är chef.

Lyssna

Man och kvinna i samtal I de flesta företag är det lönerevision en gång per år. Det betyder att du ska sitta ner med var och en av dina medarbetare för att diskutera deras lön och för att meddela vilken ny lön som ska gälla.

Det är ett arbete som kräver en del förarbete. Du måste uppdatera dig på företages lönepolicy och på vilka förhandlingsresultat som kommit fram i förhandlingarna mellan arbetsgivare och de olika fackförbunden som finns representerade bland dina medarbetare.

Skilj på lönesamtalet och utvecklingssamtalen

Utvecklingssamtalet handlar om prestation, kompetens och utveckling. Här gör ni också en utvecklingsplan för kommande året, som gärna följs upp vid några tillfällen.

Lönesamtalen har fokus på feedback på det som gjorts och att medarbetaren får reda på vad som ligger till grund för den nya lönen. I det här samtalet diskuterar ni kanske också vad som kan vara en rimlig framtida löneutveckling.

Förberedelser

Både du och dina medarbetare tjänar på att du är väl förberedd. Din HR-avdelning är en bra resurs att vända sig till inför lönesamtalen. I stora drag handlar dina förberedelser om följande:

Läs på företagets lönepolicy.
Läs på relevanta avtal: kollektivavtal , lokala avtal.
Gör en lönekartläggning , för att hitta eventuella obalanser.
Läs igenom och uppdatera dina personalanteckningar.
Se till att du klart känner till verksamhetens mål för innevarande och nästkommande år.
Informera dina medarbetare om hur lönesättningsprocessen går till.

Samtalet om lön sker i två delar

Det är vanligt att lönesamtalen är två till antalet. Först ett lönesamtal och sedan ett löneåterkopplingssamtal.

1. Lönesamtalet

Syftet med det här samtalet är att medarbetaren ska få en möjlighet att själv lägga fram sina argument inför den individuella lönesättningen.

Gå igenom företagets lönepolicy tillsammans.
Jämför era uppfattningar om i vilken grad medarbetaren är kvalificerad för en justering av lönen.
Lyssna till de argument som medarbetaren lyfter fram. Det kan vara sådant som du inte lagt märke till, men som har betydelse i lönesättningen.
Förklara hur du ser på medarbetarens arbetsprestationer i förhållande till lönepolicyn.
Påminn medarbetaren att det sällan är möjligt att göra radikala lönejusteringar, såvida inte medarbetaren blivit befordrad eller fått avsevärt nya arbetsuppgifter.
Informera om när de slutliga lönerna kommer att delges medarbetaren.

2. Löneåterkopplingssamtalet

Syftet med löneåterkopplingssamtalet (även kallat lönesättande samtal) är att individuellt informera om resultatet av en genomförd lönerevision. Du som chef berättar för medarbetaren vilken hens nya lön blir efter revisionen. Det är ingen förhandling vid detta tillfälle – den är redan avklarad.

Dessa samtal kan bli ganska korta. Lämna information om den nya lönen på ett så konkret och tydlig sätt som möjligt.

Var konkret och säg vad den nya månadslönen blir: ”Din nya lön blir 31 500 kronor per månad från första mars.” Då minimeras risken för missförstånd.
Undvik att meddela lönen som en procentuell höjning eller ett ökningsbelopp. Säg INTE: ”Din nya lön höjs med 2,1% från första mars” eller ”Din lönehöjning blir 450 kronor per månad”.
Var beredd på att svara på frågan ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön till nästa år?”

Det är inte ovanligt att en del medarbetaren visar missnöje då du meddelar lön. I de fallen har medarbetaren ofta högre förväntningar på lönen än vad företag och avtal mäktar med. Ge då din förklaring till lönesättningen så sakligt som du kan, hänvisa till ert samtal om lönesättning och lönepolicyn, och påminn om att lönen är viktigt, men att den bara utgör en del av den totala ersättningen som den anställde får, vid sidan av försäkringar, utveckling och eventuellt andra förmåner.

Summering

Läs på lönepolicy och avtal
Informera medarbetarna om hur lönerevisionen går till
Sätt upp individuella möten i god tid
Lyssna på medarbetarna syn på och argument för sin lön
Dokumentera dina egna förslag
När nya lönen meddelas – ingen mer förhandling
Förbered svar på frågan: ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön?”

Om informationen i förväg om lönepolicy och löneförhandlingar skötts bra, kommer de allra flesta medarbetare att vara nöjda med sin nya lön.

Help us make Unionen better

Did the information on this page help you?

Grade

1

2

3

4

Så stöttar du en kollega i att bryta stresspiralen

Har din medarbetare börjat bete sig annorlunda? Glömmer hen saker? Snäser av folk? Eller verkar supertrött? Det är tecken på skadlig stress. Vi tipsar om hur du kan stötta en medarbetare i att bryta stresspiralen. Att du tar tag i saken är viktigt för hela teamet – för stress smittar faktiskt!

Två kvinnor som pratar

Stress är ett utbrett problem på våra arbetsplatser. Statistik från SCB visar att cirka hälften av alla är psykiskt stressade på jobbet – alltså varannan kollega. Direkt eller indirekt kommer deras stress även att påverka andra i teamet, för det är faktiskt så att stress smittar.

– Vi är sociala varelser som påverkas av varandras känslor, såväl lugn som stress. Du vet säkert hur en kollega som kommer in på kontoret med andan i halsen, full av irritation, påverkar stämningen i rummet, säger Susanne Ellbin, psykolog vid institutet för stressmedicin vid Sahlgrenska universitetssjukhuset.

Att försöka ignorera saken är förstås ett alternativ – men att hjälpa en kollega som fastnat i skadlig stress kommer att kännas bättre för er båda.

Vi är varandras arbetsmiljö

Fast även som chef kan man tveka och känna ”Det kanske inte är min ensak. Borde jag lägga mig i?”

– Absolut, men jag tycker ändå att du ska lägga dig i. Vi är varandras arbetsmiljö. Om en person är mycket stressad, så bidrar det med stress och irritation i hela arbetsgruppen, det påverkar alla. Dessutom har det skett så mycket förändringar i samhället det senaste decenniet, med det stora informationsflödet, det gränslösa arbetslivet, aktivitetsbaserade kontor, slimmade organisationer och allt vad det är. Många har det tufft och vi behöver hjälpa varandra, inte minst genom att lyfta de här frågorna. Det handlar om att vi måste få bättre arbetsplatser där vi kan fungera på ett bra sätt, säger Susanne Ellbin.

All stress är inte skadlig – så när blir den det?

Vi är alla lite stressade nu och då, och det är helt okej. Stress blir skadlig först när den inte följs av tillräcklig återhämtning. Det vill säga du gör av med mer energi än du fyller på med, vilket sliter på kroppens resurser – och till slut blir du utmattad.

Så vad är då varningsflaggorna på skadlig stress? Jo, att personen börjar snäsa av kollegor, tappar koncentrationen, skjuter upp beslut, är orolig, nervös, emotionellt labil och nyckfull.

– Just irritation är vanligt hos personer med hög stressnivå, man har ett tempo i sig och vill att saker ska gå fortare. En annan varningsflagg är att personen har svårt att sova och är ständigt trött, har kraftig huvudvärk, eller missar saker och gör fel i arbetet.

Därför springer stressade personer på alla bollar

Vad ska jag göra om jag vill stötta en medarbetare i att bryta spiralen?

– Det bästa är att vara rak och tydlig. När man är inne i en stresspiral är det svårt att bryta den, för vi vänjer oss långsamt vid att ha ett högre tempo. Rätt som det är är vi så inne i det att vi bara fortsätter agera.

Man kan nämligen likna en stressreaktion vid en kamp-flykt-reaktion

Man kan nämligen likna en stressreaktion vid en kamp-flykt-reaktion, som ger oss tunnelseende och säger till oss att agera och det snabbt.

– Det är därför en stressad person springer på alla bollar. Och om någon säger till hen att tagga ner, blir personen lätt irriterad, ”du fattar inte, du ser väl själv hur mycket vi har att göra.” Hen är redan överbelastad och har känslan allt vilar på mig, och så kommer du och ställer ytterligare ett krav.

Så hur bemöter jag min kollega i detta på bästa sätt, för att inte bli avsnäst?

– Försök att ha ett öppet samtal, där du utgår ifrån dig själv och vad du ser: Jag ser att du är stressad väldigt ofta, och upplever att du inte verkar må bra av det. Det gör mig orolig, för du är en uppskattad kollega som jag inte vill ska gå in i väggen. Det här är en situation vi behöver lösa, så hur kan vi hjälpas åt att göra det?

Som chef är det ditt ansvar

Susanne Ellbin påpekar att som chef är det ditt ansvar, om medarbetaren ingår i ditt team, att ta tag i saken.

– Om en person uttrycker stor stress, så kanske det syns på hen för att hen är mest reaktiv, men inte sällan ligger det något i själva arbetssituationen som behöver ses över. Och det är arbetsgivarens uppgift och ansvar att se till att anställda har en god arbetsmiljö, säger Susanne Ellbin.

Chefsliv: Tipsen inför lönesamtalet med din medarbetare

Skilj på lönesamtalet och utvecklingssamtalen

Förberedelser

Samtalet om lön sker i två delar

1. Lönesamtalet

2. Löneåterkopplingssamtalet

Summering

Lön i chefsrollen

Ännu inte chefsmedlem?

Sälj dig inte billigt! På lönesamtalet.

Dela sidan