Volvo Cars sektioner hade årsmöte digitalt

Snabbt, smidigt och med dubbelt så många deltagare. På Volvo Cars sektioner var resultatet över förväntan när de för första gången höll sina årsmöten digitalt.

Lyssna

Publicerad 26 jan. 2021

Kent Bergebring

Ordförande för sektion PVP (produktion) på Volvo Cars i Göteborg

– Det viktigaste är att förbereda sig ordentligt, och informera deltagarna i förväg om vad som gäller under mötet, säger sektionsordförande Kent Bergebring.

Nu är det årsmötesperiod, och för många klubbar är det första gången årsmötet genomförs digitalt. De tre sektionerna på Volvo Cars hade sina årsmöten redan i december. Eftersom de inte har haft digitala årsmöten tidigare förberedde de sig noga, berättar Kent Bergebring som är ordförande för en av sektionerna. De tänkte igenom upplägget, och hade ett förmöte där de gick igenom dagordningen och testade tekniken.

– Just genrepet gjorde oss trygga. Vi hade vårt manus och hade testat det. Sedan rullade det bara på under mötet, säger han.

Styrelsen var noga med att ge deltagarna tydliga instruktioner i förväg om vad som gällde under mötet, till exempel att man skulle ha mikrofon och kamera avstängd och räcka upp handen ifall man ville säga något. Samma instruktioner låg som välkomstbild när deltagarna kopplade upp sig. Styrelsen hade också skickat ut handlingarna i god tid och bett deltagarna att läsa dem och ställa eventuella frågor innan mötet. Det gjorde att själva årsmötet blev väldigt effektivt.

– Det gick mycket fortare än det fysiska mötet brukar gå.

Bild digitalt möte

Dubbelt så många deltagare

En annan effekt av att mötena hölls digitalt var att mötesdeltagandet blev nästan dubbelt så högt som vanligt på alla tre sektionerna. På Kent Bergebrings sektions möte deltog 48 medlemmar. Och samma tendens finns nu när klubben nu förbereder det gemensamma årsmötet.

– Vi har 170 anmälda när det brukar vara runt 100. Det är kul att så många deltar och att vi når ut till fler som kanske inte hade haft möjlighet att vara med om vi hade haft ett fysiskt möte, säger Kent Bergebring.

Det här med att hålla mötet digitalt har verkligen förenklat för oss

Viktigt med praktiska förberedelser

Något som kan vara en utmaning vid ett digitalt möte är exempelvis röstlängd och omröstning. Sektionen löste frågan om röstlängd genom att ta in anmälningar i förväg och endast skicka ut en länk till mötet till de som anmält sig. Vid själva mötet jämförde Kent Bergebring anmälningslistan med vilka som loggat in på mötet, vilket blev röstlängden. Röstning skedde genom omvänd acklamation, där endast de som var emot ett förslag till beslut räckte upp en hand. Och för slutna omröstningar använde sektionen verktyget Microsoft Forms där man kan skapa enkäter och omröstningar.

– Vi hade förberett omröstningarna i förväg så att allt skulle vara smidigt, berättar Kent Bergebring.

För att slippa hoppa mellan olika fönster när han delade dokument hade han samlat alla handlingar i olika flikar i ett och samma pdf-dokument. Och när mötet var slut signerade sektionen mötesprotokollet via Adobe Sign.

– Det här med att hålla mötet digitalt har verkligen förenklat för oss, konstaterar han.

Simultana möten vid klubbens årsmöte

Just nu är Kent Bergebrink med och planerar årsmötet för hela Volvo Cars, och där tillkommer ytterligare utmaningar i och med att klubben använder sig av representationskap. Lösningen blir att ha två olika mötesbokningar samtidigt, en för de som har rösträtt och en för övriga deltagare.

– Vi kommer att ha två datorer och två konferenstelefoner bredvid varandra och köra simultant så att alla ser samma sak och hör varandra. Och blir det omröstning lägger vi ut länken till omröstningsformuläret endast i chatten för de med rösträtt, berättar Kent Bergebring.

Medlemmarna är nöjda

Feedbacken från de medlemmar som deltog i sektionernas möten har bara varit positiv. Och Kent Bergebring är mycket nöjd med hur bra det blev, även om man givetvis förlorar en del på att inte träffas fysiskt.

– Man tappar mycket av det där med kroppsspråk, dynamik och möjlighet att ställa frågor på ett enkelt sätt. Men årsmötet är så mycket formalia, så det passar väldigt bra för ett digitalt möte. Det gick mycket bättre än vad vi hade hoppats på!

Kent Bergebrings bästa tips för ett digitalt årsmöte

Ha ett genrep innan mötet för att gå igenom dagordningen och testa tekniken
Skicka ut tydliga instruktioner till deltagarna innan mötet och lägg ut dem som välkomstbild
Skicka handlingarna i god tid och be deltagarna ställa sina frågor i förväg
Rösta med omvänd acklamation och använd Microsoft Forms eller Google Forms för slutna omröstningar
Samla alla handlingar som du ska dela i flikar i ett pdf-dokument så du slipper hoppa mellan fönster

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg

1

2

3

4

Nästa artikel

Synlighet och tät kontakt viktigast för Telias klubb

Agneta Ahlström, klubbordförande på Telia Company, är facklig på heltid sedan tio år. På ett företag i ständig förändring har hon aldrig en sysslolös dag. ”När vi hjälpt någon och får höra att de tycker det fackliga medlemskapet är värt varenda krona, då känns mitt arbete värdefullt”, säger hon.

Text: Martina Nyhlin Bild: Anja Callius

Telia Companys hypermoderna nya huvudkontor i samma byggnad som shoppingpalatset Mall of Scandinavia i Solna utanför Stockholm har ett öppet torg med ljusgård och cafe där Agneta Ahlström bjuder på kaffe. Hon började på företaget 1990 på Televerket-tiden och satt då i helt andra lokaler i Farsta.

– Jag flyttade till Farsta och sökte jobb hos Televerket för att de var största arbetsgivaren på orten. Jag började som kanslist och har sedan gått interna utbildningar och jobbat mig vidare, säger hon.

Vi jobbar på att vara väldigt synliga och ha mycket kontakt med medlemmarna. Kanske är det därför vi har så hög anslutningsgrad.

Agneta Ahlström kom att specialisera sig på bland annat fiber och sjökablar och jobbade mycket internationellt. I samband med en övertalighet 2001 började hon fundera på varför vissa kollegor fick stanna och andra fick gå och engagerade sig fackligt. 2007 stod hon i ett läge där det fackliga arbetet tog upp så mycket tid att hon riskerade att sätta sina kollegor i klistret.

– Jag måste välja och valde det fackliga på heltid, säger hon.

80 procent anslutningsgrad

Ytterligare sex kollegor jobbar nu heltid med fackliga frågor under Agnetas ledning. Att de har heltidsuppdrag gör det möjligt att fokusera på att läsa in sig och förbereda sig för förhandlingar med arbetsgivaren, sköta alla aktuella medlemsärenden och synas ute bland medlemmarna.

Telia är under stor förändring, det är jättebra, men det påverkar personalen och där kommer vi från facket in. Vi har en otroligt viktig uppgift.

Anslutningsgraden är generellt hög på Telia, hela 80 procent, och av de tre fackklubbarna som finns på företaget är Unionens klubb den största (de andra två är Akademikerna i Telia och Seko).

Organisatoriskt har man tänkt lite annorlunda. Telia-klubben är organiserad utifrån vad man jobbar med och inte geografiskt som annars är vanligt. Trettio sektioner har med åren blivit tre: Enterprise, Service operations och Group functions & Technology.

– Det är en stor fördel att jobba med sektionsindelning eftersom vi har chefer och arbetsledare som har medarbetare på flera geografiska områden. Men vissa frågor, som lokaler och liknande, tar vi ju på respektive ort, säger Agneta Ahlström.

Agneta Ahlström har funnits på företaget ända sedan det stod Televerket på visitkortet. 2007 behövde hon välja mellan sin ”vanliga” karriär och det fackliga arbetet. Det blev det senare och har inte tittat tillbaka.

Viktigt samarbete med Trygghetsrådet

Många av Televerkets och sedan Telias medarbetare har försvunnit från företaget via avknoppningar när medarbetarstyrkan krympt från 50 000 till 9 000. Men det har också varit väldigt mycket övertalighet, vilket Agneta tycker har varit det tuffaste med hennes uppdrag.

– Senast i somras skulle 650 personer sluta, och även om det inte blev riktigt så många i slutändan så var det väldigt jobbigt. Varenda medarbetare som måste sluta mot sin vilja är en sorg. Men vårt samarbete med Trygghetsrådet fungerar bra, och många medarbetare har lätt att få nya jobb, säger Agneta Ahlström.

På ett företag med ett varmt förhållande till telefonen har man valt att hantera kommunikationen kring övertalighet med telefonmöten.

– Många föredrar att inte synas då de ska få dåliga nyheter och till ett telefonmöte kan man ringa in och antingen vara anonym eller ge sig till känna. Man kan ställa frågor men man kan också bara lyssna, säger Agneta Ahlström.

Det är en stor fördel att jobba med sektionsindelning eftersom vi har chefer och arbetsledare som har medarbetare på flera geografiska områden. Men vissa frågor, som lokaler och liknande, tar vi på respektive ort.

Utöver detta har man också många personliga möten både i verkligheten och på telefonen.

– Vi jobbar på att vara väldigt synliga och ha mycket kontakt med medlemmarna. Kanske är det därför vi har så hög anslutningsgrad, säger Agneta Ahlström

Att medverka i media är också något en ordförande på ett så allmänt känt företag måste klara.

– Telefonerna går varma när något händer hos oss, säger Agneta Ahlström.

Facklig återväxt en ödesfråga

Genom åren har lusten att jobba fackligt gått fram och tillbaka för Agneta. En väl hård ledning som företaget hade tidigare gjorde livet som facklig svårt, men nu är det bra igen.

– Vi som jobbar som fackliga är så empatiska och vill att alla ska ha jättehög lön och att ingen någonsin behöva sluta. Men vi måste ju samtidigt lita på att företagets ledning driver företaget lönsamt, det tjänar vi alla på i längden, säger hon.

Varenda medarbetare som måste sluta mot sin vilja är en sorg. Men vårt samarbete med Trygghetsrådet fungerar bra, och många medarbetare har lätt att få nya jobb

Telia Company utvecklas mycket och Agneta Ahlström ser med viss oro på att det kan vara svårt att få tag i nya som vill vara förtroendevalda.

– Alla har väldigt mycket att göra på jobbet och de känner inte att de hinner med att vara förtroendevalda. Men vi behöver bli fler, för vi som jobbar nu börjar närma oss pensionen. Telia är under stor förändring, det är jättebra, men det påverkar personalen och där kommer vi från facket in. Vi har en otroligt viktig uppgift, och det kommer vi fortsätta ha, säger hon.