Efter många år är lönekartläggningen i hamn

– Det viktigaste är att förbereda sig ordentligt, och informera deltagarna i förväg om vad som gäller under mötet, säger sektionsordförande Kent Bergebring. 

Nu är det årsmötesperiod, och för många klubbar är det första gången årsmötet genomförs digitalt. De tre sektionerna på Volvo Cars hade sina årsmöten redan i december. Eftersom de inte har haft digitala årsmöten tidigare förberedde de sig noga, berättar Kent Bergebring som är ordförande för en av sektionerna. De tänkte igenom upplägget, och hade ett förmöte där de gick igenom dagordningen och testade tekniken.

– Just genrepet gjorde oss trygga. Vi hade vårt manus och hade testat det. Sedan rullade det bara på under mötet, säger han. 

Styrelsen var noga med att ge deltagarna tydliga instruktioner i förväg om vad som gällde under mötet, till exempel att man skulle ha mikrofon och kamera avstängd och räcka upp handen ifall man ville säga något. Samma instruktioner låg som välkomstbild när deltagarna kopplade upp sig. Styrelsen hade också skickat ut handlingarna i god tid och bett deltagarna att läsa dem och ställa eventuella frågor innan mötet. Det gjorde att själva årsmötet blev väldigt effektivt.

– Det gick mycket fortare än det fysiska mötet brukar gå. 

Dubbelt så många deltagare

En annan effekt av att mötena hölls digitalt var att mötesdeltagandet blev nästan dubbelt så högt som vanligt på alla tre sektionerna. På Kent Bergebrings sektions möte deltog 48 medlemmar. Och samma tendens finns nu när klubben nu förbereder det gemensamma årsmötet.

– Vi har 170 anmälda när det brukar vara runt 100. Det är kul att så många deltar och att vi når ut till fler som kanske inte hade haft möjlighet att vara med om vi hade haft ett fysiskt möte, säger Kent Bergebring.

Det här med att hålla mötet digitalt har verkligen förenklat för oss

Viktigt med praktiska förberedelser

Något som kan vara en utmaning vid ett digitalt möte är exempelvis röstlängd och omröstning. Sektionen löste frågan om röstlängd genom att ta in anmälningar i förväg och endast skicka ut en länk till mötet till de som anmält sig. Vid själva mötet jämförde Kent Bergebring anmälningslistan med vilka som loggat in på mötet, vilket blev röstlängden. Röstning skedde genom omvänd acklamation, där endast de som var emot ett förslag till beslut räckte upp en hand. Och för slutna omröstningar använde sektionen verktyget Microsoft Forms där man kan skapa enkäter och omröstningar.

– Vi hade förberett omröstningarna i förväg så att allt skulle vara smidigt, berättar Kent Bergebring.

För att slippa hoppa mellan olika fönster när han delade dokument hade han samlat alla handlingar i olika flikar i ett och samma pdf-dokument. Och när mötet var slut signerade sektionen mötesprotokollet via Adobe Sign.

– Det här med att hålla mötet digitalt har verkligen förenklat för oss, konstaterar han.

Simultana möten vid klubbens årsmöte

Just nu är Kent Bergebrink med och planerar årsmötet för hela Volvo Cars, och där tillkommer ytterligare utmaningar i och med att klubben använder sig av representationskap. Lösningen blir att ha två olika mötesbokningar samtidigt, en för de som har rösträtt och en för övriga deltagare.

– Vi kommer att ha två datorer och två konferenstelefoner bredvid varandra och köra simultant så att alla ser samma sak och hör varandra. Och blir det omröstning lägger vi ut länken till omröstningsformuläret endast i chatten för de med rösträtt, berättar Kent Bergebring.

Medlemmarna är nöjda

Feedbacken från de medlemmar som deltog i sektionernas möten har bara varit positiv. Och Kent Bergebring är mycket nöjd med hur bra det blev, även om man givetvis förlorar en del på att inte träffas fysiskt.

– Man tappar mycket av det där med kroppsspråk, dynamik och möjlighet att ställa frågor på ett enkelt sätt. Men årsmötet är så mycket formalia, så det passar väldigt bra för ett digitalt möte. Det gick mycket bättre än vad vi hade hoppats på!