Hålla lönesamtal - för dig som chef

Lönesamtalet är ett viktigt möte mellan chef och medarbetare. Syftet är att båda parter ska få chansen att framföra sina synpunkter på medarbetarens prestation och framtidsutsikter. Samtalet ska handla om verksamhetens mål och medarbetarens arbetsinsats i förhållande till det. Samtalet ligger sedan till grund för kommande lönesättningar.

En guide till lönesamtalet

I de flesta företag är det lönerevision en gång per år. Det betyder att du ska sitta ner med var och en av dina medarbetare för att diskutera deras lön och för att meddela vilken ny lön som ska gälla. Det är ett arbete som kräver en del förarbete. Du måste uppdatera dig på företages lönepolicy och på vilka förhandlingsresultat som kommit fram i förhandlingarna mellan arbetsgivare och de olika fackförbunden som finns representerade bland dina medarbetare.

Vad bör du tänka på

Du ska inte slå ihop lönesamtalen med utvecklingssamtalen. Orsaken är att det lätt blir ett alltför tekniskt resonerade kring löner och tariffer, på bekostnad av de viktiga delarna om prestation, kompetens och utveckling som ska vara tyngdpunkten i utvecklingssamtalet.

Förberedelser

Både du och dina medarbetare tjänar på att du är väl förberedd. Din HR-avdelning är en bra resurs att vända sig till inför lönesamtalen.

  • Läs på företagets lönepolicy.
  • Läs på relevanta avtal: kollektivavtal , lokala avtal.
  • Gör en lönekartläggning , för att hitta eventuella obalanser.
  • Läs igenom och uppdatera dina personalanteckningar.
  • Se till att du klart känner till verksamhetens mål för innevarande och nästkommande år.
  • Informera dina medarbetare om hur lönesättningsprocessen går till.

Genomförande

Det är vanligt att lönesamtalen är två till antalet. Först ett löneförhandlingssamtal och sedan ett lönesättande samtal.

1. Löneförhandlingssamtalet

Syftet med det här samtalet är att medarbetaren ska få en möjlighet att själv lägga fram sina argument inför den individuella lönesättningen.

  • Gå igenom företagets lönepolicy tillsammans.
  • Jämför era uppfattningar om i vilken grad medarbetaren är kvalificerad för en justering av lönen.
  • Lyssna till de argument som medarbetaren lyfter fram. Det kan vara sådant som du inte lagt märke till, men som har betydelse i lönesättningen.
  • Förklara hur du ser på medarbetarens arbetsprestationer i förhållande till lönepolicyn.
  • Påminn medarbetaren att det sällan är möjligt att göra radikala lönejusteringar, såvida inte medarbetaren blivit befordrad eller fått avsevärt nya arbetsuppgifter.
  • Informera om när de slutliga lönerna kommer att delges medarbetaren.

Det vanliga är att det är ganska små justeringar som den här förhandlingen kan handla om. Den slutliga lönesättningen sker ofta centralt i företagen, med liten möjlighet för de operativa cheferna att påverka. Men det finns alltid möjligheter till justeringar.

2. Lönesättande samtal

Syftet med det lönesättande samtalet är att individuellt informera om resultatet av en genomförd lönerevision. Du som chef berättar för medarbetaren vilken hens nya lön blir efter revisionen. Det är ingen förhandling vid detta tillfälle – den är redan avklarad.

Dessa samtal kan bli ganska korta. Lämna information om den nya lönen på ett så konkret och tydlig sätt som möjligt.

  • Undvik att meddela lönen som en procentuell höjning eller ett ökningsbelopp. Säg INTE: ”Din nya lön höjs med 2,1% från första mars” eller ”Din lönehöjning blir 450 kronor per månad”.
  • Säg istället vad den nya månadslönen blir: ”Din nya lön blir 31 500 kronor per månad från första mars.” Då minimeras risken för missförstånd.
  • Var beredd på att svara på frågan ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön till nästa år?”

Det är inte ovanligt att en del medarbetaren visar missnöje då du meddelar lön. I de fallen har medarbetaren ofta högre förväntningar på lönen än vad företag och avtal mäktar med. Ge då din förklaring till lönesättningen så sakligt som du kan, hänvisa till ert samtal om lönesättning och lönepolicyn, och påminn om att lönen är viktigt, men att den bara utgör en del av den totala ersättningen som den anställde får, vid sidan av försäkringar, utveckling och eventuellt andra förmåner.

Summering

  • Läs på lönepolicy och avtal
  • Informera medarbetarna om hur lönerevisionen går till
  • Sätt upp individuella möten i god tid
  • Lyssna på medarbetarna syn på och argument för sin lön
  • Dokumentera dina egna förslag
  • När nya lönen meddelas – ingen mer förhandling
  • Förbered svar på frågan: ”Vad ska jag göra för att kunna höja min lön?”

Om informationen i förväg om lönepolicy och löneförhandlingar skötts bra, kommer de allra flesta medarbetare att vara nöjda med sin nya lön.

Inför lönesamtalet

För att det ska bli ett riktigt bra lönesamtal är det viktigt att både du och dina medarbetare har klart för sig vad som påverkar lönen.

Guide - hålla utvecklingssamtal

Utvecklingssamtalet är en del i en process av utvärdering där medarbetarens prestationer jämförs med verksamhetens mål. Syftet är att utveckla dina medarbetare som individer och organisationen som helhet.

Kurs - hålla lönesamtal

Allt om lön - i din roll som chef

Här hittar du råd och stöd kring hur du genomför ett bra lönesamtal, principer för lönesättning , hur du skapar en lönepolicy och annat som gäller löneprocessen för dig som chef

Lägg till ny kommentar

Hjälpte informationen på denna sida dig?