Är du mellanchef och har en chef som inte är en bra förebild?

Dana Brownlee har skrivit boken Managing up där hon ger råd på hur du kan "hantera din chef så att både hen och du blir framgångsrika i arbetet.

Att leda uppåt handlar inte om att okritisk acceptera allt som din chef gör och vill att du ska göra. Det är inte att obstruera, flyga under radarn, eller att agera självsvåldigt utan att ta hänsyn till rådande policys eller verksamhetens villkor. Det är heller inte att ”gilla läget” och acceptera kränkningar eller maktmissbruk från din chefs sida.

Att ”leda uppåt” handlar om att du agerar på ett sätt som gör att du hjälper din chef till att bli mer effektiv. Du gör det genom att:

• tidigt vara uppmärksam på vilka utmaningar som verksamheten möter. Det vill säga att du håller dig uppdaterad om företaget i stort – inte bara om villkoren för din enhet eller division.
• lära känna din chefs personlighet, och anpassa din kommunikationsstil därefter.
• våga tala klartext med chefen och andra auktoriteter när så krävs.

Här följer några exempel på några olika förekommande chefstyper, och vad du kan göra om du råkar ha en sådan chef:

Den kraftfulla virvelstormen

Detta är chefen som tar över initiativet och dominerar på dina möten, vilket leder till att dina medarbetare tystnar eller blir passiva. Det är oftast inte av illvilja från chefens sida. ”Jag vill ju bara hjälpa till att snabba på arbetet. Det går ju lite långsamt här ibland, och då kan mina erfarenheter komma gruppen väl till pass.”

Vad du kan göra:

• Ta ett förberedande möte med chefen där du ber om hens hjälp. Nyckeln är att ställa frågor och förmå chefen att själv komma med förslag till hur hen bör ta för roll på mötet. ”Jag är glad för att du tar dig tid att delta i våra möten, jag vet hur ont om tid du har, så det uppskattar jag verkligen. Syftet med våra avdelningsmöten är ju att vi ska få en gemensam bild över hur vi ligger till, och då är din input viktig. En sak som jag jobbar med i den här gruppen är att få fram medarbetarnas synpunkter. Ibland blir de ju lite avvaktande när en högre chef deltar i mötet. Hur tycker du att vi ska hantera det på bästa sätt?”
• På själva mötet. Led med auktoritet. Skriv upp virvelstormens förslag, idéer eller kommentarer på whiteboard så att alla kan se dem. Ge sedan ordet till någon annan i gruppen: ”Vad har du, Karin, för tankar i denna fråga?”
• Våga avbryta om din chef inte sansar sig.
• Ta alltid ett individuellt möte med hen efteråt för att göra en gemensam utvärdering – Vad fungerade? Vad kan vi göra annorlunda nästa gång?

Den ombytliga kameleonten

Det här är chefen som kan vara svår att tyda. Du vet inte riktigt vad som ska prioriteras. Ena dagen är det fokus på kunderna, dagen därpå är det istället kostnaderna, en vecka senare är det bristen på innovation eller personal. Precis när du tror att du förstått vad chefen vill ha, så ändras förutsättningarna. ”Vi lever i en ombytlig värld. Det gäller att snabbt agera på de signaler som vi får.”

Vad du kan göra:

• Tag själv initiativ till att dokumentera de viktigaste målen: Tid, Budget och Avgränsningar. Vad ska arbetet leda till och vad förväntas du leverera? Vilka resurser finns och vilka personer är berörda?
• Bekräfta alla överenskommelser via mejl.
• Se till att få täta avstämningar med din chef om mål och prioriteringar, och var inte rädd för att be chefen ”signera” det som beslutas.
• Du hjälper din chef (och dig själv) genom att du håller i processen över tid, och koppla dina mål till verksamhetens långsiktiga strategi.

Den gränslöse önskedrömmaren

Det här är chefen som vill ha allt, genast. Som inte gör några avgränsningar utan begär av dig att leverera mer och mer. Nya idéer, initiativ och förslag dumpas osorterat på dig. Det skapar en arbetssituation för dig och ditt team som är en salig blandning av viktigt och oviktigt. Risken ökar för överansträngning och utbrändhet.

Vad du kan göra:

• Här handlar det om att du vinner på att hjälpa din chef med prioriteringar. Att skilja på vad som är nödvändig och vad som bara skulle vara bra att ha.
• Rensa bland målen. Om du har många mål måste du prioritera och välja ut de 4-5 allra viktigaste. Verksamheter med många mål, riskerar att skapa otydlighet om vad som ska prioriteras, och målen blir då demotiverande för dig och dina medarbetare. Dessutom är det lätt hänt att målen blir motsägelsefulla.
• Fokusera på att tydligt beskriva konsekvenser och risker för alla de förslag som kommer från din chef. Dokumentera dessa beskrivningar och ställ frågan till din chef om i vilken grad olika idéer ligger i linje med verksamhetens strategi.
• Säg stopp om kraven blir alltför övermäktiga - träna dig i att säga ett ”mjukt nej”. Ett mjukt nej ger dig tid att reflektera innan du säger ja/nej. ”Jag ska fundera på detta. Kan jag få återkomma till dig efter lunch?”

Micromanagern

Det här är chefen som själv behöver och vill ha kontroll in i minsta detalj. Ofta en ovana som bottnar i att hen tidigare i sin yrkeskarriär var en duktig medarbetare eller specialist. Nu känner hen sig osäker på om du verkligen klarar av jobbet, så hen håller dig i mycket korta tyglar, kräver omfattande och detaljerade rapporter av dig, och förväntar sig att du har full insikt och kunskap om varenda liten detalj som dina medarbetare arbetar med. Även sådant som du har delegerat till dina medarbetare.

Vad du kan göra:

• Utforska och ta reda på vad som är orsaken till chefens beteende? Läs på hens karriärväg och investera tid i din relation med chefen för att förstå hen bättre.
• Tag ett möte där du beskriver hur du skulle vilja att arbetsfördelningen er emellan ska vara.
• Tag initiativ till att involvera chefen tidigt i uppstarten av olika projekt och arbetsuppgifter för att tydliggöra rollfördelningen. Upprätta ett rimligt schema för uppföljning och kontroll – ni två kanske ska sitta ner på en bestämd tid varje vecka, eller varannan vecka.
• Gör chefen medveten om kostnaderna för omotiverat täta kontroller och uppdateringar. Säg stopp om kraven blir övermäktiga.

Du och din chef tjänar på att lita på varandra

För att bygga förtroende med en annan person behöver du anpassa ditt beteende så att du bjuder in till en relation som den andre personen känner sig trygg i. Det betyder inte att du ska slå knut på dig själv och spela en konstlad roll för att passa din chefs beteende, men du kan alltid göra mindre justeringar i ditt eget beteende för att åstadkomma ett önskat resultat i arbetet eller karriären. Att vara lite streetsmart. Genom att du är uppmärksam på hur du kan hjälpa din chef att lyckas, kommer du att få hens uppskattning och stärka ditt eget varumärke. Ju bättre relation du har med din chef, desto större förtroende kommer ni båda att känna för varandra. Och förtroende är den enskilt viktigaste byggklossen för ett effektivt och produktivt samarbete.

Du och din chef är det team som tillsammans gör det möjligt för era medarbetare att till fullo få utlopp för sina kunskaper, erfarenheter och innovationskraft.