De svåra samtalen - uppsägning

Hålla uppsägningssamtal – för dig som chef

Att ge medarbetare besked om uppsägning på grund av arbetsbrist , uppfattas ofta som jobbigt av chefer och därför behöver du förbereda dig extra väl inför detta.

Syftet med samtalet ska vara att den uppsagde medarbetaren förstår att hen ska sluta sin anställning och vad som kommer att ske under uppsägningstiden. Den negativa effekten på såväl kvarvarande som uppsagda medarbetare ska vara så liten som möjligt.

Ditt jobb är att

1. meddela ett negativt besked så konstruktivt och tydligt som möjligt, med målsättning att medarbetaren minns samtalet som respektfullt
2. kontrollera att medarbetaren förstått innehållet
3. instruera den anställde om vad hen ska göra närmast i relation till sin anställning

De följande råden gäller vid uppsägningar på grund av arbetsbrist .

Förberedelser

Det är ganska mycket som måste förberedas för att uppsägningarna ska kunna genomföras professionellt, så samordna dessa förberedelser med dina chefskollegor:

• Avvakta till dess alla förhandlingar mellan arbetsgivare och fackförbund är helt klara. Läs på fakta. Vad är skälen till att företaget säger upp personal? Har alla alternativa lösningar prövats?
• Boka in tid för samtalet några dagar i förväg. Ha gärna samtalet tidigt i veckan och undvik dagarna precis före en helg, semester eller annan ledighet.
• Välj en neutral och ostörd plats som ger utrymme för medarbetaren att visa sina känslor.
• Var påläst i vilka skälen är till att företaget säger upp personal och vilka alternativa lösningar prövats så att du kan ge en bakgrundsbild till din medarbetare. 
• Läs på om medarbetarens arbetshistorik. Titta igenom anteckningar från utvecklingssamtal avseende kunskap, färdigheter och personliga egenskaper.
• Förbered dig mentalt på hur medarbetaren kommer att reagera och hur du kan bemöta det på ett konstruktivt sätt. Ett uppsägningssamtal försätter många i en krissituation där du behöver vara varsam med din medarbetare.
• Reflektera över dina egna förväntade reaktioner. Hur brukar du reagera i pressade situationer?
• Förbered svar på de vanliga frågorna.
  • "Varför jag?", "Varför just nu?" och "Varför får NN stanna och jag gå?"
  • Vilka instruktioner gäller för den uppsagde? När ska hen lämna sin arbetsplats? Vem tömmer skrivbordet och arbetsrum? När ska nycklarna och passagekort lämnas tillbaka? Hur ser företagets avgångspaket ut (avgångsvederlag, förmåner, outplacement etc.)?
  • Intern information. När och hur kommer övriga i företaget att informeras?
  • Extern information. Vad kommer företaget att säga till kunder, leverantörer och media?
• Förbered andra stödresurser: HR-avdelningen, företagshälsan, Trygghetsrådet, m.fl.

Checklista för uppsägningssamtalet

• Inled samtalet med att checka av om medarbetaren vet bakgrunden till samtalet ("Anar du vad det här samtalet kommer handla om?"). Ge också gärna en kort bakgrund som medarbetaren kan ta till sig ("Som du vet har företaget inte haft tillräcklig orderingång.") och hur det påverkar medarbetaren genom att den nu blir uppsagd.
• Medarbetaren behöver få tid på sig att ta till sig innehållet i budskapet. Vänta in eventuell reaktion och ha inte för bråttom.
• Bemöt känslomässiga reaktionen med lugn och visa respekt för dessa. Du har just försatt din medarbetare i en krissituation. Det är inte ovanligt att du möts av ilska, gråt eller starka ord. Men du kan också mötas av apatisk tystnad eller att personen "går in i sig själv" och gör sig okontaktbar.
• Kontrollera att den uppsagde förstått vad du sagt. Eventuellt behöver du upprepa budskapet.
• Svara på alla frågor du kan, men gissa aldrig. Informera om vad som kommer att hända i den omedelbara framtiden. Vilka stödåtgärder som sätts in för den uppsagde och vilka personer som hen kan vända sig till.
• Lämna över blanketten med den skriftliga uppsägningen. Informera också om att medarbetaren har rätt till återanställning och i så fall behöver anmäla intresse för det.
• Checka av att medarbetaren har landat i beskedet (så gott det går) och vad du förväntar dig av din medarbetare resten av den här dagen. Ha respekt för medarbetarens behov. Informera om det stöd som finns för medarbetaren i form av en arbetskamrat, facket eller företagshälsovården.
• Boka in ett nytt uppföljningsmöte någon eller ett par dagar efter för att gå igenom alla praktiska frågor.

Sammanfattning

• Förbered dig väl tillsammans med dina chefskollegor.
• Låt medarbetarna få veta orsakerna till uppsägningarna.
• Lämna över den skriftliga uppsägningen samtidigt som du ger beskedet muntligen.
• Låt samtalet vara så respektfullt, tydligt och konstruktivt som möjligt. 
• Ge stöd både till de uppsagda och de kvarvarande.

Har du som chef frågor utifrån arbetsgivarperspektiv? Kontakta HR-avdelningen på din arbetsplats eller en jurist. Om det finns kollektivavtal på arbetsplatsen kan du kontakta den arbetsgivarorganisation företaget eller organisationen är medlem i.

Föreläsningen "De svåra samtalen"

Om du vill lära dig mer om att hålla svåra samtal kan du få hjälp från vår digitala föreläsning här nedanför. I den går vi igenom några typiska svåra samtal som man som chef kan ställas inför.