Prata med chefen!
I det här verktyget får du hjälp att förbereda dig när du ska ta upp en viktigt fråga med din chef.
I det här verktyget får du hjälp att förbereda dig när du ska ta upp en viktigt fråga med din chef.
"Prata med chefen" är ett verktyg som är bra att använda när du ska förbereda dig för att ta upp någon viktig fråga eller situation med din chef. Du behöver inte gå igenom varje punkt och besvara alla frågorna, men ju bättre du tänkt igenom situationen och vad du vill, desto större möjligheter ger du dig själv till att nå fram till en positiv lösning. Du kan med fördel samarbeta med en arbetskamrat när du jobbar dig igenom samtalsverktyget.
Verktyget är uppdelat i frågor, förslag på lösningar och hur du kan gå vidare och till sist mallar för nedladdning.
Målet är ju att få till en önskad förändring, så det är viktigt att ditt samtal med chefen leder till en överenskommelse med konkreta handlingar specificerade. Kom gärna med egna förslag, men fråga också din chef och be hen om råd och förslag. Använd gärna "överenskommelse/uppföljningsmallen" för att säkerställa att överenskommelser verkligen resulterar i handling.
Det finns många olika skäl för dig till att vilja prata med chefen. Här är en lista på några vanliga orsaker. Olika orsaker kan kräva lite olika förberedelser och agerande från din sida. Klicka på den orsak som är aktuell för dig för att få ytterligare tips.
Det handlar ofta om orealistiska förväntningar från din chef eller andra avdelningars medarbetare.
Se till att du själv gör en noggrann lista på dina arbetsuppgifter och vilken tid dessa tar. Beskriv konsekvenserna av att du är hårt belastad.
Det kan bero på att din chef inte själv är tydlig med vad era mål för arbetet är, eller att chefen inte kommunicerat tydligt.
Arbetsgivaren har en skyldighet att skapa sådan tydlighet åt den anställda enligt arbetsmiljölagen. Läs på verksamhetens mål och bilda dig en egen uppfattning om vad som är viktigast sett ur verksamhetens perspektiv. Be din chef om hjälp med prioriteringar, på lång och kort sikt.
Du kan ha varit för otydlig när du beskrivit vad du egentligen kan arbeta med.
Koppla din egen (underanvända) kompetens till verksamhetens mål. Vad blir bättre om du får använda dina färdigheter på ett mer effektivt sätt?
Koppla inte problematiken till person, utan till vad som är relevant för en bra arbetsplats och arbetsmiljö.
Gör chefen uppmärksam på vilka resultat som du skulle ha kunnat bidragit med, i situationer där någon annan fått uppdraget/uppgiften/utmaningen.
Säg till chefen att en viktig del av din arbetsglädje ligger i att få såväl positiv som konstruktiv feedback.
Be om feedback. ”Vad gjorde jag som du tycker var bra? Vad gjorde jag som du tycker jag kunde gjort annorlunda?”
Tag egna initiativ till att vidareutbilda dig i jobbet. Glöm inte att ta upp frågan på de årliga utvecklingssamtalen.
Beskriv vad du kan göra mer/bättre om du har en plan för utveckling i jobbet. Det inskränker sig inte till att få gå kurser – varierade arbetsuppgifter, intern befordran, eller tillgång till en buddy/coach/mentor är alla exempel på hur du kan utvecklas.
Boka själv in möten med chefen, men se till att dessa håller hög kvalitet, dvs att det finns en tydlig vinst för chefen att ha möte med dig.
Beskriv de positiva effekterna av att ni kommunicerar regelbundet. IRL eller via Skype. Boka in återkommande fasta möten, till exempel veckovis.
Ta reda på vad din chef prioriterar i sitt jobb och anledningarna till att hen inte är på plats för dig.
Har chefen för mycket att göra och därför inte har tid för sina medarbetare är det ett arbetsmiljöproblem för både chef och medarbetare som behöver hanteras i organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Fundera på hur du kan bidra till detta på bästa sätt.
Ge självmant rapporter till din chef över dina leveranser/prestationer, och be om återkoppling.
”Här kommer min veckorapport…. Jag har några punkter som jag skulle behöva din återkoppling på. Kan vi ses på måndag eller tisdag?”
Beroende på dina arbetsuppgifter kan andra ha mer eller mindre handlingsfrihet att boka i din kalender. Se till att ni har regler för i vilken grad det är ok att boka in tid i andras kalendrar.
Träna dig själv att spärra tillräckligt med tid i din kalender, så att du inte har för lite tid att göra dina mest prioriterade arbetsuppgifter. Beskriv konsekvenserna för din chef om tiden inte räcker till och ta hens hjälp att uppdatera dina prioriteringar.
Beskriv hur du jobbar villigt, lojalt och hårt periodvis, men hur snabbt du kan riskera att bli utbränd om ni inte kan planera in erforderlig tid för återhämtning.
Vad är det som gör att arbetsbelastningen är för hög? Ta reda på orsakerna och samverka med chefen för att komma fram till möjliga lösningar.
Visa stor förståelse för att ditt privatliv är DITT ansvar, och att chefens ansvar är att verksamheten ska fungera. Dock måste balansen mellan arbete och privatliv fungera eftersom du är en del av båda.
Var proaktiv och kom med förslag till hur ditt arbete, schema, tider, ansvar, etc. skulle kunna ändras så att de passar ditt privata liv bättre – samtidigt som det är bra för verksamheten. Tag en arbetskamrat till hjälp och brainstorma idéer.
Vad är det specifikt som gör att ni missförstår varandra? Är det skillnader i kommunikationsstil, personlighet, fokus, tempo, bakgrund?
Sätt dig ”på läktaren” och ta ett övergripande perspektiv på er arbetsrelation. Ta upp specifika exempel på situationer med din chef, och hjälp varandra att hitta sätt att öka den gemensamma förståelsen. Det är mycket enklare att hantera konflikter som rör arbetsuppgifter eller arbetssätt, än konflikter som kopplas till personliga egenskaper. Hur kan ni hitta ett fungerande samarbete på jobbet även om ni är olika?
Om orsakerna till att du inte mår bra finns i arbetsmiljön eller i arbetsrelaterade faktorer – ja, då bör du ta ett samtal med din chef, och då kan du använda valda delar av mallarna.
Det är tydligt uttalat att arbetsgivaren ansvarar för att arbetsplatsen inte orsakar att medarbetare skadas eller blir sjuka. Tillsammans med arbetsmiljöombud och företagshälsovård ska det finnas rutiner både för att förebygga ohälsa och att rehabilitera medarbetare som mår dåligt.
Tag hjälp av din lokala fackrepresentant, eller vänd dig till Unionen för rådgivning, stöd och hjälp.
I Planeringsmallen får du exempel på bra formuleringar, och kan skriva in vad du själv tänker säga i mötet med din chef.
Planeringsmallen (pdf)
Tänk på att HUR, NÄR och VAR du samtalar med chefen också har stor betydelse. (Många chefer vill inte bli påhoppade i korridoren, eller överraskade under ett möte). Ge dina chefer möjlighet att lyssna och förstå att dina argument och dina förslag är bra på TRE SÄTT: För verksamheten, för chefen, och för dig.
Vi har alla olika sätt att kommunicera på, och vi anpassar oss dessutom till den situation vi befinner oss i. Fundera på vilken kommunikationsstil din chef oftast använder sig av. Du tjänar på att anpassa din egen kommunikationsstil i samtalet, för att ditt budskap bättre ska nå fram.
Kommunikationsstil (pdf)
När du har förberett dig för samtalet, så är det dags att boka ett möte med chefen. Om du redan idag har en bra relation med din chef är detta kanske inte så svårt för dig. Men om du har en ny chef, en chef som du inte riktigt känner ännu, en chef som du inte riktigt vet var du har, en chef som du vet kommer att reagera känslomässigt, en chef som är stressad, en chef som du nästan aldrig ser – ja då kan denna mall hjälpa dig.
Inbjudansmall
För att det ska bli tydligt vad som ska göras och vem som ska göra det kan du använda den här mallen. Den passar också fint för att få struktur på den viktiga uppföljningen. Det är ett enkelt och bra sätt att försäkra dig själv och din chef om att ni verkligen genomför det som ni kommit överens om.
Överenskommelse/uppföljningsmall (pdf)